Une équipe de projet est rarement composée uniquement d'utilisateurs de Jira. De nombreux chefs de projet jonglent entre des employés internes et des sous-traitants externes, des travailleurs indépendants ou des actifs physiques partagés tels que des équipements et des salles de réunion. Bien que Jira excelle dans la gestion des tâches pour ses utilisateurs autorisés, elle a longtemps eu du mal à prendre en compte ces entités externes, ce qui laisse un vide important dans la capacité d'une organisation à planifier et à exécuter des projets de manière efficace.
ActivityTimeline fournit une solution puissante à ce défi. Il introduit la possibilité de gérer les « utilisateurs non-Jira » en tant que ressources, permettant aux chefs de projet d'intégrer de manière fluide un large éventail de ressources de projet dans leurs flux de planification des ressources et de gestion de projet. Cette fonctionnalité étend la valeur d'ActivityTimeline au-delà de l'écosystème Jira, offrant une approche véritablement complète de la gestion des ressources.
TL ; SEC
Les fonctionnalités natives de Jira sont limitées aux utilisateurs titulaires d'une licence, ce qui rend difficile la gestion des ressources telles que les sous-traitants externes, les travailleurs indépendants ou les équipements partagés. La fonctionnalité « Utilisateurs non-Jira » d'ActivityTimeline vous permet de créer et de gérer ces ressources efficacement aux côtés des membres réguliers de votre équipe sur un tableau de bord de planification unique. Cela fournit une vue d'ensemble de toutes les ressources du projet, ce qui permet d'éviter les conflits de planification et de permettre une allocation précise des ressources, améliorant ainsi la productivité de l'équipe et l'efficacité globale.
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Création et gestion de ressources non Jira
La proposition de valeur fondamentale d'ActivityTimeline est de permettre planification des ressources pour toutes vos ressources, quelle que soit leur connexion à Jira. Ceci est réalisé grâce à un processus de configuration simple et intuitif.
Pour créer une ressource autre que JIRA, vous devez accéder à Configuration > Les utilisateurs et sélectionnez Ressources. À partir de là, vous pouvez créer une nouvelle ressource et lui attribuer un nom, un identifiant unique et une description. Comme pour un utilisateur Jira classique, vous pouvez attribuer un poste, des compétences et même une capacité ou des heures de travail personnalisées. Ce niveau de détail garantit que les ressources autres que JIRA sont intégrées à votre processus de planification de manière significative et lisible par l'homme.
Ces ressources figurent sur la page principale tableau de bord de planification aux côtés de vos utilisateurs Jira, vous offrant ainsi une vue complète de l'ensemble de vos effectifs. Vous pouvez les ajouter à une équipe existante ou créer des équipes dédiées pour des ressources spécifiques non liées à JIRA, comme une équipe d'équipements partagés. Cette approche holistique permet d'éviter les conflits de planification et fournit un aperçu en un coup d'œil de toutes les ressources disponibles pour un projet.
Cas d'utilisation et avantages
Cette fonctionnalité présente des avantages importants pour la gestion des ressources.
- Gestion des ressources diversifiées : Cette fonctionnalité permet de gérer différents types de ressources qui ne sont pas des utilisateurs de Jira. Par exemple, vous pouvez gérer efficacement un designer indépendant qui n'utilise pas Jira, en allouant son temps à des projets ou à des activités spécifiques. Il vous permet également de suivre et de gérer les ressources non humaines, telles que les environnements de test partagés ou les équipements spécialisés, en vous assurant qu'elles sont disponibles en cas de besoin.
- Vue globale du projet : La possibilité de voir à la fois les utilisateurs de Jira et les ressources non JIRA sur le même tableau de bord de planification fournit une vue d'ensemble complète de toutes les ressources du projet. Cela permet aux chefs de projet d'évaluer avec précision l'effectif total et d'ajuster les délais des projets de manière réaliste. Cette vision globale est essentielle pour identifier et résoudre les conflits de planification potentiels avant qu'ils n'aient un impact sur l'avancement de votre projet.
- Planification ciblée : Alors que les problèmes Jira ne peuvent être attribués qu'aux utilisateurs et aux équipes de Jira, ActivityTimeline vous permet d'attribuer des événements personnalisés, tels que des réservations ou des espaces réservés, à ces ressources non liées à JIRA. Cela permet une planification détaillée des activités non liées à JIRA sans avoir à créer de comptes Jira pour chaque entité externe. Un chef de projet peut utiliser un événement réservé pour simuler la charge de travail d'un nouvel événement ou d'un nouvel employé potentiel avant de prendre une décision d'embauche. Une fois qu'une personne est recrutée, ses tâches peuvent être réattribuées depuis l'espace réservé à l'utilisateur réel possédant un compte Jira sous licence.
Ce niveau de détail permet au chef de projet d'éviter les pièges courants tels que les problèmes de communication et le manque de transparence, ce qui entraîne une meilleure collaboration et une amélioration de la productivité sur plusieurs projets.
Informations supplémentaires sur les ressources
- Le nombre de ressources pouvant être créées est limité par le nombre d'utilisateurs payants que vous avez dans le système. Si vous avez 130 utilisateurs Jira actifs, vous pourrez créer et gérer jusqu'à 130 ressources dans ActivityTimeline.
- Vous ne pouvez attribuer que des événements personnalisés aux ressources, et les problèmes Jira ne peuvent être attribués qu'aux utilisateurs et aux équipes dans ActivityTimeline.
Conclusion
Le besoin d'outils de gestion des ressources robustes n'a jamais été aussi grand, et cela va au-delà des limites de Jira. La capacité d'ActivityTimeline à gérer des ressources non liées à JIRA parallèlement aux ressources humaines traditionnelles change la donne. Ce plugin fournit un aperçu vraiment complet de toutes vos ressources, des employés à temps plein aux équipements partagés en passant par les nouvelles recrues potentielles. Il donne aux chefs de projet la possibilité de planifier et de gérer leur budget, charge de travail et utilisation avec plus de précision, ce qui se traduira en fin de compte par des opérations plus efficaces et une amélioration des résultats pour l'ensemble de l'entreprise.
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