Pourquoi les événements personnalisés Jira sont stratégiques

Jira est la championne incontestée des poids lourds en matière de gestion du développement de logiciels. Mais qu'en est-il de tous les autres travaux qui permettent à une entreprise de fonctionner ? Qu'en est-il des sessions cruciales de planification interne, des appels avec les clients ou des activités de team building qui ne correspondent pas parfaitement à un bug ou à une histoire ? Pendant trop longtemps, ces activités sont restées invisibles, c'est-à-dire des tâches qui prennent du temps mais qui se situent en dehors d'un flux de travail formel, ce qui rend difficile l'obtention d'une image complète de la charge de travail d'un employé.

C'est un problème ActivityTimeline résout le problème grâce à sa puissante fonctionnalité d'événements personnalisés. En vous permettant de créer et de personnaliser de nouveaux types d'événements en fonction de vos processus internes spécifiques, vous pouvez transformer ces tâches invisibles en données traçables et déclarables. Cet article explique comment utiliser les événements personnalisés de Jira pour obtenir un total contrôle de votre planification et de vos rapports.

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La fonctionnalité par défaut de Jira est limitée au travail basé sur des problèmes, laissant de nombreuses activités internes sans suivi. La fonction d'événements personnalisés d'ActivityTimeline vous permet de créer de nouveaux types d'événements, tels que « Appel client » ou « Session de formation », pour capturer ce travail auparavant invisible. Ces événements apparaissent sur la chronologie de votre équipe et peuvent être inclus dans des rapports et des feuilles de temps, offrant ainsi aux responsables une vue complète de toutes les activités. Cette personnalisation aide les organisations à obtenir une image plus précise de la façon dont le temps est dépensé, ce qui permet de prendre des décisions plus éclairées et de rationaliser les processus.

Au-delà des problèmes liés à Jira : capturez l'ensemble de votre travail

L'idée de base de cette fonctionnalité est que tous les travaux importants ne sont pas liés à Jira. Des activités telles que les vacances, les congés de maladie, les réunions d'équipe et les sessions de planification stratégique sont essentielles pour une équipe saine et productive, mais elles n'apparaissent souvent que dans des calendriers externes ou des feuilles de calcul oubliées. ActivityTimeline fournit un moyen centralisé de les intégrer à votre écosystème de gestion de projet.

La possibilité d'ajouter et de définir vos propres types d'événements personnalisés vous permet d'adapter ActivityTimeline au mode de fonctionnement réel de votre organisation. Cette fonctionnalité est le résultat direct des informations recueillies lors des discussions de la communauté et des demandes des utilisateurs qui souhaitaient avoir une vision plus globale du temps passé par leurs équipes.

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Étape par étape : création d'un nouveau type d'événement personnalisé

La création d'un nouvel événement est un processus simple. Il vous permet de définir un événement qui correspond parfaitement à une activité commune à votre équipe, en veillant à ce que tout le travail, à la fois dans et hors de Jira, soit suivi de manière cohérente.

1. Naviguez vers Configurations > Évènements > Types d'événements chronologiques. Ce onglet fournit une liste de tous les types d'événements existants.
2. Cliquez le « Créer un type d'événement personnalisé » bouton. Une boîte de dialogue apparaît, vous invitant à définir le nouvel événement.
3. Entrez un nom et description pour votre nouveau type d'événement personnalisé. Le description est utile pour garantir que tout le monde sur votre équipe peut comprendre son objectif.
4. Choisissez un événement de base type. Il s'agit d'une étape fondamentale où vous sélectionner un événement système comme RÉSERVATION, JOUR_CONGÉ, VACANCES, ou REMARQUE. Votre nouvel événement héritera des propriétés de ce type de base. Pour exemple, en choisissant RÉSERVATION car votre base vous permettrait de capturer une quantité spécifique de temps par jour.
5. Set un défaut catégorie. Vous pouvez définir une catégorie de journal de travail par défaut pour événement, en faisant d'un événement « Réunion » un type d'événement « Non facturable » automatiquement et un événement « Projet de travail » de type « Facturable ».
6. Enregistrer vos modifications. Votre nouveau type d'événement personnalisé est désormais accessible à tous utilisateurs dans le menu de création d'événements. Les administrateurs peuvent approuver ou annuler l'événement si nécessaire.

