- A utilização de recursos mede a eficiência da sua equipe comparando o trabalho atribuído ao tempo livre real.
- Os relatórios padrão do Jira são adequados para o planejamento básico da capacidade, mas muitas equipes acabam tendo dificuldades com recursos limitados.
- O ActivityTimeline fornece previsões avançadas, disponibilidade em tempo real e visualizações de vários projetos.
- Os gadgets do Jira permitem que você veja os gráficos de utilização diretamente no painel do seu projeto sem trocar as ferramentas.
Alguém pergunta em uma reunião trimestral: "Então, qual é a nossa taxa de utilização?". De repente, três pessoas estão olhando para três planilhas diferentes que não batem entre si, e a resposta honesta fica em algum lugar entre "cerca de 75%, provavelmente" e um dar de ombros. Essa é uma das situações mais comuns que os clientes nos descrevem quando entram em contato pela primeira vez. O Jira sabe quem registrou o quê e quando. Ele só não te diz a porcentagem.
Este guia aborda a parte que as planilhas sempre erram: o que é a utilização na prática, como calculá-la de forma honesta, qual número você deve buscar e como obter esse dado do Jira sem precisar exportar nada.
O que é utilização de recursos?
A utilização de recursos é a porcentagem das horas de trabalho disponíveis de uma pessoa ou equipe dedicada ao trabalho real do projeto, geralmente calculada como horas trabalhadas ou agendadas ÷ horas disponíveis × 100. Se um desenvolvedor tem 40 horas disponíveis nesta semana e 32 delas são gastas em, ou agendadas para, tarefas reais, sua utilização é de 80%. Para gerentes de recursos, líderes de entrega, equipes de serviços profissionais e qualquer pessoa responsável por rastrear a utilização no Jira, este é um KPI fundamental, pois mostra se a capacidade paga está sendo bem aproveitada, sinaliza precocemente a sobrecarga e o tempo ocioso, além de afetar a qualidade da entrega, a saúde da equipe e a receita.
Aqui está a distinção que a maioria dos guias ignora e que causa a maior parte das discussões em planilhas: a utilização tem duas direções.
Olhando para o passado, a utilização é o total de horas registradas dividido pelas horas disponíveis. Ela indica se o tempo que você tinha foi realmente aplicado ao trabalho. Este é o número que o departamento financeiro solicita.
Olhando para o futuro, a utilização é o total de horas agendadas dividido pela capacidade disponível. Ela indica se você está prestes a ficar sem pessoas daqui a três semanas, enquanto ainda é possível fazer algo a respeito.
Ambas são legitimamente chamadas de "utilização". Elas respondem a perguntas diferentes, vêm de dados diferentes (registros de trabalho vs. estimativas e agendamentos) e devem ser rastreadas separadamente. Quando duas pessoas citam números de utilização diferentes para a mesma equipe, essa divisão geralmente é o motivo. A partir daí, o restante consiste em decidir qual é uma boa taxa de utilização, como a utilização faturável difere da utilização geral, onde os relatórios nativos do Jira deixam a desejar, como medir ambas as visões com o ActivityTimeline e o que mudar para melhorar o número sem sobrecarregar a equipe.
Relatório de utilização de recursos no Jira
Com o tom dos projetos e tarefas do Jira e das dezenas de equipes do Jira, é vital coletar os dados para medir o desempenho geral. A chave para o sucesso não é apenas coletar os dados, mas também analisá-los para obter melhores insights e métricas.resource utilization = (hours worked ÷ available hours) × 100. A developer who logs 32 hours of project work in a week where they had 40 available hours is at 32 ÷ 40 × 100 = 80% utilization. For forecasting, the same formula uses scheduled hours instead of logged ones: scheduled hours ÷ available capacity × 100.
The formula is the easy part. Two refinements decide whether your number means anything.
First: available hours are not contract hours. A 40-hour contract with one public holiday in the week means 32 available hours, not 40. Subtract vacations, holidays, sick leave, and part-time schedules before you divide. This is where most homemade spreadsheets quietly break: they divide by 40 for everyone, every week, and then nobody understands why the numbers never reconcile with reality. The person who took Friday off didn't have 40 hours. Pretending they did makes them look underutilized when they were actually fully booked.
