Su «sistema» de planificación de recursos actual, ya sean hojas de cálculo o si todavía tiene problemas con cómo gestionar los recursos en Jira usar solo herramientas básicas: le está costando más de lo que cree.
Los costos ocultos de una mala planificación
Los gerentes de proyecto son la columna vertebral de su equipo y están abarrotados de tareas manuales. Gastos De 5 a 9 horas basta con copiar y pegar los datos en Excel para un solo informe.
Pero el trabajo manual mata la concentración. Y no importa qué tan hábil sea tu equipo, siempre habrá errores. «¿Lo pegué en la columna equivocada?» es una sensación que nos ocurre a los mejores de nosotros. Esa es solo la verdad de la situación. Las investigaciones muestran que 90% de las hojas de cálculo contienen errores y esos errores le cuestan a la economía estadounidense 3 billones de dólares al año. Esos «pequeños» errores se convierten en retrasos que pueden aumentar los costos del proyecto hasta en 30%.
Más allá de eso, el agotamiento agota tu presupuesto. Estás perdiendo De 4.000 a 21.000 dólares por empleado solo en términos de productividad, mucho antes de que decidan dejar de fumar.
Sin embargo, muchas empresas se aferran a la idea de que «si no está roto, no lo arregles». Esta es la verdad: está roto. Esa herramienta «gratuita» o «existente» le está costando secretamente una fortuna en pérdida de productividad, errores críticos, retrasos en los proyectos y personas con talento. Ignorar la incorporación a ActivityTimeline es el mayor coste al que te enfrentarás este año. Solo tienes que probar ActivityTimeline gratis durante 30 días y ver los resultados.
10 maneras en las que ActivityTimeline ofrece un ROI positivo en 90 días
1. Recupere el tiempo de sus gerentes con la incorporación de ActivityTimeline (ROI: informes automatizados)
Deja de encadenar a tus gerentes a hojas de cálculo. Comience rápidamente con ActivityTimeline para automatizar los informes, ahorrando de 5 a 9 horas por gerente. Imagínese el tiempo que queda libre para la estrategia y la toma de decisiones. Esto no es solo palabrería vacía. Grupo IMCD se redujeron cinco veces las aprobaciones de facturas, lo que permitió ahorrar más de 5 horas de trabajo administrativo al mes.
2. Evite el agotamiento y la rotación (ROI: visibilidad de la carga de trabajo)
Empleados con exceso de trabajo = agotamiento.
ActivityTimeline permite a cada compañero de equipo, con un indicador visual de participación, ver quién está por encima (rojo) o por debajo (amarillo) asignado, o si está perfectamente equilibrado (verde) con su carga de trabajo. Esta función es la mejor y la primera línea de defensa contra el agotamiento de los equipos. Los directivos pueden por fin empezar a equilibrar las cargas de trabajo de forma eficaz antes de que estalle una crisis.
La implementación de ActivityTimeline resolvió un problema de visibilidad crítico para Loto-Quebec. Sin una herramienta de planificación de la capacidad, la organización tenía dificultades para equilibrar las cargas de trabajo, lo que a menudo provocaba una mala asignación y estrés.
Pudieron visualizar claramente la capacidad del equipo al poner en práctica la herramienta. Vanessa Da Silva Ambrósio (jefa del equipo de alineación de TI y planificación estratégica) afirma que los equipos ahora utilizan la aplicación para «demostrar la sobrecarga de trabajo, justificar la contratación o incluso evitar el despido de personas, al mostrar la carga de trabajo del equipo». Gracias a esta transparencia basada en los datos, pueden volver a priorizar los proyectos y evitar la rotación de talento.
3. Aumente las horas facturables (ROI: seguimiento preciso del tiempo)
Cada hora facturable no registrada es una pérdida de ingresos.
ActivityTimeline simplifica el seguimiento del tiempo, garantizando que todas las horas facturables se registren correctamente. Este seguimiento preciso y coherente tiene un impacto inmediato y directo en el flujo de caja al detener la pérdida de ingresos. Justo cuando las nuevas y estrictas regulaciones laborales afectaron a Dinamarca, Código de fractura tuvo problemas con un seguimiento desestructurado e inconsistente en Jira. Tenían que arreglarlo muy rápido. Gracias a la incorporación de ActivityTimeline, FractuRecode obtuvo una visibilidad total del tiempo empleado por el equipo y el cliente, que es el primer paso fundamental para garantizar que cada hora facturable se capture y facture con precisión.
