Seu “sistema” atual de planejamento de recursos — sejam planilhas ou se você ainda está tendo dificuldades com como fazer gerenciamento de recursos no Jira usando apenas ferramentas básicas — está custando mais do que você pensa.
Os custos ocultos do mau planejamento
Os gerentes de projeto são a espinha dorsal da sua equipe e estão se afogando em tarefas manuais. Gastando 5 a 9 horas basta copiar e colar dados no Excel para obter um único relatório.
Mas o trabalho manual mata o foco. E não importa o quão habilidosa seja sua equipe, erros acontecerão. “Eu colei isso na coluna errada?” é um sentimento que acontece com o melhor de nós. Essa é apenas a verdade da situação. Pesquisas mostram que 90% das planilhas contêm erros e esses erros custam à economia dos EUA $3 trilhões por ano. Esses “pequenos” erros se transformam em atrasos que podem aumentar os custos do projeto em até 30%.
Além disso, o esgotamento esgota seu orçamento. Você está perdendo $4.000 a $21.000 por funcionário apenas em produtividade, muito antes de eles decidirem se demitir.
No entanto, muitas empresas se apegam à ideia de que “Se não está quebrado, não conserte”. Aqui está a verdade: está quebrado. Essa ferramenta “gratuita” ou “existente” está secretamente custando uma fortuna em perda de produtividade, erros críticos, atrasos em projetos e pessoas talentosas. Ignorar a integração do ActivityTimeline é o maior custo que você enfrentará este ano. Experimente o ActivityTimeline gratuitamente por 30 dias e veja os resultados.
10 maneiras pelas quais o ActivityTimeline oferece ROI positivo em 90 dias
1. Recupere o tempo de seus gerentes com o ActivityTimeline Onboarding (ROI: relatórios automatizados)
Pare de acorrentar seus gerentes às planilhas. Comece rapidamente o ActivityTimeline para automatizar os relatórios, economizando de 5 a 9 horas por gerente. Imagine o tempo livre para a estratégia e a tomada de decisões. Isso não é só conversa vazia. Grupo IMCD reduziu as aprovações de faturas em cinco vezes, economizando mais de 5 horas de trabalho administrativo todos os meses.
2. Evite o esgotamento e a rotatividade (ROI: visibilidade da carga de trabalho)
Funcionários sobrecarregados = esgotamento.
O ActivityTimeline permite que cada colega de equipe, com um medidor visual de engajamento, veja quem está mais (vermelho) ou menos (amarelo) alocado ou perfeitamente equilibrado (verde) com sua carga de trabalho. Esse recurso é a melhor e a primeira linha de defesa contra o esgotamento da equipe. Os gerentes podem finalmente começar a equilibrar as cargas de trabalho de forma eficaz antes que ocorra uma crise.
A implementação do ActivityTimeline resolveu um problema crítico de visibilidade para Loto-Quebec. Sem uma ferramenta de planejamento de capacidade, a organização teve dificuldades para equilibrar as cargas de trabalho, muitas vezes causando má alocação e estresse.
Eles conseguiram visualizar claramente a capacidade da equipe ao colocar a ferramenta em prática. Vanessa Da Silva Ambrósio (Líder de Equipe de Alinhamento de TI e Planejamento Estratégico) diz que as equipes agora estão usando o aplicativo para “demonstrar a sobrecarga de trabalho, justificar a contratação ou até mesmo evitar demitir pessoas, mostrando a carga de trabalho da equipe”. Graças a essa transparência baseada em dados, eles podem repriorizar projetos e evitar a rotatividade de talentos.
3. Aumente as horas faturáveis (ROI: controle preciso do tempo)
Cada hora faturável não registrada é perda de receita.
O ActivityTimeline simplifica o controle do tempo, garantindo que todas as horas faturáveis sejam registradas corretamente. Esse rastreamento preciso e consistente tem um impacto imediato e direto no fluxo de caixa ao impedir o vazamento de receita. Assim como novas regulamentações trabalhistas rigorosas atingiram a Dinamarca, Código de fratura enfrentou dificuldades com o rastreamento não estruturado e inconsistente no Jira. Eles precisavam consertá-lo muito rápido. Por meio da integração do ActivityTimeline, o FractureCode obteve visibilidade total do tempo gasto pela equipe e pelo cliente, que é a primeira etapa crítica para garantir que cada hora faturável seja capturada e faturada com precisão.