Second: decide what counts as the "work" on top. If you count every logged hour, you get overall utilization. If you count only client-facing, chargeable hours, you get billable utilization: billable hours ÷ available hours × 100. Internal meetings, training, admin, and the weekly all-hands are real work, but they're non-billable, and for a services business the billable number is the one that connects to revenue. A consultant with 34 billable hours out of 40 available is at 85% billable utilization, even if their overall utilization is closer to 100%.
Get those two things right (honest availability on the bottom, a clear definition on top) and the rest is arithmetic.
Qual é uma boa taxa de utilização de recursos?
Os relatórios desempenham um papel importante na análise. O gerente de projeto ou gerente de recursos pode pesquisar e encontrar uma variedade de relatórios. Dois deles podem fazer um esforço real. O Jira fornece relatórios de utilização padrão que podem cobrir algumas necessidades básicas no planejamento de projetos. É um relatório de controle de tempo e carga de trabalho do usuário. É possível encontrá-los na lista de relatórios de cada projeto no Jira.
Why not 100%? Because a Jira team's week contains work nobody scheduled: the production bug, the support escalation, the estimate that was off by a day, the meeting that appeared on Tuesday. A plan with zero slack doesn't absorb any of that; it just converts it into overtime. And people who run at 100% for months ship worse work and eventually leave, which is the most expensive utilization problem there is.
Why not relax at 60%? Because at that point you're paying for hours that go nowhere in particular, and you usually can't say where. That's not a people problem, it's a visibility problem, and it's fixable (more on that below).For honest context, industry benchmark research from SPI, reported by Deltek, found that professional-services firms averaged 68.9% utilization in 2024, after three straight years of decline. So if your first real measurement lands below 70%, you're not an outlier. You're average. The interesting question isn't "why is it low?" but "where do the missing hours actually go?" And you can't answer that until you categorize non-billable time.
One more nuance, because this trips up teams comparing numbers across tools: the right target depends on which utilization you're looking at. A scheduled-capacity target can sit higher than a billable target, because scheduled utilization includes legitimate non-billable work. In our own planning guidance we suggest scheduling toward roughly 90% of a team's capacity, keeping about a 10% buffer for the unplanned. That 90% is a scheduling target. It doesn't contradict the ~80% billable target; they're measuring different things. Put them side by side as if they were the same metric and you'll conclude your team is simultaneously overbooked and underperforming, which helps nobody.
| Métrica | Fórmula | Faixa saudável |
|---|---|---|
| Utilização geral (retroativa) | horas registradas ÷ horas disponíveis × 100 | ~70–85% |
| Utilização faturável (retroativa) | horas faturáveis ÷ horas disponíveis × 100 | ~70–85%, meta de ~80% |
| Utilização agendada (prospectiva) | horas agendadas ÷ capacidade disponível × 100 | até ~90%, mantenha uma margem de ~10% |
O Jira consegue medir a utilização de recursos por conta própria?
What Jira has no concept of is the denominator. There's no field anywhere in Jira for a person's available capacity: no working schedules, no vacations, no public holidays, no part-time arrangements. It also can't aggregate time across multiple projects into a per-person view, doesn't distinguish billable from non-billable work, and doesn't display a utilization percentage anywhere in the product. That means project managers and resource managers can't calculate resource utilization rate or produce resource utilization metrics from native data alone.
So the standard workaround appears: export worklogs to a spreadsheet, maintain availability by hand in a second tab, and rebuild the formulas every time someone joins, leaves, or books a holiday. It works for about a month. Spreadsheets also struggle to preserve planned utilization versus actual utilization, surface utilization trends, or show reliable workload distribution for active projects. Then the spreadsheet drifts from reality, people stop trusting the number, and the KPI quietly dies until the next quarterly review resurrects it.
To be fair to Jira: it was built to track issues, and it tracks them well. Utilization is a people-and-capacity question, and that's simply a different data model. Which is why teams that need the number usually add project management tools or resource management software as a dedicated resource utilization tool and resource utilization software to improve resource utilization, support efficient resource allocation, and plan future projects.
