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Qu'est-ce que la gestion des ressources dans Jira
Pour les chefs de projet, gérer une équipe Jira ne se limite pas au simple suivi des tickets. Gestion des ressources dans Jira Processus de gestion des ressources qui consiste à planifier, allouer, suivre et optimiser les ressources de l'équipe Jira pour l'ensemble des tâches et des projets. Cela garantit que tout le monde reste concentré et évite le burn-out.
Pour y parvenir efficacement, concentrez-vous sur les cinq principales exigences du projet :
- Planification des ressources pour spécifier ce qui doit être fait.
- Allocation des ressources Jira pour associer les personnes à l'accomplissement des tâches.
- Gestion des ressources Jira pour équilibrer la charge de travail de chaque personne.
- Temps de piste pour faire correspondre vos estimations au temps réel passé.
- Création de rapports et optimisation pour améliorer les projets futurs.
Pourquoi la gestion des ressources est importante dans Jira
Le fait de passer du simple suivi des tâches à la gestion des ressources Jira modifie la façon dont vous gérez les projets. Voici à quoi ressemble Jira pour une gestion efficace des ressources dans la pratique :
Principaux défis de la gestion des ressources dans Jira ?
Vous serez probablement confronté aux cinq problèmes suivants lorsque vous tenterez de planifier la capacité de votre équipe à l'aide des fonctionnalités natives de Jira Capacity Planning uniquement :
- Aucune vue native de la charge de travail. Vous pouvez voir l'état des tickets, mais vous ne pouvez pas voir si un développeur est surchargé ou inactif.
- Aucune visibilité sur l'ensemble des projets. La plupart des équipes travaillent sur plusieurs projets à la fois. Cela rend la gestion des ressources du portefeuille Jira un défi, car Jira n'affiche pas la charge de travail totale d'une personne en un seul endroit. Vous êtes obligé de passer d'un onglet à l'autre juste pour voir si quelqu'un est réellement libre.
- Difficile de suivre la disponibilité. Il est difficile de prendre en compte les vacances, les congés ou l'utilisation réelle dans l'interface de base.
- Coordination manuelle. Ces fonctionnalités étant absentes, vous êtes obligé d'utiliser des feuilles de calcul ou d'autres outils de gestion de projet simplement pour rester synchronisé.
- Déconnectez la planification de l'exécution. Vos plans figurent généralement dans un document différent de celui des billets actifs. Vous ne pouvez pas dire si vous atteignez vos objectifs à cause de cela.
Les 5 étapes de la planification et de l'allocation des ressources Jira
La réussite d'un projet dépend de la façon dont vous gérez le temps de votre équipe. Ces cinq étapes vous aideront à passer d'un arriéré désorganisé à un calendrier régulier.
Étape 1 : Planification des ressources Jira
La planification commence avant que vous n'attribuiez quoi que ce soit.
Vous décomposez le périmètre en tâches, vous estimez l'effort, vous définissez les compétences requises, mais le véritable défi est la visibilité. Dans les vues Jira standard, les tâches sont réparties entre les tableaux et les projets. Vous ne voyez pas réellement d'impact futur.
ActivityTimeline change cela en vous offrant un calendrier centralisé de toutes les tâches des projets. Au lieu de deviner si une personne « a probablement des capacités », vous voyez sa charge de travail à venir étalée sur des jours, des semaines ou des mois.
Vous pouvez analyser qui a déjà réservé, les lacunes et la manière dont les nouvelles tâches affecteront les délais de livraison. Cela fait passer la planification d'une planification réactive à une planification prédictive. Vous ne vous contentez pas d'estimer l'effort, vous le validez par rapport à la capacité réelle.
C'est la différence entre les tâches de planification et les ressources de planification.
Étape 2 : Allocation des ressources
L'allocation est l'endroit où la plupart des équipes créent des problèmes invisibles.
Même si les tâches sont estimées correctement, affecter la mauvaise personne, ou surcharger la bonne personne, crée des blocages par la suite.
Cette transparence empêche le déséquilibre avant qu'il ne se produise.
Étapes clés :
- Donnez des tâches aux membres de l'équipe en fonction de la disponibilité de leurs ressources.
- Priorisez les tâches les plus importantes.
- Assurez-vous que la répartition des tâches est équilibrée au sein de l'équipe.
ActivityTimeline fournit une chronologie visuelle des ressources où la charge de travail de chaque membre de l'équipe est clairement affichée. Vous pouvez glisser-déposer des tâches directement dans le planning, pour voir immédiatement comment cette tâche affecte leur capacité.
Comme le système regroupe plusieurs projets Jira en une seule vue, vous évitez l'erreur classique qui consiste à surréserver une personne qui apparaît gratuitement sur un tableau mais qui est surchargée ailleurs.
