Trazer uma nova equipe para qualquer ferramenta de planejamento de recursos pode parecer cansativo, mas não precisa ser. Como administrador, sua meta é configurar um sistema que ajude sua equipe a monitorar seu trabalho, gerenciar a capacidade e se manter organizada sem criar complexidade desnecessária.
ActivityTimeline foi projetado para simplificar esse processo, fornecendo as ferramentas para criar um ambiente de planejamento de recursos que realmente funcione para sua equipe.
A chave para uma integração bem-sucedida é entender que o ActivityTimeline trata fundamentalmente de visibilidade e planejamento. Não é apenas mais uma ferramenta de gerenciamento de projetos — ela foi projetada especificamente para ajudar você a ver quem está trabalhando em quê, quando está disponível, e como equilibrar as cargas de trabalho de forma eficaz em toda a sua equipe.
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Entendendo o que o ActivityTimeline faz por sua equipe
Antes de mergulhar na configuração, é importante entender o que o ActivityTimeline traz para sua organização. Em sua essência, é um planejamento de recursos aplicativo que ajuda você a visualizar o trabalho de usuários e equipes individuais por meio de um formato de cronograma intuitivo.
- Planejamento de recursos se torna muito mais estratégico quando você pode ver a capacidade e a carga de trabalho de todos em um só lugar. Você pode monitorar a quantidade de trabalho de cada pessoa, identificar possíveis gargalos antes que eles se tornem problemas e tomar decisões informadas sobre atribuições de tarefas.
- Monitoramento de tempo se integra perfeitamente ao seu fluxo de trabalho existente. Se sua equipe registra as horas diretamente no sistema ou as sincroniza a partir do Jira, você obtém uma visibilidade precisa de como o tempo está sendo gasto e como ele se compara às estimativas originais.
- Agendamento vai além da simples atribuição de tarefas. Você pode criar eventos personalizados, como férias, licenças médicas, sessões de treinamento ou espaço reservado para projetos futuros. Isso fornece uma visão completa da disponibilidade e ajuda a evitar o comprometimento excessivo.
- Gerenciamento da carga de trabalho fornece indicadores visuais que mostram se os membros da equipe estão sobrecarregados, subcarregados ou adequadamente. Isso ajuda você a distribuir o trabalho de maneira mais uniforme e evitar o desgaste, ao mesmo tempo em que garante que os projetos permaneçam em dia.
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Primeiros passos: suas primeiras etapas de configuração
O processo de configuração inicial foi projetado para ser simples, mas segui-lo passo a passo garante que você não perca detalhes importantes da configuração.
Comece criando sua primeira equipe
Depois de concluir o assistente de configuração inicial, navegue até Configuração → Equipes e crie sua primeira equipe. Você vai querer começar com um Equipe clássica, o que significa adicionar manualmente os membros da equipe. Isso ajuda você a entender como o sistema funciona antes de explorar recursos mais avançados, como equipes funcionais, que organizam automaticamente as pessoas com base em habilidades ou posições.
Atribua funções e permissões cuidadosamente
Nem todo mundo precisa do mesmo nível de acesso. Os administradores obtêm controle total do sistema, os gerentes podem supervisionar as equipes e aprovar planilhas de horários, os líderes de equipe podem planejar o trabalho para seus grupos específicos e os funcionários podem gerenciar suas próprias tarefas enquanto visualizam a programação da equipe. Funcionários limitados veem apenas seu próprio trabalho, o que é perfeito para contratados ou membros da equipe em tempo parcial.