4. Elimine los retrasos en los proyectos (ROI: resolución de conflictos)
¿Alguna vez ha fracasado un proyecto porque dos directores de proyecto programaron accidentalmente al mismo experto para la misma semana? Ocurre más de lo que los equipos admiten y cada conflicto se descubre demasiado tarde, lo que te cuesta miles de dólares en retrasos y reprocesos. ActivityTimeline elimina este lío al ofrecerte una visión transversal de la carga de trabajo de cada uno de los proyectos. Los conflictos se vuelven visualmente imposibles de ignorar. Antes de que un conflicto de horarios pueda dañar un cronograma, el planificador lo muestra al instante para que puedas resolverlo con un solo clic.
5. Detenga los conflictos de programación (ROI: gestión integrada de licencias)
Todo parece perfectamente programado... hasta que alguien mencione casualmente que saldrá la semana que viene. Y de repente, todo el plan cambia.
Con ActivityTimeline no es necesario ni siquiera pensar en conflictos de programación. ActivityTimeline resuelve este problema al integrar la gestión de licencias directamente en el flujo de trabajo de programación. Si alguien no está disponible, el sistema no te permitirá programarlo.
Medtronic, por ejemplo, necesitaba una solución para gestionar las ausencias. ActivityTimeline ofrecía una función para sincronizar automáticamente el estado de «fuera de la oficina» de su sistema. De esa manera, su plan siempre se basa en la realidad, no en suposiciones.
6. Optimice su mesa de trabajo (ROI: utilización de recursos)
¿Tiene empleados «en el banquillo» o subutilizados simplemente porque nadie sabe que están disponibles? Eso es puro despilfarro de presupuesto. Siguen costando dinero y no aportan valor, simplemente porque nadie se da cuenta de que son gratuitos.
¿Quién está disponible para nuevos trabajos? ¿Quién está sobrecargado? Puede comprobarlo al instante en los informes de disponibilidad y previsión de utilización de los recursos. Los gerentes tienen una visión clara de quién es capaz de asumir nuevas responsabilidades, así como de quién necesita ayuda.
7. El personal proyecta más rápido (ROI: gestión de habilidades)
A menudo se tarda una semana en recibir correos electrónicos frustrantes como «¿Quién sabe Python y saldrá gratis la semana que viene?»
Pero tenemos una solución. ActivityTimeline soluciona este problema con la función de búsqueda Habilidades y etiquetas. ¿Necesitas a alguien con experiencia especial? Escríbalo e instantáneamente obtendrá una lista filtrada de personas calificadas que están realmente disponibles.
ELVA se enfrentaron a un problema crítico: sus herramientas de planificación anteriores solo mostraban «datos de hace un día». Necesitaban una solución para visualizar los planes para las próximas semanas, no solo para hoy. Tras implementar ActivityTimeline, adquirieron la capacidad de «extender las tareas durante varias semanas». Este cambio les dio una verdadera visibilidad, lo que les permitió pasar de reaccionar ante información desactualizada a planificar su futuro.
8. Supere las auditorías con facilidad (ROI: aprobaciones de hojas de tiempo)
Ya no tendrás que adivinar si las horas se registran correctamente. ActivityTimeline le permite establecer períodos de aprobación personalizables para las hojas de tiempo. Esto garantiza que todas las horas se registren de forma precisa y coherente. Y eso es realmente esencial tanto para la presupuestación interna como para cumplir con los requisitos de cumplimiento.
Grupo IMCD tuvo problemas sin una forma estandarizada de rastrear las hojas de tiempo. ActivityTimeline simplificó este proceso de manera tan eficaz que los gerentes redujeron el tiempo dedicado a firmar las facturas de 5 minutos a solo 1 minuto. Esto supone un ahorro de más de 5 horas por gerente cada mes.
