Jira es el campeón indiscutible de los pesos pesados en la gestión del desarrollo de software. Pero, ¿qué pasa con todos los demás trabajos que mantienen a una empresa en funcionamiento? ¿Qué pasa con las cruciales sesiones de planificación interna, las llamadas a los clientes o las actividades de formación de equipos que no encajan perfectamente en un error o una historia? Durante demasiado tiempo, estas han sido actividades invisibles: tareas que consumen tiempo pero que existen fuera de un flujo de trabajo formal, lo que dificulta obtener una imagen completa de la carga de trabajo de un empleado.
Esto es un problema ActivityTimeline resuelve con su potente función de eventos personalizados. Al permitirte crear y personalizar nuevos tipos de eventos para que coincidan con tus procesos internos específicos, puedes transformar estas tareas invisibles en datos rastreables y reportables. En este artículo se explica cómo usar los eventos personalizados de Jira para obtener el total control sobre su planificación e informes.
L; SECAR
La funcionalidad predeterminada de Jira se limita al trabajo basado en problemas, lo que deja muchas actividades internas sin seguimiento. La función de eventos personalizados de ActivityTimeline te permite crear nuevos tipos de eventos, como «Llamada de cliente» o «sesión de entrenamiento», para capturar este trabajo que antes era invisible. Estos eventos aparecen en la cronología de tu equipo y se pueden incluir en informes y hojas de tiempo, lo que brinda a los gerentes una visión integral de todas las actividades. Esta personalización ayuda a las organizaciones a tener una idea más precisa de cómo se dedica el tiempo, lo que permite tomar decisiones más informadas y agilizar los procesos.
Más allá de los problemas de Jira: captura todo tu trabajo
La idea central de esta función es que no todo el trabajo valioso es un problema de Jira. Actividades como las vacaciones, las licencias por enfermedad, las reuniones de equipo y las sesiones de planificación estratégica son fundamentales para un equipo sano y productivo, pero a menudo solo aparecen en calendarios externos o en hojas de cálculo olvidadas. ActivityTimeline proporciona una forma centralizada de incorporarlas a tu ecosistema de gestión de proyectos.
La posibilidad de añadir y definir tus propios tipos de eventos personalizados te permite adaptar ActivityTimeline a la forma en que funciona realmente tu organización. Esta función es el resultado directo de las ideas extraídas de los debates de la comunidad y de las solicitudes de los usuarios que necesitaban una visión más holística del tiempo de sus equipos.
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Paso a paso: Creación de un nuevo tipo de evento personalizado
Crear un nuevo evento es un proceso sencillo. Te permite definir un evento que se adapte perfectamente a una actividad común a tu equipo, lo que garantiza que todo el trabajo, tanto dentro como fuera de Jira, se registre de forma coherente.
- Navega hasta
Configuraciones>Eventos>Tipos de eventos de cronograma. Esto lengüeta proporciona una lista de todos los tipos de eventos existentes. - Haga clic la «Crear tipo de evento personalizado» botón. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se le pedirá que defina el nuevo evento.
- Entrar un nombre y descripción para tu nuevo tipo de evento personalizado. El descripción es útil para garantizar que todos estén en su equipo poder entender su finalidad.
- Elige un evento base tipo. Este es un paso fundamental en el que seleccionar un evento del sistema como
RESERVA,DÍA_LIBRE,FERIADO, oNOTA. Tu nuevo evento heredará las propiedades de este tipo base. Para ejemplo, eligiendoRESERVAya que tu base te permitiría capturar una cantidad específica de tiempo por día. - Set un predeterminado categoría. Puede establecer una categoría de registro de trabajo predeterminada para acto, lo que convierte un evento del tipo «Reunión» automáticamente en «No facturable» y un evento de tipo «Trabajo en proyecto» en «Facturable».
