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Une tâche urgente atterrit sur votre bureau. Le délai est serré. La première question que vous vous posez est : « Qui peut s'en charger ? » Vous commencez la gymnastique mentale de la planification des ressources : Alex est-il libre cette semaine ? Sarah est-elle déjà surchargée après cette dernière grosse poussée ? Faire le mauvais choix entraîne l'épuisement de l'équipe, le non-respect des délais et un projet qui commence à vaciller.
Ces conjectures sont à l'origine de l'échec des projets. Sans un clair Rapports Jira de la capacité en temps réel de votre équipe, vous planifiez dans le noir. C'est là qu'un rapport de disponibilité clair devient votre outil le plus essentiel. C'est la différence entre un leadership proactif et une lutte réactive contre les incendies. ActivityTimeline fournit la réponse définitive avec ses rapports de disponibilité des personnes et des équipes, qui vous donnent une vue précise et en temps réel de la bande passante disponible de votre équipe.
Que se passe-t-il si vous ne disposez pas d'un rapport de disponibilité précis ?
Lorsque vous ne pouvez pas déterminer avec précision qui est disponible, vous exposez vos projets et votre équipe à des risques importants. Le succès d'un projet dépend de la santé de l'ensemble de ses travaux, et pas seulement de la base du plan initial. Ignorer les détails de la capacité de votre équipe revient à ignorer les fondations d'un bâtiment : des fissures finiront par apparaître.
Voici les conséquences de l'estimation de la capacité d'une équipe :
- Burnout de l'équipe : Surcharger constamment vos employés les plus performants est le moyen le plus rapide de les perdre. Vous pensez peut-être que vous maximisez l'efficacité, mais vous créez en fait un environnement de travail non durable. Lorsqu'il n'y a pas de marge de manœuvre dans le système, une seule maladie inattendue peut faire dérailler le calendrier complet d'un projet, obligeant les autres à prendre le relais et les poussant au bord de l'épuisement professionnel.
- Dates limites non respectées : Attribuer une tâche critique à un membre de l'équipe qui est déjà à 110 % de sa capacité signifie que quelque chose doit donner. Les délais deviennent discutables et la confiance des parties prenantes commence à s'éroder. Sans une vision claire, vous ne pouvez pas voir l'encombrement des tâches que vous créez.
- Allocation de ressources inefficace : Vous avez certainement des membres de votre équipe qui ont des heures disponibles et qui sont prêts à relever un nouveau défi. Sans visibilité, ils restent toutefois sous-utilisés alors que leurs collègues sont débordés. Ce déséquilibre est non seulement inefficace mais aussi démoralisant pour toute l'équipe.
- Mauvaises prévisions : Vous ne pouvez pas engager votre équipe dans de nouveaux projets en toute confiance si vous ne disposez pas d'une compréhension basée sur des données de leur véritable capacité disponible. Cela entraîne un cycle de promesses excessives et de résultats insuffisants, ce qui peut nuire à votre réputation.
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Gagner en clarté grâce aux rapports de disponibilité d'ActivityTimeline
ActivityTimeline élimine le brouillard de la planification des ressources en proposant deux rapports distincts et puissants conçus pour vous apporter des éclaircissements à la fois au niveau individuel et au niveau de l'équipe : Rapport sur la disponibilité des personnes et le Rapport sur la disponibilité de l'équipe.
Le Rapport sur la disponibilité des personnes est un document qui met l'accent sur une personne et affiche le nombre d'heures disponibles (ou un pourcentage) pour une seule personne. Il répond à la question tactique quotidienne : « Ce membre de l'équipe en particulier peut-il effectuer une autre tâche cette semaine ? » Ce rapport calcule la disponibilité en prenant la capacité définie d'une personne et en soustrayant les estimations restantes de toutes ses tâches Jira planifiées et de ses événements personnalisés tels que des réunions ou des vacances.