9. Mejore las ofertas futuras (ROI: datos planificados frente a datos reales)
Si sigues basando las estimaciones de tu proyecto en una «intuición», es probable que estés perdiendo dinero. El informe «planificado frente a lo real» es la bola de cristal para los presupuestos de los proyectos. Compara directamente el tiempo que esperabas que durara una tarea con las horas que realmente consumió. ActivityTimeline captura este tiempo automáticamente en todos los proyectos, proporcionándole datos reales sobre lo que realmente cuestan las tareas en tiempo y esfuerzo. Sus próximas estimaciones se vuelven fundamentadas y precisas, y no son conjeturas. Además, puede detectar al instante cuándo un proyecto está haciendo perder dinero o cuándo se siguen subestimando las tareas difíciles.
10. Obtenga una única fuente de información fiable (ROI: integraciones)
¿Estás harto de cambiar entre una docena de tableros de Jira?
ActivityTimeline ofrece un resumen único, completo y multiproyecto de todas las tareas, proyectos y recursos. Se integra de forma nativa con Tempo, Advanced Roadmaps y calendarios externos (Microsoft Outlook, Google, Apple), lo que convierte el caos de datos en claridad. Esto permite gestionar de forma inteligente los recursos compartidos.
Calcula tu ROI
¿Sigues pensando que esos «costos ocultos» son solo problemas abstractos? Hagamos que sean dolorosamente reales.
Primero, calculemos el costo de los informes manuales «gratuitos».
El trabajo manual siempre finge ser inofensivo, hasta que abres una calculadora.
La tarifa promedio por hora para un gerente de proyecto en los EE. UU. es de alrededor de 50 dólares/hora. Utilicemos el límite inferior de las 5 a 9 horas a la semana desperdiciadas en informes manuales que mencionamos anteriormente. Pierdes 13 000$ al año por gerente (50$ x 5 x 52)
Usa esta fórmula para calcularlo para tu equipo:
(Coste de una hora de la tarde) x (Horas desperdiciadas en informes manuales a la semana) x (52 semanas) =?
A continuación, el coste de la facturación.
Los estándares de la industria muestran una tasa de rotación de aproximadamente 13%. Para un equipo de 15 personas, eso significa perder a 2 desarrolladores que ganan una media de 104 000 dólares cada año. Reemplazarlos es caro, al menos el 50% de su salario.
Para 2 desarrolladores, es un cheque de 104 000$ que acabas de emitir para facturar (104 000$ x 50% x 2).
Calcule su costo:
(Costo de reemplazar a 1 desarrollador) x (Número de rotaciones por año) =?
Por último, el coste de los retrasos.
Cada proyecto parece perfectamente planificado... hasta que empiezas a darte cuenta de que algunas cosas simplemente no cuadran. Una tarea que debería haberse hecho ayer ni siquiera ha empezado, alguien ha reservado dos veces para dos sprints seguidos. Los errores en la planificación de los recursos pueden aumentar los costos del proyecto en un 30%. Aplica eso al presupuesto de 200 000$ del proyecto y obtendrás 60 000$ en residuos puros (200 000$ x 30%).
Calcula tu posible sobrecoste:
(Presupuesto del proyecto) x (aumento de costos del 30%) =?
Es hora de sumar el costo real de ese proceso manual «gratuito»:
- 13.000$ (tiempo perdido por la tarde)
- 104.000$ (sustituyendo solo a 2 desarrolladores)
- 60.000$ (un mal retraso en el proyecto)
Residuos totales: 177 000 dólares/año
Ahora, mira el precio de ActivityTimeline.
ActivityTimeline Cloud ofrece precios escalonados en función del número de usuarios de tu instancia de Jira, lo que significa que el coste por usuario disminuye a medida que tu equipo crece.
Apliquemos eso a nuestro ejemplo de equipo de 15 personas. La inversión anual de todo el equipo es de solo 375 dólares. Por lo tanto, actualmente pierdes más de 100 000$ al año por el agotamiento y los errores, y la solución cuesta menos que comprarle a tu equipo una sola ronda de café.
«Pero somos una gran empresa», dices. «Será caro». Incorrecto.
Los precios dependen del número de usuarios, no solo de la versión de ActivityTimeline que esté utilizando. Ya sea que elija la nube o el centro de datos, el costo por usuario se reduce drásticamente a medida que su equipo crece.
Conclusión
Deje de perder tiempo y dinero en métodos anticuados. La incorporación de ActivityTimeline elimina el despilfarro manual y evita costosas demoras. Es una inversión con un rendimiento inmediato.
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