Votre « système » de planification des ressources actuel, qu'il s'agisse de feuilles de calcul ou que vous éprouviez encore des difficultés comment gérer les ressources dans Jira utiliser uniquement des outils de base vous coûte plus cher que vous ne le pensez.
Les coûts cachés d'une mauvaise planification
Les chefs de projet constituent l'épine dorsale de votre équipe et ils sont submergés par les tâches manuelles. Dépenses 5 à 9 heures il suffit de copier-coller des données dans Excel pour un seul rapport.
Mais le travail manuel tue la concentration. Et peu importe les compétences de votre équipe, des erreurs peuvent se produire. « Est-ce que je l'ai collé dans la mauvaise colonne ? » est un sentiment qui arrive aux meilleurs d'entre nous. C'est exactement la vérité de la situation. Les recherches montrent que 90 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs qui coûtent cher à l'économie américaine 3 billions de dollars par an. Ces « petites » erreurs entraînent des retards qui peuvent faire grimper les coûts des projets jusqu'à 30 %.
Au-delà de cela, le burn-out draine votre budget. Tu es en train de perdre 4 000$ à 21 000$ par salarié uniquement en termes de productivité, bien avant qu'il ne décide de démissionner.
Pourtant, de nombreuses entreprises s'accrochent à l'idée que « si ce n'est pas cassé, ne le réparez pas ». Voici la vérité : elle est cassée. Cet outil « gratuit » ou « existant » vous coûte secrètement une fortune en termes de perte de productivité, d'erreurs critiques, de retards dans les projets et de personnel talentueux. Ignorer l'intégration d'ActivityTimeline représente le coût le plus important auquel vous serez confronté cette année. Essayez ActivityTimeline gratuitement pendant 30 jours et voyez les résultats.
10 façons dont ActivityTimeline génère un retour sur investissement positif en 90 jours
1. Gagnez du temps pour vos managers grâce à ActivityTimeline Onboarding (retour sur investissement : rapports automatisés)
Arrêtez d'enchaîner vos responsables à des feuilles de calcul. Démarrez rapidement ActivityTimeline pour automatiser les rapports, ce qui permet d'économiser 5 à 9 heures par responsable. Imaginez le temps consacré à la stratégie et à la prise de décisions. Il ne s'agit pas d'un discours vide de sens. Groupe IMCD le nombre d'approbations de factures a été multiplié par cinq, ce qui a permis d'économiser plus de 5 heures de travail administratif par mois.
2. Prévenir l'épuisement professionnel et la rotation du personnel (retour sur investissement : visibilité de la charge de travail)
Employés surchargés de travail = épuisement professionnel.
ActivityTimeline permet à chaque coéquipier doté d'une jauge d'engagement visuelle de voir qui est en trop (rouge), en dessous (jaune) ou en parfait équilibre (vert) avec sa charge de travail. Cette fonctionnalité constitue la meilleure et la première ligne de défense contre l'épuisement des équipes. Les responsables peuvent enfin commencer à équilibrer efficacement les charges de travail avant qu'une crise ne survienne.
L'implémentation d'ActivityTimeline a résolu un problème de visibilité critique pour Loto-Quebec. Sans outil de planification des capacités, l'organisation avait du mal à équilibrer les charges de travail, ce qui entraînait souvent une mauvaise allocation et du stress.
Ils ont pu visualiser clairement la capacité de l'équipe en mettant l'outil en pratique. Vanessa Da Silva Ambrósio (chef d'équipe chargée de l'alignement informatique et de la planification stratégique) explique que les équipes utilisent désormais l'application pour « démontrer la surcharge de travail, justifier l'embauche ou même éviter de licencier des personnes, en montrant la charge de travail de l'équipe ». Grâce à cette transparence basée sur les données, ils sont en mesure de redéfinir les priorités des projets et d'empêcher la rotation des talents.
3. Augmenter les heures facturables (retour sur investissement : suivi précis du temps)
Chaque heure facturable non enregistrée est une perte de revenus.
ActivityTimeline simplifie le suivi du temps en garantissant que toutes les heures facturables sont correctement enregistrées. Ce suivi précis et cohérent a un impact immédiat et direct sur les flux de trésorerie en stoppant les fuites de revenus. Alors que de nouvelles réglementations du travail strictes frappent le Danemark, Code de fracture J'ai eu du mal à faire face à un suivi non structuré et incohérent dans Jira. Ils avaient besoin de le réparer très rapidement. Grâce à l'intégration d'ActivityTimeline, FractureCode a acquis une visibilité complète sur le temps passé par l'équipe et le client, ce qui constitue la première étape essentielle pour garantir que chaque heure facturable est capturée et facturée avec précision.