4. Elimine atrasos no projeto (ROI: resolução de conflitos)
Você já teve um projeto fracassado porque dois gerentes de projeto agendaram acidentalmente o mesmo especialista para a mesma semana? Isso acontece mais do que as equipes admitem e todo conflito é descoberto tarde demais, o que custa milhares de atrasos e retrabalho. O ActivityTimeline elimina essa bagunça ao oferecer uma visão multiprojeto da carga de trabalho de todos. Os conflitos se tornam visualmente impossíveis de perder. Antes que um conflito de cronograma possa danificar uma linha do tempo, o Planejador o mostra instantaneamente para que você possa resolvê-lo com um clique.
5. Pare os conflitos de agendamento (ROI: gerenciamento integrado de licenças)
Tudo parece perfeitamente programado... até que alguém menciona casualmente que eles sairão na próxima semana. E, de repente, todo o plano muda.
Com o ActivityTimeline, não há necessidade de sequer pensar em conflitos de agendamento. O ActivityTimeline resolve essa dor de cabeça ao fundir o gerenciamento de licenças diretamente em seu fluxo de trabalho de agendamento. Se alguém não estiver disponível, o sistema não permitirá que você o agende.
Medtronic, por exemplo, precisava de uma solução para gerenciar ausências. O ActivityTimeline forneceu um recurso para sincronizar automaticamente o status de “fora do escritório” de seu sistema. Dessa forma, seu plano é sempre baseado na realidade, não em suposições.
6. Otimize sua bancada (ROI: utilização de recursos)
Você tem funcionários “na bancada” ou subutilizados simplesmente porque ninguém sabe que eles estão disponíveis? Isso é puro desperdício de orçamento. Eles ainda custam dinheiro e não agregam valor, simplesmente porque ninguém percebe que são gratuitos.
Quem está disponível para novos trabalhos? Quem está subcarregado? Você pode ver isso instantaneamente nos relatórios de disponibilidade e previsão de utilização de recursos. Os gerentes têm uma visão clara de quem é capaz de assumir novas responsabilidades e de quem precisa de ajuda.
7. Projetos de equipe mais rápidos (ROI: gerenciamento de habilidades)
Muitas vezes, leva uma semana de e-mails frustrantes como “Quem conhece Python e será gratuito na próxima semana?”
Mas temos uma solução. ActivityTimeline corrige isso com pesquisável Habilidades e tags. Precisa de alguém com experiência especial? Digite-o e você receberá instantaneamente uma lista filtrada de pessoas qualificadas que estão realmente disponíveis.
ELVA enfrentaram um problema crítico: suas ferramentas de planejamento anteriores mostravam apenas “dados antigos”. Eles precisavam de uma solução para visualizar os planos para as próximas semanas, não apenas para hoje. Depois de implementar o ActivityTimeline, eles ganharam a capacidade de “estender as tarefas por várias semanas”. Essa mudança deu a eles uma visibilidade real, permitindo que eles deixassem de reagir a informações desatualizadas e passassem a planejar seu futuro.
8. Passe por auditorias com facilidade (ROI: aprovações de quadro de horários)
Chega de adivinhar se as horas estão registradas corretamente. O ActivityTimeline permite que você defina períodos de aprovação personalizáveis para planilhas de horas. Isso garante que todas as horas sejam registradas de forma precisa e consistente. E isso é realmente essencial tanto para o orçamento interno quanto para atender aos requisitos de conformidade.
Grupo IMCD teve dificuldades sem uma forma padronizada de rastrear planilhas de horas. O ActivityTimeline simplificou esse processo de forma tão eficaz que os gerentes reduziram o tempo gasto na aprovação de faturas de 5 minutos para apenas 1 minuto. São mais de 5 horas economizadas por gerente a cada mês.