Le Rapport sur la disponibilité de l'équipe fournit une vue d'ensemble stratégique. Il s'agit d'un rapport consolidé qui montre la capacité globale disponible de l'équipe sur une période donnée. Cela vous aide à répondre à la question cruciale à long terme : « Notre équipe d'ingénieurs dispose-t-elle de la bande passante collective nécessaire pour entreprendre une nouvelle initiative majeure le trimestre prochain ? » Il s'agit d'un outil essentiel pour une planification de haut niveau, qui vous aide à aligner votre stratégie en matière de ressources sur vos objectifs commerciaux.
Guide étape par étape pour générer un rapport de disponibilité
ActivityTimeline facilite la génération de données de rapports sur la bande passante de votre équipe. En quelques étapes, vous pouvez obtenir les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées. Voici comment créer le rapport souhaité.
Étape 1 : Accédez à la page des rapports
Tout d'abord, vous accédez à la section principale de l'application consacrée aux rapports. Dans la barre de navigation supérieure d'ActivityTimeline, cliquez sur l'icône « Rapports ». Vous serez redirigé vers la page principale des rapports, où vous trouverez une liste des rapports en vedette et une option pour « Autres rapports ».
Étape 2 : Trouvez le bon rapport
Vous trouverez le rapport sur la disponibilité des personnes et le rapport sur la disponibilité de l'équipe sous l'onglet « Autres rapports », situé dans la section Rapports de prévision. Sélectionnez le type de rapport qui correspond à vos besoins, que ce soit pour un individu ou pour l'ensemble de l'équipe.
Étape 3 : Configuration des paramètres de votre rapport
Une fois que vous avez sélectionné un rapport, un écran de configuration apparaît. C'est ici que vous pouvez personnaliser le rapport pour obtenir les informations exactes dont vous avez besoin.
- Sélectionnez l'équipe ou la personne: Choisissez l'équipe ou la personne que vous souhaitez analyser dans la liste déroulante.
- Définissez la période : La période par défaut est d'un mois, mais vous pouvez choisir un nombre de mois compris entre 1 et 12 ou définir une plage de dates personnalisée en fonction de votre cycle de planification, qu'il s'agisse d'un sprint de deux semaines ou d'une prévision trimestrielle.
- Choisissez le format: Décidez si le rapport affiche les données en heures ou en pourcentage. À
- pour afficher la disponibilité dans le format sélectionné, cochez simplement Afficher la disponibilité à l'aide de l'option cocher les pourcentages.
Étape 4 : Générer et analyser le rapport
Une fois vos paramètres définis, cliquez sur « Générer un rapport Web » pour afficher les résultats instantanément. Vous pouvez également exporter les données au format Excel pour les partager ou les analyser plus en profondeur.
Le rapport généré est conçu dans un souci de clarté. Il affiche les heures disponibles pour la période sélectionnée. Le code couleur vous permet de repérer les problèmes instantanément : le vert correspond à une utilisation maximale, tandis que les chiffres négatifs, souvent affichés en rouge, indiquent une personne ou une équipe surchargée. Cette analyse ne concerne pas uniquement le responsable de haut niveau du projet ; elle vous permet d'explorer le bas du corps des données. Vous pouvez voir le travail détaillé des jambes requis pour chaque initiative, en vous assurant que chaque composant, du pied à la cuisse, est pris en compte. Ce niveau de détail empêche le projet de développer une faiblesse de la cheville et lui permet d'avancer régulièrement.
Planifiez en toute confiance, sans conjectures
Les conjectures en matière d'allocation des ressources constituent un pari risqué qui entraîne souvent des tensions pour les équipes et des retards dans les projets. Vous ne pouvez pas construire un projet réussi sur la base d'hypothèses. Les fonctionnalités du rapport de disponibilité d'ActivityTimeline remplacent cette incertitude par une confiance basée sur les données.
Le rapport de disponibilité des personnes vous donne la clarté tactique nécessaire pour effectuer des tâches intelligentes et à la volée, tandis que le rapport sur la disponibilité des équipes fournit les prévisions stratégiques nécessaires à un succès à long terme. Ensemble, ils vous permettent de constituer une équipe résiliente, productive et durable capable de relever tous les défis en toute confiance.
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