Au lieu de distribuer le travail sur la base de l'intuition, vous le distribuez en fonction de la disponibilité en temps réel et de l'alignement des compétences. Dès que vous déplacez une tâche, l'impact devient visible.
Étape 3 : Gestion de la charge de travail
L'allocation des ressources Jira n'est pas un événement ponctuel. Horaires de travail. Les délais changent. Le champ d'application s'élargit. Vous devez constamment équilibrer la répartition de la charge de travail à mesure que de nouvelles tâches arrivent ou que les priorités changent.
Étapes clés :
- Surveillez les personnes surchargées de travail et susceptibles de s'épuiser.
- Trouvez des membres de l'équipe qui ont plus de temps pour vous aider.
- Déplacez les tâches si le plan change soudainement.
ActivityTimeline fournit des indicateurs de charge de travail qui mettent immédiatement en évidence les membres de l'équipe surbookés ou sous-utilisés. La visualisation par code couleur permet de visualiser les risques sans devoir fouiller dans les rapports. Si quelqu'un est surchargé, vous le voyez instantanément. Si quelqu'un dispose d'une capacité disponible, vous pouvez réattribuer le travail avant que des retards ne surviennent.
Comme les mises à jour reflètent les données réelles de Jira, vous travaillez toujours avec des informations actuelles, et non avec le rapport de la semaine dernière.
Cela permet aux managers de s'ajuster de manière dynamique au lieu de réagir après l'échec d'un sprint.
Vous pouvez choisir le mode de fonctionnement du système calcule l'œuvre. Le mode Balance répartit les heures de manière uniforme sur les jours prévus. Le mode liquide place toutes les heures de travail au début de la tâche. Si une personne tombe malade, le système reporte son travail au jour disponible suivant. Cela vous permet de voir si un léger retard repoussera votre date limite finale.
Étape 4 : Suivi du temps et exécution
Vous devez également suivre les progrès en consultant le temps que l'équipe consacre à ses tâches.
Étapes clés :
- Demandez à chacun d'enregistrer ses heures chaque jour.
- Vérifiez si le temps réel passé correspond à votre première estimation.
ActivityTimeline offre à chaque employé un « espace de travail individuel » où il peut consulter son emploi du temps et enregistrer son temps. Ils peuvent utiliser un bouton « Enregistrer le travail », un tableau manuel ou un chronomètre intégré pour enregistrer leurs heures.
Les responsables utilisent ensuite le module Feuilles de temps pour examiner et approuver ces feuilles de temps. Pour garantir l'exactitude de vos données, vous pouvez utiliser un flux de travail d'approbation qui verrouille le journal de travail une fois qu'il a été vérifié. Cela garantit que l'avancement de votre projet est basé sur des chiffres réels et vérifiés.
Étape 5 : Surveillance et optimisation
La dernière étape consiste à tirer les leçons du passé pour améliorer vos projets futurs.
Étapes clés :
- Passez en revue les travaux pour déterminer les causes des goulots d'étranglement potentiels.
- Passez en revue les performances de l'équipe pour savoir qui est toujours occupé.
- Utilisez les données passées pour prendre des décisions éclairées.
Le Rapports Jira Le module fournit les données dont vous avez besoin pour arrêter de faire des suppositions.
Les rapports d'utilisation des ressources indiquent comment la capacité de votre équipe est utilisée sur plusieurs mois. Les rapports planifiés et réels indiquent exactement où vos estimations étaient erronées. Cela vous permet de fixer vos plans pour le prochain sprint.
Vous pouvez enregistrer ces rapports sous forme de gadgets Jira pour les afficher sur votre tableau de bord principal. Ces données vous aident à décider si vous devez embaucher plus de personnes. Il indique également si vous devez modifier la façon dont vous estimez les tâches.
Fonctionnalités requises pour la gestion des ressources Jira
Vous avez besoin de quelques fonctionnalités spécifiques pour maintenir vos projets de gestion d'équipe sur la bonne voie.
Un calendrier unifié est la première chose dont vous aurez besoin, tout simplement parce que c'est une perte de temps que de passer d'un outil de gestion des ressources à un tableau de projet. ActivityTimeline offre une vue des tâches des membres pour la gestion de votre équipe, ainsi que les vacances, les congés de maladie et les jours fériés. Si vous ne suivez pas ces événements « non ouvrables », vos horaires ne resteront pas réalistes.
Pour augmenter la productivité, vous devez vérifier si un membre de l'équipe est surchargé avant de lui attribuer la tâche suivante. C'est là que les indicateurs codés par couleur peuvent être utiles. Vous n'avez pas à deviner qui est libre, les données se trouvent juste sous son nom.
La gestion individuelle des personnes peut être lente, il est donc préférable de planifier par rôles ou par équipes entières. Dans ActivityTimeline, vous pouvez créer des ressources non humaines, des rôles ou regrouper des personnes au sein d'équipes fonctionnelles pour gérer des départements entiers à la fois. Cela vous permet de définir vos besoins des mois à l'avance.