Como medir a utilização de recursos no Jira com o ActivityTimeline
Olhando para trás: utilização a partir do trabalho registrado
A verificação de honestidade sobre isso é o relatório de Planejado vs. Realizado, que fornece insights valiosos para ajudar as equipes a gerenciar a utilização e melhorar as estimativas de projeto: horas planejadas ao lado de horas registradas, por pessoa ou por equipe, para qualquer período. Ele ajuda gerentes de projeto e gerentes de recursos a comparar a utilização planejada com a utilização real para membros individuais da equipe e equipes. Se o plano dizia 36 horas e os registros de trabalho dizem 41, essa lacuna é o seu trabalho não planejado tornado visível. As equipes que observam este relatório por algumas sprints geralmente param de discutir se as estimativas estão "erradas" e começam a ver onde a realidade diverge consistentemente do plano.
Olhando para o futuro: utilização agendada e previsão
Essa visão futura ajuda a manter a utilização em taxas mais ideais antes que a sobrecarga aconteça.
O objetivo deste relatório é o tempo. Uma semana sobrecarregada que aparece com três semanas de antecedência é uma conversa sobre agendamento. A mesma semana descoberta na segunda-feira de manhã é um pedido de desculpas.
A camada de visão geral: gráficos e painéis
O Gráfico de Capacidade da Equipe mostra a capacidade total disponível (a soma das capacidades individuais, menos o tempo não trabalhado, como dias de folga e feriados, mais qualquer hora extra), a capacidade utilizada (a partir de estimativas restantes, estimativas diárias ou pontos de história em tarefas atribuídas, mais reservas, espaços reservados e eventos de calendário), a capacidade restante e a taxa de utilização como uma porcentagem, detalhada semana a semana ou mês a mês. Juntos, eles atuam como métricas de utilização de recursos que ajudam as equipes a identificar tendências de utilização. Um exemplo real de um de nossos próprios tutoriais: uma equipe que utilizou 580,8 de 880 horas disponíveis no mês, aproximadamente dois terços, com quase 300 horas ainda abertas para novos trabalhos. Isso funciona como um exemplo prático de utilização de recursos para decisões de capacidade em nível de equipe. Isso é uma conversa sobre contratação e uma conversa sobre vendas em uma única captura de tela.
Separando o faturável do não faturável
Como melhorar um número de utilização baixo?
- Corrija primeiro os dados de disponibilidade. Se feriados, férias e horários de meio período não estiverem no sistema, qualquer número de utilização posterior será ficção. Apenas este passo geralmente altera o número reportado em vários pontos, porque pessoas que estavam "subutilizadas" acabam por estar de licença.
- Categorize antes de cortar. Uma equipe com 65% não é preguiçosa; suas horas estão indo para algum lugar que você não consegue ver. Marque o trabalho não faturável honestamente por um mês antes de decidir qualquer coisa. Rastrear a utilização não faturável separadamente do trabalho que gera receita é o que revela para onde o tempo realmente vai. Frequentemente, descobre-se que 20% da capacidade está indo para cerimônias internas, e isso é uma decisão de calendário, não de desempenho.
- Rebalanceie entre equipes, não dentro delas. A equipe sobrecarregada e a subutilizada geralmente existem na mesma empresa ao mesmo tempo. A visibilidade entre equipes é o que permite mover o trabalho lateralmente, em vez de pressionar a equipe ocupada a registrar mais horas de alguma forma, o que leva a uma alocação de recursos mais eficiente, melhor distribuição de carga de trabalho e uma utilização mais adequada.
- Use a previsão para preencher lacunas futuras, não para punir lacunas passadas. Os 68% do mês passado já aconteceram. Os 68% do próximo mês ainda são negociáveis, se você conseguir antecipá-los.
- Defina a meta por métrica. ~80% faturável, até ~90% agendado, e deixe isso claro para que ninguém tente, silenciosamente, alcançar 100% em tudo. A distinção entre utilização de recursos e utilização da capacidade é útil aqui, pois são métricas relacionadas, mas não intercambiáveis.
Após alguns ciclos, as equipes geralmente percebem o mesmo que nós: um relatório de utilização nunca fez ninguém trabalhar mais. Ele mostra onde o plano e a realidade divergem, e é nessa divergência que residem os problemas que podem ser corrigidos.
Se o seu número de utilização vive atualmente em uma planilha que uma pessoa mantém e na qual ninguém confia totalmente, o ActivityTimeline oferece um teste de 30 dias.
