La asignación de recursos, como el capital humano, el tiempo y el presupuesto, es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, ya sea el desarrollo de software, las campañas de marketing o el lanzamiento de productos. Igualmente importante es la capacidad de realizar un seguimiento preciso del tiempo que los miembros del equipo dedican a diversas tareas y analizar el progreso de los proyectos mediante actualizaciones de estado.
Este artículo tiene como objetivo profundizar en los pormenores de la planificación de recursos y el seguimiento del tiempo en Jira, proporcionando a los equipos información y estrategias valiosas para ayudarlos a mejorar sus prácticas de gestión de proyectos. Aquí es donde entran en juego dos potentes aplicaciones: Cronograma de actividad y Hora en Status for Jira.
Comprender la planificación de recursos en Jira
Planificación de recursos en Jira implica la asignación eficiente de los miembros del equipo a tareas y proyectos a través de funciones como la distribución de la carga de trabajo, el seguimiento del tiempo, la planificación de sprints, la planificación de recursos y la generación de informes. Al administrar a los usuarios, hacer un seguimiento del tiempo, planificar los sprints, estimar los recursos y analizar los datos, los equipos pueden optimizar la utilización de los recursos y garantizar una ejecución exitosa de los proyectos. La integración de Jira con otras herramientas también mejora la colaboración y la eficiencia del flujo de trabajo.
Puedes usar una amplia gama de funciones en Jira para garantizar un proceso de planificación de recursos de alta calidad:
- Gestión de usuarios.
- Distribución de la carga de trabajo.
- Planificación de sprints.
- Informes y análisis, etc.
Sin embargo, el uso de aplicaciones de terceros como Cronograma de actividad para procesos esenciales como el seguimiento del tiempo y la planificación de la capacidad es aún mejor. Para obtener más información sobre las funciones y capacidades de la aplicación, consulte nuestra blog.
Seguimiento del tiempo y cálculos de estado
Un componente igualmente importante de la planificación de los recursos es la métrica del tiempo de permanencia en el estado. Es como un análisis en profundidad del tiempo que tu equipo registra mientras trabaja en diversas tareas.
Veamos por qué es tan importante:
- Visibilidad detallada. Supervisar el tiempo de permanencia en el estado permite a su equipo comprender los cuellos de botella e identificar las áreas de mejora.
- Medición del rendimiento con esta métrica identifica eficazmente a los bloqueadores y toma decisiones basadas en datos, no hipotéticamente. Esto aumenta significativamente la eficiencia.
- El análisis del tiempo de estado le permite: identificar patrones y tendencias de flujo de trabajo.
- Y, si estamos hablando de planificación de recursos, esta métrica ayuda a planificar los recursos al proporcionar visibilidad sobre cómo los miembros del equipo distribuyen su tiempo entre las diferentes tareas y estados.
- El seguimiento del tiempo de permanencia en el estado promueve responsabilidad y cumplimiento proporcionando información sobre cuánto tiempo se dedica a cada etapa del flujo de trabajo.
- Los datos de seguimiento del tiempo pueden crear informes que permitan a los equipos: evaluar objetivamente su productividad, haz un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo y mucho más.
Mejores prácticas para la planificación de recursos y el seguimiento del tiempo
Las mejores prácticas para la planificación de los recursos y el seguimiento del tiempo ayudan a los equipos a gestionar las cargas de trabajo de forma eficaz, asignar los recursos de forma eficaz y realizar un seguimiento preciso del progreso. No hay instrucciones ni planes mágicos para implementar estas prácticas en sus flujos de trabajo. Cada equipo o empresa en su conjunto es diferente. Es esencial entender con precisión lo que quieres lograr y los puntos de control clave que debes superar.
Por lo tanto, los matices básicos de la planificación de recursos son los siguientes.
A propósito del seguimiento del tiempo, este proceso responde a si ha asignado los recursos correctamente. Estos son los principales consejos sobre cómo organizar mejor el proceso para que sea informativo y de alta calidad.
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Al seguir estas mejores prácticas, los equipos pueden planificar los recursos de manera eficiente, hacer un seguimiento del tiempo y optimizar la productividad, al tiempo que garantizan la ejecución exitosa de los proyectos y la satisfacción de las partes interesadas.
Técnicas para calcular el tiempo exacto en el estado
Una vez que hayas organizado el proceso de seguimiento del tiempo, te darás cuenta de que necesitarás algo más que informes sobre el tiempo dedicado únicamente a las tareas. Sería mejor contar con análisis detallados y comprender las dependencias de la asignación del tiempo. Aquí es donde aparece el tiempo anterior en la métrica de estado y el Estado actual de la aplicación Jira de SaasJet es práctico.
¿Cómo analizar?
Con siete tipos de informes y una amplia gama de ajustes, es bastante fácil:
- Time in Status,
- Hora del cesionario,
- Tiempo promedio,
- Estado Fecha de entrada,
- Recuento de estado,
- Recuento de transiciones,
- Tiempo de estado por fecha
Por lo tanto, veamos todo esquemáticamente usando la central Informe de tiempo de permanencia como ejemplo:
Puede filtrar los datos por JQL, Filter, Project, Assignnee, Label, Reporter, Sprint y Epic: conjunto problemas e intervalos de tiempo. Y, por supuesto, puedes elegir el formato para mostrar los valores que más le convengan (horas y minutos, días hábiles, días decimales, etc..).
También es importante tener en cuenta que en el Tiempo en estado aplicación, puedes personalizar tu calendario de trabajo para que todos los cálculos se ajusten claramente a su cronograma.
Para los fanáticos del análisis visual de datos, puede elegir Vista de gráfico para cada informe: pastel, área o bar.
Una característica importante son los informes personalizados - Vista de tabla dinámica.
Esta vista le permite crear informes personalizados y obtener un análisis de datos más profundo. Por ejemplo, puede comparar los datos sobre la antigüedad de un empleado designado en términos de valores promedio o porcentajes.
O bien, puede obtener tiempo en los datos de estado de Epics.
Y para mantenerte al día en tiempo real, puedes crear un panel independiente para ti en Jira con los dispositivos de la aplicación.
Para llevar
La planificación de los recursos es complicada. Y muy responsable. Afecta directamente al funcionamiento del equipo y a su productividad. Si no asignas los recursos de manera inteligente, el proyecto no se completará o no se implementará como te gustaría. Además, el seguimiento del tiempo es una forma fundamental de medir si has planificado bien. Mientras Cronograma de actividad es excelente para organizar los dos procesos anteriores, Hora en Status for Jira le permite profundizar en el análisis cronológico y comprender qué tan bien se asignaron y equilibraron los recursos. Hay un Periodo de prueba de 30 días para que puedas evaluar los beneficios de Tiempo en estado, y si reservas una llamada de demostración, el equipo de SaasJet estará encantado de responder a todas tus preguntas
