Pourquoi les événements personnalisés Jira sont stratégiques

Jira é o campeão indiscutível dos pesos pesados no gerenciamento do desenvolvimento de software. Mas e todos os outros trabalhos que mantêm uma empresa funcionando? E quanto às sessões cruciais de planejamento interno, ligações com clientes ou atividades de formação de equipe que não se encaixam perfeitamente em um bug ou em uma história? Por muito tempo, essas foram atividades invisíveis — tarefas que consomem tempo, mas existem fora de um fluxo de trabalho formal, dificultando a obtenção de uma visão completa da carga de trabalho de um funcionário.

Isso é um problema ActivityTimeline resolve com seu poderoso recurso de eventos personalizados. Ao permitir que você crie e personalize novos tipos de eventos para corresponder aos seus processos internos específicos, você pode transformar essas tarefas invisíveis em dados rastreáveis e reportáveis. Este artigo explicará como usar os eventos personalizados do Jira para obter um total controle sobre seu planejamento e relatórios.

TL; DR

A funcionalidade padrão do Jira é limitada ao trabalho baseado em problemas, deixando muitas atividades internas sem controle. O recurso de eventos personalizados do ActivityTimeline permite que você crie novos tipos de eventos, como “Chamada do cliente” ou “Sessão de treinamento”, para capturar esse trabalho anteriormente invisível. Esses eventos aparecem na linha do tempo da sua equipe e podem ser incluídos em relatórios e planilhas de horas, oferecendo aos gerentes uma visão abrangente de todas as atividades. Essa personalização ajuda as organizações a obter uma visão mais precisa de como o tempo é gasto, levando a decisões mais informadas e processos simplificados.

Além dos problemas do Jira: capturando todo o seu trabalho

A ideia central por trás desse recurso é que nem todo trabalho valioso é um problema do Jira. Atividades como férias, licenças médicas, reuniões de equipe e sessões de planejamento estratégico são essenciais para uma equipe saudável e produtiva, mas geralmente existem apenas em calendários externos ou planilhas esquecidas. O ActivityTimeline fornece uma maneira centralizada de incluí-los em seu ecossistema de gerenciamento de projetos.

A capacidade de adicionar e definir seus próprios tipos de eventos personalizados permite que você adapte o ActivityTimeline à forma como sua organização realmente funciona. Esse recurso é resultado direto de insights obtidos por discussões e solicitações da comunidade de usuários que precisavam de uma visão mais holística do tempo de suas equipes.

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Passo a passo: Criando um novo tipo de evento personalizado

Criar um novo evento é um processo simples. Ele permite que você defina um evento que corresponda perfeitamente a uma atividade comum à sua equipe, garantindo que todo o trabalho, dentro e fora do Jira, seja monitorado de forma consistente.

1. Navegue até Configurações > Eventos > Tipos de eventos do cronograma. Isso aba fornece uma lista de todos os tipos de eventos existentes.
2. Clique a “Criar tipo de evento personalizado” botão. Uma caixa de diálogo aparecerá, solicitando que você defina o novo evento.
3. Entrar uma nome e descrição para o seu novo tipo de evento personalizado. O descrição é útil para garantir que todos estejam em seu time lata compreendo seu propósito.
4. Escolha um evento base tipo. Esta é uma etapa fundamental em que você selecione uma evento do sistema como RESERVA, DIA_DE_FOLGA, FERIADO, ou NOTA. Seu novo evento herdará as propriedades desse tipo básico. Para exemplo, escolhendo RESERVA pois sua base permitiria que você capturasse uma quantidade específica de horas por dia.
5. Conjunto uma padrão categoria. Você pode definir uma categoria de registro de trabalho padrão para o evento, fazendo com que um evento de “Reunião” seja automaticamente “Não Faturável” e um evento de “Trabalho de Projeto” do tipo “Faturável”.
6. Salvar suas mudanças. Seu novo tipo de evento personalizado agora está disponível para todos usuários no menu de criação de eventos. Os administradores podem aprovar ou descartar o evento, se necessário.

Casos de uso e benefícios

Depois de configurados, esses eventos personalizados se tornam ferramentas poderosas para planejamento e geração de relatórios.

• Rastreamento avançado: Eventos personalizados permitem o rastreamento granular de diversas categorias de trabalho que estão fora dos problemas do Jira. Você pode criar eventos para “Tarefas administrativas” ou “Sessão de treinamento” e ver com precisão quanto tempo é gasto nessas atividades. Isso permite uma análise mais profunda da carga de trabalho e ajuda o gerente a alocar recursos com mais eficiência no futuro.
• Planejamento flexível: Os eventos são inestimáveis para alocação de recursos e planejamento de capacidade. Por exemplo, Eventos de “férias” ou “licença médica” reflita com precisão uma redução na capacidade do usuário. Isso ajuda os gerentes a avaliar de forma realista a força de trabalho disponível e ajustar os cronogramas do projeto de acordo. Um evento personalizado pode ser usado como um “espaço reservado” para testar diferentes cenários de planejamento sem afetar imediatamente os problemas do Jira.
• Relatórios e planilhas de horários aprimorados: Eventos personalizados podem ser facilmente agendados na linha do tempo. Seu tempo associado pode então ser incluído em vários relatórios e planilhas de horas, fornecendo uma visão abrangente de todas as atividades. Por exemplo, eventos de reservas anteriores podem ser configurados para serem tratados como registros de trabalho para relatórios. O ActivityTimeline também pode tratar automaticamente os eventos externos do calendário como registros de trabalho ou permitir que os usuários registrem manualmente o tempo neles. Além disso, campos personalizados podem ser associados a tipos de eventos para capturar detalhes adicionais e específicos, aprimorando a granularidade dos dados.
• Processos simplificados: Ao definir com precisão os tipos de eventos para corresponder aos processos internos, as organizações garantem que todas as atividades de trabalho sejam capturadas. Isso contribui para uma visão geral holística e precisa dos cronogramas do projeto e da disponibilidade da equipe, levando a um gerenciamento mais eficiente. Isso ajuda as empresas a conseguirem mais com menos surpresas, levando a uma melhor experiência do cliente.

Caso real: Otimizando o planejamento de projetos

Imagine uma empresa com muitos empregadores enfrentando um problema semelhante: uma quantidade significativa do tempo dos funcionários é gasta em tarefas essenciais, mas não relacionadas ao projeto. Isso inclui a integração de novos contratados, reuniões mensais da equipe e sessões de treinamento estratégico.

Ao criar eventos personalizados do Jira para “Treinamento” e “Integração”, um gerente pode representar visualmente essas atividades no cronograma da equipe. O gerente pode então ver facilmente como esses compromissos afetam a capacidade de cada pessoa de realizar tarefas relacionadas ao projeto. Os dados podem ser usados em um relatório para mostrar que uma determinada equipe precisa de mais recursos para compensar o tempo gasto em treinamento, levando a uma melhor alocação de recursos e eficiência geral.

Essa abordagem proativa para planejar e gerenciar todas as atividades de trabalho ajuda a equipe a se manter no caminho certo e cumprir seus prazos. Ele transforma o que pode precisar de rastreamento manual em uma planilha em um processo automatizado e transparente.

Conclusão

O recurso de eventos personalizados do ActivityTimeline oferece às equipes controle total sobre seu planejamento e relatórios, permitindo que elas acompanhem com precisão todas as atividades de trabalho, não apenas aquelas dentro do Jira. Essa personalização permite análises mais precisas e decisões mais informadas, tornando-a uma ferramenta essencial para qualquer organização que valorize a visibilidade e a eficiência.

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