Se você já tem um grupo de pessoas no Jira trabalhando em tarefas de um projeto específico e gostaria de vê-las no ActivityTimeline agrupadas em uma equipe, você pode formar uma “equipe de projeto” que funcionará de forma semelhante à equipe clássica, mas será formada automaticamente pelo sistema com base nos usuários atribuídos aos tickets desse projeto. Para isso, acesse Configuração → Projeto → Clique em 'Criar' perto do nome do projeto:
Mapeie sua integração com o Jira com cuidado
Se você estiver usando o Jira, precisará decidir se deseja planos isolados no ActivityTimeline ou sincronização total com o Jira. Para planos sincronizados, mapeie seus campos de data de início e término corretamente. Para projetos gerenciados pela empresa, você pode mapear qualquer campo do seletor de datas, enquanto os projetos gerenciados por equipes normalmente usam os campos de data de início/conclusão padrão do Jira.
Definindo as configurações principais para o sucesso
Depois que sua estrutura básica estiver estabelecida, você desejará definir as configurações que fazem com que o ActivityTimeline funcione sem problemas para sua equipe específica.
Configurar metadados de posições e habilidades
É aqui que o planejamento de recursos se torna poderoso. Funções e posições do usuário como “Desenvolvedor”, “Designer” ou “Engenheiro de QA” ajudam no planejamento de alto nível, enquanto habilidades como “React”, “Figma” ou “Python” permitem a atribuição precisa de tarefas. Não se esqueça de que as habilidades também podem servir como etiquetas de localização para equipes distribuídas — “Leste dos EUA”, “Europa” ou “Remoto” podem ser incrivelmente úteis para agendar em diferentes fusos horários. Em nosso Centro de ajuda, você pode aprender como alterar essas propriedades em massa.
Configure o horário de trabalho e a capacidade
O padrão é 8 horas por dia, mas você pode ajustar isso globalmente ou para membros individuais da equipe. O indicador de carga de trabalho usa essas informações para mostrar se alguém está sobrecarregado (vermelho), subcarregado (amarelo) ou perfeitamente equilibrado (verde). Esse feedback visual é crucial para uma alocação eficaz de recursos.
Escolha seu modo de cálculo de carga de trabalho
O Modo de Equilíbrio distribui as horas estimadas uniformemente pela duração de uma tarefa, o que funciona bem na maioria dos cenários de planejamento. O Modo Líquido carrega antecipadamente todas as horas para preencher primeiro a capacidade diária, o que pode ser útil para tarefas de desenvolvimento nas quais você deseja maximizar a utilização diária.
Configurar preferências de controle de tempo
Se sua equipe monitora o tempo trabalhado, o sistema calcula a carga de trabalho somente para os dias atuais e futuros, usando as horas reais registradas de períodos anteriores. Se você não controla o tempo trabalhado (comum quando usando Story Points), a carga de trabalho é calculada para toda a duração da tarefa, fornecendo visualizações de planejamento estáveis.
Configuração avançada: integração do Sprint e equipes funcionais
Para equipes que usam metodologias ágeis, a integração de sprint pode agilizar significativamente seu fluxo de trabalho. O ActivityTimeline pode exibir automaticamente as tarefas nos cronogramas do usuário com base em Jira sprint tâmaras. Isso funciona melhor quando as datas de início/término de tarefas individuais estão vazias ou não mapeadas, permitindo que as datas do sprint tenham precedência.
Você pode visualizar os sprints usando o Painel Milestones, acessível por meio do ícone de bandeira na barra de ferramentas direita. Isso oferece uma visão clara dos limites do sprint e ajuda no planejamento da capacidade em todos os ciclos do sprint.
Ao clicar no ícone da hierarquia, você poderá ver todas as tarefas dentro do sprint e seus status.
Equipes funcionais torne-se valioso à medida que sua organização cresce. Em vez de manter manualmente a associação à equipe, você pode criar equipes que incluam automaticamente todos com habilidades ou posições específicas. Precisa de uma equipe de “desenvolvimento de front-end”? Crie uma equipe funcional que inclua automaticamente qualquer pessoa com habilidades em React, Angular ou Vue. Isso garante que as equipes permaneçam atualizadas sem atualizações manuais.