Cas d'utilisation et avantages

Une fois configurés, ces événements personnalisés deviennent de puissants outils de planification et de création de rapports.

• Suivi amélioré: les événements personnalisés permettent un suivi précis des différentes catégories de travail qui ne relèvent pas des problèmes de Jira. Vous pouvez créer des événements pour les « tâches administratives » ou les « sessions de formation » et voir exactement combien de temps est consacré à ces activités. Cela permet une analyse plus approfondie de la charge de travail et aide le responsable à allouer les ressources de manière plus efficace à l'avenir.
• Planification flexible: Les événements sont d'une valeur inestimable pour l'allocation des ressources et la planification des capacités. Par exemple, Événements « vacances » ou « congés de maladie » reflètent avec précision une réduction de la capacité d'un utilisateur. Cela aide les responsables à évaluer de manière réaliste la main-d'œuvre disponible et à ajuster le calendrier des projets en conséquence. Un événement personnalisé peut être utilisé comme « espace réservé » pour tester différents scénarios de planification sans avoir d'impact immédiat sur les problèmes de Jira.
• Rapports et feuilles de temps améliorés: les événements personnalisés peuvent être facilement planifiés sur la chronologie. Le temps qui leur est associé peut ensuite être inclus dans divers rapports et feuilles de temps, offrant ainsi une vue complète de toutes les activités. Par exemple, les événements de réservation passés peuvent être configurés pour être traités comme des journaux de travail à des fins de reporting. ActivityTimeline peut également traiter automatiquement les événements externes du calendrier comme des journaux de travail ou permettre aux utilisateurs de consigner manuellement le temps passé par rapport à ceux-ci. En outre, des champs personnalisés peuvent être associés à des types d'événements pour saisir des détails spécifiques supplémentaires, améliorant ainsi la granularité des données.
• Processus rationalisés: En définissant précisément les types d'événements en fonction des processus internes, les organisations s'assurent que toutes les activités professionnelles sont enregistrées. Cela contribue à une vue d'ensemble globale et précise des délais des projets et de la disponibilité des équipes, ce qui permet une gestion plus efficace. Cela permet aux entreprises de faire plus avec moins de surprises, ce qui se traduit par une meilleure expérience client.

Cas concret : optimisation de la planification de projets

Imaginez une entreprise comptant de nombreux employeurs confrontés à un problème similaire : les employés consacrent une grande partie de leur temps à des tâches essentielles qui ne sont pas liées à des projets. Il s'agit notamment de l'intégration des nouveaux employés, des réunions d'équipe mensuelles et des sessions de formation stratégique.

En créant des événements Jira personnalisés pour « Formation » et « Intégration », un responsable peut représenter visuellement ces activités sur la chronologie de l'équipe. Le responsable peut alors facilement voir comment ces engagements affectent la capacité de chacun à effectuer des tâches liées au projet. Les données peuvent être utilisées dans un rapport pour montrer qu'une certaine équipe a besoin de plus de ressources pour compenser le temps consacré à la formation, ce qui se traduit par une meilleure allocation des ressources et une efficacité globale.

Cette approche proactive de la planification et de la gestion de toutes les activités de travail aide une équipe à rester sur la bonne voie et à respecter ses délais. Il transforme ce qui pourrait nécessiter un suivi manuel dans une feuille de calcul en un processus automatisé et transparent.

Conclusion

La fonctionnalité d'événements personnalisés d'ActivityTimeline donne aux équipes un contrôle total sur leur planification et leurs rapports, ce qui leur permet de suivre avec précision toutes les activités professionnelles, et pas seulement celles au sein de Jira. Cette personnalisation permet des analyses plus précises et des décisions plus éclairées, ce qui en fait un outil essentiel pour toute organisation qui valorise la visibilité et l'efficacité.

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