Les changements inattendus ne devraient pas gâcher votre semaine entière. Imaginez que quelqu'un tombe malade un lundi et nécessite une réaffectation rapide des tâches. Votre système doit être doté d'une fonction permettant de reporter automatiquement le travail au jour suivant. Ce type de planification de scénarios vous permet de voir l'impact immédiat sur votre échéance sans travail manuel.
Il est également préférable que les membres de l'équipe disposent d'un espace de travail privé pour faire glisser leurs tâches et enregistrer leur temps. Ainsi, ils peuvent planifier leur journée sans attendre un responsable.
Si vous ignorez vos performances passées, vous n'améliorerez pas vos estimations. Votre prochain sprint ne serait pas une simple supposition, car la comparaison des heures prévues avec le temps réel révèle où l'équipe s'est retrouvée bloquée.
Comment gérer l'allocation des ressources dans Jira avec ActivityTimeline
ActivityTimeline transforme Jira en un outil complet de planification des ressources en ajoutant une couche visuelle à vos tâches. Vous pouvez suivre ces neuf étapes pour organiser correctement la charge de travail de votre équipe :
Étape 1 : connecter les projets Jira
Choisissez les projets que vous souhaitez gérer lors de la configuration. Vous pouvez synchroniser les problèmes et le journal de travail manuellement chaque fois que vous avez besoin d'une mise à jour.
Étape 2 : Définir la structure de l'équipe
Trouvez plus facilement la bonne personne pour une tâche. Regroupez simplement les employés par compétences, rôles ou départements.
Étape 3 : Régler la capacité
Les journées de travail standard sont généralement de 8 heures, mais vous pouvez définir des heures personnalisées pour les employés à temps partiel. Vous pouvez également ajouter des calendriers de vacances personnalisés pour différents pays.
Étape 4 : Incluez les heures non travaillées
Ne manquez pas votre date limite parce que vous avez oublié des vacances. Incluez les jours fériés, les jours de maladie et les vacances dans le calendrier pour allouer les ressources de manière efficace.
Étape 5 : Estimer les tâches
Vos billets apparaissent dans un panneau latéral. Donnez-leur des estimations d'heures afin que le système puisse calculer la durée du travail.
Étape 6 : Attribuer des tâches
Vous souhaitez attribuer des tâches plus rapidement ? Il vous suffit de faire glisser une tâche sur une chronologie pour mettre à jour Jira instantanément. Fini l'édition manuelle des tickets.
Étape 7 : Équilibrer la charge de travail
Regardez les indicateurs de couleur sous chaque nom. Le rouge signifie que quelqu'un est surchargé ; le vert signifie que sa charge de travail est parfaite.
Étape 8 : Suivi de l'exécution
Les membres de l'équipe enregistrent leurs heures réelles directement sur les tâches qui leur sont assignées. Cela vous permet de voir si le projet respecte le calendrier.
Étape 9 : Exécuter des rapports
Examinez les données pour voir comment vos plans initiaux se sont déroulés par rapport à ce qui s'est réellement passé. Cela vous permet de planifier vos projets futurs avec plus de précision.
Erreurs courantes dans Jira Resource Management
Même si tous les tickets sont attribués, les calendriers de vos projets peuvent être en retard. Cela est généralement dû à un couple courant erreurs dans le plan de gestion des ressources:
- Utiliser les tableaux Jira pour la planification. Les tableaux suivent l'état des tâches, et non les capacités des personnes. Utilisez plutôt une vue chronologique pour voir qui est occupé et qui est libre.
- Ignorer la disponibilité réelle. Si vous ne planifiez pas de vacances ou de réunions d'équipe, vous serez en retard.
- Attribuer des tâches sans visibilité. Si vous ne pouvez pas voir la charge de travail actuelle, vous ne faites que deviner qui peut en assumer le plus. Utilisez un planificateur de ressources visuelles pour ne pas surbooker les personnes.
- Ignorer le suivi du temps réel. Faire des plans ne fonctionnera pas si vous ne savez pas combien de temps les choses prennent réellement.
- Gérer les projets séparément. Il est courant que des personnes travaillent simultanément sur plusieurs projets. Examinez l'ensemble de la charge de travail pour réduire les délais.
- Ne pas définir la portée du projet. Le fait de ne pas connaître l'étendue complète des travaux entraîne une planification des ressources inexacte.
Conclusion
ActivityTimeline améliore Jira pour la gestion des ressources. Il vous aide à planifier les tâches, à affecter les bonnes personnes et à équilibrer les charges de travail en un seul endroit. ActivityTimeline maintient le calendrier de vos projets réaliste et prévient l'épuisement de l'équipe. C'est le meilleur moyen de gérer efficacement la planification des capacités et le temps.