Para saber mais sobre como trabalhar com projetos Scrum no ActivityTimeline, leia como exibir automaticamente os ingressos com base nas datas de início/término do Sprint e como funciona a conversão de pontos de história em horas? artigos em nossa Central de Ajuda.
Testando seu ambiente antes de ir ao ar
Antes de convidar toda a equipe, teste minuciosamente sua configuração para garantir que tudo funcione conforme o esperado.
- Atribuição e agendamento de tarefas de teste. Arraste e solte as tarefas do Jira do Painel de problemas para os cronogramas dos usuários. Verifique se as datas de início e término são atualizadas corretamente no Jira se você tiver configurado a sincronização. Experimente redimensionar tarefas, dividi-las entre usuários e movê-las entre datas.
- Verifique os cálculos da carga de trabalho. Verifique se o indicador de carga de trabalho reflete com precisão as horas atribuídas e mostra as cores apropriadas com base na capacidade. Teste o Modo de Equilíbrio e o Modo Líquido para entender como a carga de trabalho se distribui com tarefas sobrepostas.
- Crie eventos personalizados. Teste a criação de reservas, dias de folga, feriados, notas, horas extras, espaços reservados, licenças médicas e férias. Confirme se esses eventos afetam os cálculos de capacidade e são exibidos corretamente nos cronogramas.
- Gere relatórios. Execute vários relatórios, como Previsão de Utilização de Recursos e Relatório de Recursos do Projeto, para garantir a precisão dos dados. Teste a exportação para o Excel e verifique se os dados do quadro de horários fluem corretamente.
- Registro do tempo de teste. Faça com que os usuários de teste registrem o tempo nas tarefas por meio de diferentes métodos no Workspace Module. Confirme se as horas registradas aparecem nos cronogramas e considere os cálculos da carga de trabalho de forma adequada.
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Integrando vários usuários com eficiência
Quando estiver pronto para integrar toda a sua equipe, use os recursos de gerenciamento em massa para economizar tempo e garantir a consistência.
- Aproveite o gerenciamento de usuários em massa. Use o modo em massa em Configuração → Usuários para atribuir funções, posições e habilidades a vários usuários simultaneamente. Isso evita o processo tedioso de atualizar cada usuário individualmente.
- Crie definições claras de funções. Comunique o que cada função pode ver e fazer no ActivityTimeline. Isso gerencia as expectativas e ajuda os membros da equipe a entender seu nível de acesso e responsabilidade.
- Forneça recursos de treinamento centralizados. Direcione os usuários para guias de início rápido e recursos educacionais. Concentre-se nas tarefas principais, como visualizar atribuições, registrar trabalhos e atualizar o status das tarefas, em vez de sobrecarregá-las com recursos avançados.
Fazendo a integração valer
As implementações mais bem-sucedidas do ActivityTimeline se concentram na adoção gradual, em vez de tentar usar todos os recursos imediatamente. Comece com o planejamento básico de recursos e o controle de tempo e, em seguida, introduza gradualmente recursos mais sofisticados, como relatórios avançados e equipes funcionais. Você pode mostrar nosso pequeno guia em vídeo para suas equipes aprenderem os principais recursos da ferramenta:
Incentive o feedback durante as primeiras semanas. Os membros da equipe identificarão rapidamente problemas de fluxo de trabalho ou de configuração que não são óbvios durante o teste. Use esse feedback para refinar sua configuração e melhorar a adoção pelo usuário.
Lembre-se de que a integração é um processo contínuo. À medida que sua equipe se torna mais confortável com o sistema, você pode introduzir recursos adicionais e otimizar as configurações com base nos padrões reais de uso.
Pronto para transformar seu planejamento de recursos?
A integração bem-sucedida da equipe estabelece a base para um gerenciamento eficaz de recursos. O ActivityTimeline fornece as ferramentas necessárias para criar um ambiente de planejamento de recursos que realmente funcione para sua equipe.
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