4. Éliminez les retards liés aux projets (retour sur investissement : résolution des conflits)
Avez-vous déjà vu un projet échouer parce que deux chefs de projet ont accidentellement désigné le même expert pour la même semaine ? Cela se produit plus souvent que ne l'admettent les équipes et chaque conflit est découvert bien trop tard, ce qui vous coûte des milliers de dollars en retards et en retouches. ActivityTimeline élimine ce désordre en vous offrant une vue d'ensemble des projets de la charge de travail de chacun. Les conflits deviennent visuellement impossibles à manquer. Avant qu'un conflit d'horaire n'endommage une chronologie, le planificateur l'affiche instantanément afin que vous puissiez le résoudre en un clic.
5. Arrêtez les conflits d'horaires (ROI : gestion intégrée des congés)
Tout semble parfaitement programmé... jusqu'à ce que quelqu'un annonce par hasard qu'il sortira la semaine prochaine. Et tout à coup, tout le plan change.
Avec ActivityTimeline, vous n'avez même pas besoin de penser aux conflits de planification. ActivityTimeline résout ce casse-tête en intégrant la gestion des congés directement à votre flux de travail de planification. Si quelqu'un n'est pas disponible, le système ne vous permettra pas de le programmer.
Medtronic, par exemple, avait besoin d'une solution pour gérer les absences. ActivityTimeline a fourni une fonctionnalité permettant de synchroniser automatiquement le statut « absent du bureau » depuis son système. De cette façon, leur plan est toujours basé sur la réalité et non sur des suppositions.
6. Optimisez votre banc (retour sur investissement : utilisation des ressources)
Avez-vous des employés « sur le banc » ou sous-utilisés simplement parce que personne ne sait qu'ils sont disponibles ? C'est un pur gaspillage de budget. Ils coûtent quand même de l'argent et n'apportent aucune valeur ajoutée, simplement parce que personne ne se rend compte qu'ils sont gratuits.
Qui est disponible pour de nouveaux travaux ? Qui est sous-chargé ? Vous pouvez le constater instantanément dans les prévisions d'utilisation des ressources et les rapports de disponibilité. Les managers ont une vision claire des personnes capables d'assumer de nouvelles responsabilités et des personnes qui ont besoin d'aide.
7. Accélérer les projets du personnel (retour sur investissement : gestion des compétences)
Cela prend souvent une semaine d'e-mails frustrants tels que « Qui connaît Python et est-ce que c'est gratuit la semaine prochaine ? »
Mais nous avons une solution. ActivityTimeline corrige ce problème avec la fonction de recherche Compétences et tags. Vous avez besoin de quelqu'un qui possède une expérience particulière ? Tapez-le et vous obtiendrez instantanément une liste filtrée des personnes qualifiées qui sont réellement disponibles.
ELVA étaient confrontés à un problème critique : leurs outils de planification précédents ne montraient que des « données vieilles d'un jour ». Ils avaient besoin d'une solution pour visualiser les plans pour les semaines à venir, et pas seulement pour aujourd'hui. Après avoir implémenté ActivityTimeline, ils ont acquis la possibilité « d'étendre les tâches sur plusieurs semaines ». Ce changement leur a donné une véritable visibilité, leur permettant de passer de la réaction à des informations obsolètes à la planification de leur avenir.
8. Réussissez les audits en toute simplicité (retour sur investissement : approbations des feuilles de temps)
Plus besoin de deviner si les heures sont correctement enregistrées. ActivityTimeline vous permet de définir des périodes d'approbation personnalisables pour les feuilles de temps. Cela garantit que toutes les heures sont enregistrées de manière précise et cohérente. Et c'est en fait essentiel à la fois pour la budgétisation interne et pour le respect des exigences de conformité.
Groupe IMCD avait du mal à ne pas disposer d'un moyen standardisé de suivre les feuilles de temps. ActivityTimeline a rationalisé ce processus de manière si efficace que les responsables ont réduit le temps passé à signer les factures de 5 minutes à seulement 1 minute. Cela représente plus de 5 heures économisées par responsable chaque mois.
