Uma equipe de projeto raramente consiste apenas de usuários do Jira. Muitos gerentes de projeto lidam com uma mistura de funcionários internos e contratados externos, freelancers ou ativos físicos compartilhados, como equipamentos e salas de reuniões. Embora o Jira seja excelente no gerenciamento de tarefas para seus usuários licenciados, há muito tempo ele luta para contabilizar essas entidades externas, deixando uma lacuna significativa na capacidade da organização de planejar e executar projetos com eficiência.
ActivityTimeline fornece uma solução poderosa para esse desafio. Ele introduz a capacidade de gerenciar “usuários que não são do Jira” como recursos, permitindo que os gerentes de projeto integrem perfeitamente uma ampla variedade de recursos do projeto em seus fluxos de trabalho de planejamento de recursos e gerenciamento de projetos. Essa funcionalidade amplia o valor do ActivityTimeline além do ecossistema Jira, fornecendo uma abordagem verdadeiramente abrangente para o gerenciamento de recursos.
TL; DR
Os recursos nativos do Jira são limitados a usuários licenciados, dificultando o gerenciamento de recursos como prestadores de serviços externos, freelancers ou equipamentos compartilhados. O recurso “Usuários que não são do Jira” do ActivityTimeline permite que você crie e gerencie esses recursos de forma eficaz junto com os membros regulares da sua equipe em um único painel de planejamento. Isso fornece uma visão geral holística de todos os recursos do projeto, ajudando a evitar conflitos de agendamento e permitindo a alocação precisa de recursos, aumentando a produtividade da equipe e a eficiência geral.
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Criação e gerenciamento de recursos que não são do Jira
A principal proposta de valor da ActivityTimeline é permitir planejamento de recursos para todos os seus recursos, independentemente de sua conexão com o Jira. Isso é feito por meio de um processo de configuração simples e intuitivo.
Para criar um recurso que não seja do JIRA, navegue até Configuração > Usuários e selecione Recursos. A partir daí, você pode criar um novo recurso e dar a ele um nome, um identificador exclusivo e uma descrição. Assim como acontece com um usuário normal do Jira, você pode atribuir uma posição, habilidades e até mesmo uma capacidade personalizada ou horário de trabalho. Esse nível de detalhe garante que os recursos que não são do JIRA sejam integrados ao seu processo de planejamento de uma forma significativa e legível por humanos.
Esses recursos aparecem no principal painel de planejamento junto com seus usuários do Jira, oferecendo uma visão completa de toda a sua força de trabalho. Você pode adicioná-los a uma equipe existente ou criar equipes dedicadas para recursos específicos que não são do JIRA, como uma equipe de equipamentos compartilhados. Essa abordagem holística ajuda a evitar conflitos de agendamento e fornece uma visão geral rápida de todos os recursos disponíveis para um projeto.
Casos de uso e benefícios
Essa funcionalidade oferece vantagens significativas para o gerenciamento de recursos.
- Gestão diversificada de recursos: Esse recurso permite o gerenciamento de vários tipos de recursos que não são usuários do Jira. Por exemplo, você pode gerenciar com eficácia um designer freelancer que não é usuário do Jira, alocando seu tempo para projetos ou atividades específicas. Ele também permite que você acompanhe e gerencie recursos não humanos, como ambientes de teste compartilhados ou equipamentos especializados, garantindo que eles estejam disponíveis quando necessário.
- Visão holística do projeto: A capacidade de ver usuários e recursos que não são do Jira no mesmo painel de planejamento fornece uma visão geral abrangente de todos os recursos do projeto. Isso ajuda os gerentes de projeto a avaliar com precisão a força de trabalho total e ajustar os cronogramas do projeto de forma realista. Essa visão holística é crucial para identificar e resolver possíveis conflitos de agendamento antes que eles afetem o progresso do seu projeto.
- Planejamento focado: Embora os problemas do Jira só possam ser atribuídos a usuários e equipes do Jira, o ActivityTimeline permite que você atribua eventos personalizados, como reservas ou espaços reservados, a esses recursos que não são do JIRA. Isso permite o planejamento detalhado de atividades que não são do Jira sem a necessidade de criar contas do Jira para cada entidade externa. Um gerente de projeto pode usar um evento de espaço reservado para simular a carga de trabalho de um novo evento ou de um novo funcionário em potencial antes de tomar uma decisão de contratação. Depois que uma pessoa é contratada, suas tarefas podem ser reatribuídas do espaço reservado para o usuário real com uma conta licenciada do Jira.
Esse nível de detalhe ajuda o gerente de projetos a evitar armadilhas comuns, como falhas de comunicação e falta de transparência, o que leva a uma melhor colaboração e maior produtividade em vários projetos.
Informações adicionais sobre recursos
- O número de recursos que podem ser criados é limitado pelo número de usuários pagos que você tem no sistema. Se você tiver 130 usuários ativos do Jira, poderá criar e gerenciar até 130 recursos no ActivityTimeline.
- Você só pode atribuir eventos personalizados aos Recursos, e os problemas do Jira só podem ser atribuídos a usuários e equipes no ActivityTimeline.
Conclusão
A necessidade de ferramentas robustas de gerenciamento de recursos nunca foi tão grande, e isso vai além dos limites do Jira. A capacidade do ActivityTimeline de gerenciar recursos que não são do JIRA junto com os recursos humanos tradicionais é um divisor de águas. Esse plugin fornece uma visão geral verdadeiramente abrangente de todos os seus recursos, desde funcionários em tempo integral até equipamentos compartilhados e possíveis novas contratações. Ele dá aos gerentes de projeto a capacidade de planejar e gerenciar seu orçamento, carga de trabalho e utilização com mais precisão, resultando em operações mais eficientes e melhores resultados para toda a empresa.
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