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Una tarea urgente llega a tu escritorio. La fecha límite es ajustada. La primera pregunta que te haces es: «¿Quién puede encargarse de esto?» Empiezas la gimnasia mental de la planificación de recursos: ¿Alex está libre esta semana? ¿Sarah ya está sobrecargada después de ese último gran esfuerzo? Tomar la decisión equivocada provoca el agotamiento del equipo, el incumplimiento de los plazos y un proyecto que empieza a tambalearse.
En estas conjeturas es donde los proyectos fallan. Sin un claro Informes de Jira de la capacidad en tiempo real de tu equipo, estás planificando en la oscuridad. Aquí es donde un informe de disponibilidad claro se convierte en su herramienta más esencial. Es la diferencia entre un liderazgo proactivo y una lucha contra incendios reactiva. ActivityTimeline proporciona la respuesta definitiva con sus informes de disponibilidad de personas y equipos, que le brindan una visión precisa y en tiempo real del ancho de banda disponible de su equipo.
¿Qué sucede cuando no tiene un informe de disponibilidad preciso?
Cuando no puedes ver con precisión quién está disponible, expones a tus proyectos y a tu equipo a riesgos importantes. El éxito de un proyecto depende de la solidez de todo su trabajo, no solo de la planificación inicial. Pasar por alto los detalles de la capacidad de tu equipo es como ignorar los cimientos de un edificio: con el tiempo, aparecerán grietas.
Estas son las consecuencias de adivinar la capacidad del equipo:
- Desgaste del equipo: Sobrecargar constantemente a los mejores jugadores es la forma más rápida de perderlos. Puede que pienses que estás maximizando la eficiencia, pero en realidad estás creando un entorno de trabajo insostenible. Cuando no hay holgura en el sistema, una sola enfermedad inesperada puede hacer fracasar todo el cronograma de un proyecto, obligando a otros a asumir el relevo y acercándolos al agotamiento.
- Plazos incumplidos: Asignar una tarea crítica a un miembro del equipo que ya está al 110% de su capacidad significa que algo tiene que ceder. Los plazos se vuelven cuestionables y la confianza de las partes interesadas comienza a erosionarse. Sin una visión clara, no puedes ver el atasco de tareas que estás creando.
- Asignación ineficiente de recursos: Es casi seguro que tiene miembros del equipo con horas disponibles que están listos para un nuevo desafío. Sin embargo, sin visibilidad, permanecen infrautilizados mientras que sus colegas están abrumados. Este desequilibrio no solo es ineficaz, sino que también desmoraliza a todo el equipo.
- Previsiones deficientes: No puedes comprometer a tu equipo con confianza en nuevos proyectos si no tienes una comprensión basada en datos de su verdadera capacidad disponible. Esto lleva a un ciclo de promesas excesivas y de cumplimiento insuficiente, lo que puede dañar tu reputación.
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Obtenga claridad con los informes de disponibilidad de ActivityTimeline
ActivityTimeline elimina la confusión de la planificación de recursos al ofrecer dos informes distintos y potentes diseñados para brindarle claridad tanto a nivel individual como de equipo: Informe de disponibilidad de personas y el Informe de disponibilidad del equipo.
El Informe de disponibilidad de personas es un documento que se centra en una persona y muestra el número de horas disponibles (o un porcentaje) para una sola persona. Responde a la pregunta táctica del día a día: «¿Puede este miembro específico del equipo realizar una tarea más esta semana?» Este informe calcula la disponibilidad tomando la capacidad definida de una persona y restando las estimaciones restantes de todas sus tareas programadas en Jira y eventos personalizados, como reuniones o vacaciones.
El Informe de disponibilidad del equipo proporciona una visión estratégica general. Es un informe consolidado que muestra la capacidad general disponible del equipo durante un período seleccionado. Le ayuda a responder a una pregunta crucial a largo plazo: «¿Nuestro equipo de ingeniería tiene el ancho de banda necesario para emprender una nueva iniciativa importante el próximo trimestre?» Es una herramienta esencial para la planificación de alto nivel, que le ayuda a alinear su estrategia de recursos con sus objetivos empresariales.
Guía paso a paso para generar un informe de disponibilidad
ActivityTimeline facilita la generación de datos de informes sobre el ancho de banda de tu equipo. En unos pocos pasos, puedes obtener la información que necesitas para tomar decisiones informadas. A continuación, le indicamos cómo crear el informe que desee.
Paso 1: Navega a la página de informes
En primer lugar, se dirige a la sección principal de informes de la aplicación. En la barra de navegación superior de ActivityTimeline, haz clic en el icono «Informes». Accederás a la página principal de informes, donde encontrarás una lista de los informes destacados y la opción «Otros informes».
Paso 2: Encuentre el informe correcto
Encontrarás el informe de disponibilidad de personas y el informe de disponibilidad del equipo en la pestaña «Otros informes», ubicada en la sección Informes de previsión. Selecciona el tipo de informe que mejor se adapte a tus necesidades: individual o para todo el equipo.
Paso 3: Configurar los parámetros de su informe
Tras seleccionar un informe, aparece una pantalla de configuración. Aquí es donde puede adaptar el informe para obtener la información exacta que necesita.
- Selecciona el equipo o la persona: Elige el equipo o la persona específicos que quieres analizar en la lista desplegable.
- Defina el período: El período predeterminado es de un mes, pero puedes elegir cualquier cantidad de meses, de 1 a 12, o establecer un intervalo de fechas personalizado que se adapte a tu ciclo de planificación, ya sea un sprint de dos semanas o una previsión trimestral.
- Elige el formato: Decida si el informe muestra los datos en horas o como porcentaje. Para
- muestre la disponibilidad en el formato seleccionado, simplemente marque mostrar disponibilidad con la opción de la marca de verificación de porcentajes.
Paso 4: Generar y analizar el informe
Con los parámetros establecidos, haga clic en «Generar informe web» para ver los resultados al instante. También puede exportar los datos a un formato Excel para compartirlos o analizarlos más a fondo.
El informe generado está diseñado para ser más claro. Muestra las horas disponibles para el período seleccionado. La codificación por colores te ayuda a detectar los problemas al instante: el verde corresponde a la utilización total, mientras que los números negativos, que suelen mostrarse en rojo, indican que una persona o un equipo están sobrecargados. Este análisis no se centra únicamente en el responsable de alto nivel del proyecto, sino que permite profundizar en la parte inferior de los datos. Puedes ver el trabajo preliminar detallado que requiere cada iniciativa y asegurarte de que se tengan en cuenta todos los componentes, desde los pies hasta los muslos. Este nivel de detalle evita que el proyecto desarrolle un tobillo débil y hace que avance de manera constante.
Planifique con confianza, no con conjeturas
Las conjeturas en la asignación de recursos son una apuesta de alto riesgo que a menudo conduce a equipos estresados y proyectos retrasados. No se puede construir un proyecto exitoso sobre la base de suposiciones. Las funciones del informe de disponibilidad de ActivityTimeline sustituyen esa incertidumbre por una confianza basada en los datos.
El informe de disponibilidad de personas te brinda la claridad táctica necesaria para realizar tareas inteligentes y sobre la marcha, mientras que el informe de disponibilidad del equipo proporciona la previsión estratégica necesaria para el éxito a largo plazo. En conjunto, te permiten crear un equipo resiliente, productivo y sostenible que pueda abordar cualquier desafío con confianza.
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