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Uma tarefa urgente chega à sua mesa. O prazo é apertado. A primeira pergunta que você faz é: “Quem pode enfrentar isso?” Você inicia a ginástica mental do planejamento de recursos: Alex está livre esta semana? Sarah já está sobrecarregada depois daquele último grande empurrão? Fazer a escolha errada leva ao esgotamento da equipe, à perda de prazos e a um projeto que começa a fracassar.
Essa adivinhação é onde os projetos falham. Sem uma clara Relatórios do Jira da capacidade em tempo real da sua equipe, você está planejando no escuro. É aqui que um relatório de disponibilidade claro se torna sua ferramenta mais essencial. É a diferença entre liderança proativa e combate a incêndios reativo. ActivityTimeline fornece a resposta definitiva com seus relatórios de disponibilidade pessoal e de equipe, oferecendo uma visão precisa e em tempo real da largura de banda disponível da sua equipe.
O que acontece quando você não tem um relatório de disponibilidade preciso?
Quando você não consegue ver com precisão quem está disponível, você expõe seus projetos e sua equipe a riscos significativos. O sucesso de um projeto depende da saúde de todo o seu corpo de trabalho, não apenas da cabeça e do ombro do plano inicial. Ignorar os detalhes da capacidade da sua equipe é como ignorar a base de um prédio — eventualmente, rachaduras aparecerão.
Aqui estão as consequências de adivinhar a capacidade da equipe:
- Esgotamento da equipe: Sobrecarregar constantemente seus melhores desempenhos é a maneira mais rápida de perdê-los. Você pode pensar que está maximizando a eficiência, mas na verdade está criando um ambiente de trabalho insustentável. Quando não há folga no sistema, uma única doença inesperada pode inviabilizar todo o cronograma de um projeto, forçando outras pessoas a pagarem a folga e aproximando-as do esgotamento.
- Prazos perdidos: Atribuir uma tarefa crítica a um membro da equipe que já está com 110% da capacidade significa que algo precisa ser cedido. Os prazos se tornam questionáveis e a confiança das partes interessadas começa a diminuir. Sem uma visão clara, você não consegue ver o congestionamento de tarefas que está criando.
- Alocação ineficiente de recursos: Você quase certamente tem membros da equipe com horários disponíveis que estão prontos para um novo desafio. Sem visibilidade, no entanto, eles permanecem subutilizados enquanto seus colegas estão sobrecarregados. Esse desequilíbrio não é apenas ineficiente, mas também desmoralizante para toda a equipe.
- Previsão ruim: Você não pode comprometer sua equipe com confiança em novos projetos se não tiver uma compreensão baseada em dados da verdadeira capacidade disponível deles. Isso leva a um ciclo de promessas excessivas e entregas insuficientes, o que pode prejudicar sua reputação.
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Obtendo clareza com os relatórios de disponibilidade da ActivityTimeline
O ActivityTimeline elimina a névoa do planejamento de recursos ao oferecer dois relatórios distintos e poderosos, projetados para fornecer clareza tanto no nível individual quanto na equipe: o Relatório de disponibilidade de pessoas e o Relatório de disponibilidade da equipe.
O Relatório de disponibilidade de pessoas é um documento que se concentra em um indivíduo, exibindo o número de horas disponíveis (ou uma porcentagem) para uma única pessoa. Ele responde à pergunta tática do dia a dia: “Esse membro específico da equipe pode realizar mais uma tarefa nesta semana?” Esse relatório calcula a disponibilidade considerando a capacidade definida por uma pessoa e subtraindo as estimativas restantes de todas as tarefas programadas do Jira e eventos personalizados, como reuniões ou férias.
O Relatório de disponibilidade da equipe fornece uma visão geral e estratégica. É um relatório consolidado que mostra a capacidade geral disponível da equipe em um período selecionado. Isso ajuda você a responder à pergunta crucial de longo prazo: “Nossa equipe de engenharia tem a largura de banda coletiva para assumir uma nova iniciativa importante no próximo trimestre?” É uma ferramenta essencial para o planejamento de alto nível, ajudando você a alinhar sua estratégia de recursos com suas metas de negócios.
Um guia passo a passo para gerar um relatório de disponibilidade
O ActivityTimeline simplifica a geração de dados de relatórios sobre a largura de banda da sua equipe. Em apenas algumas etapas, você pode obter os insights necessários para tomar decisões informadas. Veja como criar o relatório desejado.
Etapa 1: Navegue até a página de relatórios
Primeiro, mapeia para a seção principal de relatórios do aplicativo. Na barra de navegação superior do ActivityTimeline, clique no ícone “Relatórios”. Isso o levará à página principal de relatórios, onde você encontrará uma lista de relatórios em destaque e uma opção para “Outros relatórios”.
Etapa 2: Encontre o relatório correto
Você encontrará o Relatório de disponibilidade pessoal e o Relatório de disponibilidade da equipe na guia “Outros relatórios”, localizada na seção Relatórios de previsão. Selecione o tipo de relatório que atenda às suas necessidades: individual ou em toda a equipe.
Etapa 3: configurar seus parâmetros de relatório
Depois de selecionar um relatório, uma tela de configuração é exibida. É aqui que você personaliza o relatório para obter as informações exatas de que precisa.
- Selecione a equipe ou pessoa: escolha a equipe ou pessoa específica que você deseja analisar na lista suspensa.
- Defina o período: O período padrão é de um mês, mas você pode escolher qualquer número de meses, de 1 a 12, ou definir um intervalo de datas personalizado para corresponder ao seu ciclo de planejamento, seja um sprint de duas semanas ou uma previsão trimestral.
- Escolha o formato: Decida se o relatório exibirá dados em horas ou como uma porcentagem. Para
- mostre a disponibilidade no formato selecionado, basta marcar mostrar disponibilidade com a opção de marca de seleção de porcentagens.
Etapa 4: gerar e analisar o relatório
Com seus parâmetros definidos, clique em “Gerar relatório da Web” para ver os resultados instantaneamente. Você também pode exportar os dados para um formato Excel para compartilhamento ou análise adicional.
O relatório gerado foi projetado para maior clareza. Mostra as horas disponíveis para o período selecionado. O código de cores ajuda você a identificar problemas instantaneamente: verde corresponde à utilização total, enquanto números negativos, geralmente mostrados em vermelho, indicam uma pessoa ou equipe sobrecarregada. Essa análise não diz respeito apenas ao chefe de alto nível do projeto; ela permite que você se aprofunde na parte inferior dos dados. Você pode ver o trabalho detalhado das pernas necessário para cada iniciativa, garantindo que cada componente, do pé à coxa, seja considerado. Esse nível de detalhe evita que o projeto desenvolva um tornozelo fraco e o mantém avançando de forma constante.
Planeje com confiança, não com suposições
A adivinhação na alocação de recursos é uma aposta de alto risco que geralmente leva a equipes estressadas e projetos atrasados. Você não pode construir um projeto bem-sucedido com base em suposições. Os recursos do relatório de disponibilidade do ActivityTimeline substituem essa incerteza pela confiança baseada em dados.
O Relatório de Disponibilidade Pessoal fornece a clareza tática para realizar tarefas inteligentes e rápidas, enquanto o Relatório de Disponibilidade da Equipe fornece a visão estratégica necessária para o sucesso a longo prazo. Juntos, eles permitem que você construa uma equipe resiliente, produtiva e sustentável que possa enfrentar qualquer desafio com confiança.
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