- Guardar tus cambios. Tu nuevo tipo de evento personalizado ya está disponible para todos usuarios en el menú de creación de eventos. Los administradores pueden aprobar o cancelar el evento si es necesario.
Casos de uso y beneficios
Una vez configurados, estos eventos personalizados se convierten en potentes herramientas para la planificación y la elaboración de informes.
- Rastreo mejorado: Los eventos personalizados permiten un seguimiento detallado de diversas categorías de trabajo ajenas a los problemas de Jira. Puedes crear eventos para las «tareas administrativas» o las «sesiones de formación» y ver con precisión cuánto tiempo dedicas a estas actividades. Esto permite un análisis más profundo de la carga de trabajo y ayuda al gerente a asignar los recursos de manera más eficaz en el futuro.
- Planificación flexible: Los eventos tienen un valor incalculable para la asignación de recursos y la planificación de la capacidad. Por ejemplo, Eventos «festivos» o de «licencia por enfermedad» reflejan con precisión una reducción en la capacidad de un usuario. Esto ayuda a los gerentes a evaluar de manera realista la fuerza laboral disponible y a ajustar los plazos de los proyectos en consecuencia. Un evento personalizado se puede usar como «marcador de posición» para probar diferentes escenarios de planificación sin afectar de forma inmediata a los problemas de Jira.
- Informes y hojas de tiempo mejorados: Los eventos personalizados se pueden programar fácilmente en la línea de tiempo. Su tiempo asociado se puede incluir entonces en varios informes y hojas de tiempo, lo que proporciona una visión completa de todas las actividades. Por ejemplo, los eventos de reservas anteriores se pueden configurar para que se traten como registros de trabajo para la elaboración de informes. ActivityTimeline también puede tratar automáticamente los eventos externos del calendario como registros de trabajo o permitir a los usuarios registrar manualmente el tiempo comparándolos con ellos. Además, los campos personalizados se pueden asociar a los tipos de eventos para capturar detalles adicionales y específicos, lo que mejora la granularidad de los datos.
- Procesos simplificados: Al definir con precisión los tipos de eventos para que coincidan con los procesos internos, las organizaciones se aseguran de capturar todas las actividades laborales. Esto contribuye a una visión global y precisa de los plazos de los proyectos y la disponibilidad de los equipos, lo que lleva a una gestión más eficiente. Esto ayuda a las empresas a lograr más con menos sorpresas, lo que se traduce en una mejor experiencia para el cliente.
Caso real: optimización de la planificación de proyectos
Imagine una empresa con muchos empleadores que se enfrentan a un problema similar: los empleados dedican una cantidad significativa de tiempo a tareas esenciales, pero no relacionadas con el proyecto. Estas incluyen la incorporación de nuevos empleados, las reuniones mensuales del equipo y las sesiones de formación estratégica.
Al crear eventos personalizados de Jira para «Formación» e «Incorporación», un gerente puede representar visualmente estas actividades en la cronología del equipo. De este modo, el director puede ver fácilmente cómo estos compromisos afectan a la capacidad de cada persona para realizar tareas relacionadas con el proyecto. Los datos se pueden usar en un informe para mostrar que un determinado equipo necesita más recursos para compensar el tiempo dedicado a la capacitación, lo que se traduce en una mejor asignación de recursos y en una mayor eficiencia general.
Este enfoque proactivo para planificar y gestionar todas las actividades laborales ayuda al equipo a mantenerse en el buen camino y cumplir con sus plazos. Convierte lo que podría necesitar un seguimiento manual en una hoja de cálculo en un proceso automatizado y transparente.
Conclusión
La función de eventos personalizados de ActivityTimeline brinda a los equipos un control total sobre la planificación y los informes, lo que les permite realizar un seguimiento preciso de todas las actividades laborales, no solo de las de Jira. Esta personalización permite realizar análisis más precisos y tomar decisiones más informadas, lo que la convierte en una herramienta esencial para cualquier organización que valore la visibilidad y la eficiencia.
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