9. Améliorez les offres futures (retour sur investissement : données prévues par rapport aux données réelles)
Si vous basez toujours les estimations de votre projet sur une « intuition », vous perdez probablement de l'argent. Le rapport « Prévu et réel » est votre boule de cristal pour les budgets des projets. Il compare directement le temps que vous pensiez qu'une tâche prendrait avec les heures réellement consommées. ActivityTimeline capture cette période automatiquement pour tous les projets, vous donnant des données réelles sur les tâches qui coûtent réellement en temps et en efforts. Vos prochaines estimations deviennent fondées et précises, et non des conjectures. Et vous pouvez détecter instantanément les pertes d'argent d'un projet ou les tâches difficiles qui continuent d'être sous-estimées.
10. Bénéficiez d'une source unique d'informations fiables (ROI : intégrations)
Vous en avez assez de passer d'une douzaine de tableaux Jira à l'autre ?
ActivityTimeline propose un résumé unique et complet de l'ensemble des tâches, des projets et des ressources. Il s'intègre nativement à Tempo, aux cartes routières avancées et aux calendriers externes (Microsoft Outlook, Google, Apple), transformant le chaos des données en clarté. Cela permet de gérer intelligemment les ressources partagées.
Calculez votre retour sur investissement
Vous pensez toujours que ces « coûts cachés » ne sont que des problèmes abstraits ? Faisons en sorte qu'ils soient terriblement réels.
Tout d'abord, calculons le coût des rapports manuels « gratuits ».
Le travail manuel fait toujours semblant d'être inoffensif, jusqu'à ce que vous ouvriez une calculatrice.
Le taux horaire moyen d'un chef de projet aux États-Unis est d'environ 50 dollars de l'heure. Utilisons la limite inférieure des 5 à 9 heures par semaine consacrées aux rapports manuels que nous avons mentionnées plus tôt. Vous perdez 13 000$ par an par responsable (50$ x 5 x 52)
Utilisez cette formule pour le calculer pour votre équipe :
(Coût de l'heure de 13 heures) x (Heures perdues à rédiger des rapports manuels/semaine) x (52 semaines) = ?
Ensuite, le coût du chiffre d'affaires.
Les normes de l'industrie indiquent un taux de rotation d'environ 13 %. Pour une équipe de 15 personnes, cela signifie la perte de 2 développeurs qui gagnent en moyenne 104 000 dollars par an. Les remplacer coûte cher, au moins 50 % de leur salaire.
Pour 2 développeurs, c'est un chèque de 104 000$ que vous venez de faire pour le chiffre d'affaires (104 000$ x 50 % x 2).
Calculez votre coût :
(Coût de remplacement d'un développeur) x (Nombre de chiffre d'affaires par an) = ?
Enfin, le coût des retards.
Chaque projet semble parfaitement planifié... jusqu'à ce que vous remarquiez que certaines choses ne s'additionnent tout simplement pas. Une tâche qui aurait dû être faite hier n'a même pas commencé, quelqu'un a été réservé deux fois pour deux sprints d'affilée. Les erreurs dans la planification des ressources peuvent augmenter les coûts des projets de 30 %. Ajoutez cela au budget de 200 000$ du projet et vous obtiendrez 60 000$ en déchets purs (200 000$ x 30 %).
Calculez votre dépassement potentiel :
(Budget du projet) x (augmentation des coûts de 30 %) = ?
Il est temps d'additionner le coût réel de ce processus manuel « gratuit » :
- 13 000$ (temps perdu en après-midi)
- 104 000$ (en remplacement de seulement 2 développeurs)
- 60 000$ (un retard injustifié dans un projet)
Total des déchets: 177 000 $/année
Maintenant, regardez le prix d'ActivityTimeline.
ActivityTimeline Cloud propose une tarification échelonnée en fonction du nombre d'utilisateurs de votre instance Jira, ce qui signifie que le coût par utilisateur diminue à mesure que votre équipe grandit.
Appliquons cela à notre exemple d'équipe de 15 personnes. L'investissement annuel de l'ensemble de l'équipe n'est que de 375$. Vous perdez donc actuellement plus de 100 000 dollars par an à cause de l'épuisement professionnel et des erreurs, alors que la solution coûte moins cher que d'acheter une seule tasse de café à votre équipe.
« Mais nous sommes une grande entreprise », dites-vous. « Ça va coûter cher. » Faux.
La tarification dépend du nombre d'utilisateurs, et pas seulement de la version d'ActivityTimeline que vous utilisez. Que vous choisissiez le Cloud ou le Data Center, le coût par utilisateur diminue considérablement à mesure que votre équipe évolue.
Conclusion
Arrêtez de perdre du temps et de l'argent sur des méthodes dépassées. L'intégration d'ActivityTimeline élimine le gaspillage manuel et évite des retards coûteux. Il s'agit d'un investissement dont le rendement est immédiat.
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