9. Melhore os lances futuros (ROI: dados planejados versus dados reais)
Se você ainda está baseando as estimativas do seu projeto em uma “intuição”, provavelmente está perdendo dinheiro. O relatório “Planejado versus real” é sua bola de cristal para orçamentos de projetos. Ele compara diretamente o tempo que você esperava que uma tarefa demorasse com as horas que ela realmente consumiu. O ActivityTimeline captura esse tempo automaticamente em todos os projetos, fornecendo dados reais sobre quais tarefas realmente custam em tempo e esforço. Suas próximas estimativas se tornam fundamentadas e precisas, não suposições. E você pode identificar instantaneamente quando um projeto está perdendo dinheiro ou quando tarefas difíceis continuam sendo subestimadas.
10. Obtenha uma única fonte de verdade (ROI: integrações)
Você está cansado de alternar entre uma dúzia de painéis do Jira?
O ActivityTimeline oferece um resumo único e completo de todos os projetos de todas as tarefas, projetos e recursos. Ele se integra nativamente com Tempo, Advanced Roadmaps e calendários externos (Microsoft Outlook, Google, Apple), transformando o caos de dados em clareza. Isso possibilita o gerenciamento inteligente de recursos compartilhados.
Calcule seu ROI
Ainda acha que esses “custos ocultos” são apenas problemas abstratos? Vamos torná-los dolorosamente reais.
Primeiro, vamos calcular o custo dos relatórios manuais “gratuitos”.
O trabalho manual sempre finge ser inofensivo, até você abrir uma calculadora.
A taxa horária média para um gerente de projetos nos EUA é de cerca de $50/hora. Vamos usar a parte inferior das 5 a 9 horas/semana desperdiçadas em relatórios manuais que mencionamos anteriormente. Você perde $13.000 anualmente por gerente ($50 x 5 x 52)
Use esta fórmula para calculá-la para sua equipe:
(Custo da hora das 13h) x (Horas desperdiçadas em relatórios manuais/semana) x (52 semanas) =?
Em seguida, o custo do volume de negócios.
Os padrões da indústria mostram uma taxa de rotatividade de cerca de 13%. Para uma equipe de 15 pessoas, isso significa perder 2 desenvolvedores que ganham em média $104K por ano. Substituí-los é caro, pelo menos 50% de seu salário.
Para 2 desenvolvedores, esse é um cheque de $104.000 que você acabou de escrever sobre o volume de negócios ($104k x 50% x 2).
Calcule seu custo:
(Custo da substituição de 1 desenvolvedor) x (Número de faturamentos/ano) =?
Finalmente, o custo dos atrasos.
Cada projeto parece perfeitamente planejado... até você começar a perceber que algumas coisas simplesmente não se encaixam. Uma tarefa que deveria ter sido feita ontem nem começou, alguém foi contratado duas vezes para dois sprints seguidos. Erros no planejamento de recursos podem aumentar os custos do projeto em 30%. Aplique isso ao orçamento de projeto de $200.000 e você receberá $60.000 em lixo puro ($200.000 x 30%).
Calcule sua potencial superação:
(Orçamento do projeto) x (aumento de custos de 30%) =?
É hora de somar o custo real desse processo manual “gratuito”:
- $13.000 (Tempo de PM perdido)
- $104.000 (substituindo apenas 2 desenvolvedores)
- $60.000 (um atraso ruim no projeto)
Desperdício total: $177.000/ano
Agora, veja o preço do ActivityTimeline.
O ActivityTimeline Cloud oferece preços diferenciados com base no número de usuários em sua instância do Jira, o que significa que o custo por usuário realmente diminui à medida que sua equipe cresce.
Vamos aplicar isso à nossa equipe de exemplo de 15 pessoas. O investimento anual de toda a equipe é de apenas $375. Portanto, atualmente, você está perdendo mais de $100.000 por ano devido ao esgotamento e aos erros, enquanto a solução custa menos do que comprar uma única rodada de café para sua equipe.
“Mas somos uma grande empresa”, você diz. “Vai ser caro.” Errado.
O preço é determinado pelo número de usuários, não apenas pela versão do ActivityTimeline que você está usando. Se você escolher a nuvem ou o data center, o custo por usuário cai drasticamente à medida que sua equipe cresce.
Conclusão
Pare de perder tempo e dinheiro com métodos desatualizados. A integração do ActivityTimeline elimina o desperdício manual e evita atrasos dispendiosos. É um investimento com retorno imediato.
{{rich-cta-5}}
