Hoy en día, la línea entre «trabajar desde casa» y «trabajar desde la oficina» es borrosa. No necesitamos herramientas de trabajo remoto que registren las horas que pasamos sentados en una silla. La colaboración remota requiere herramientas que controlen los resultados y apoyen el equilibrio entre la vida laboral y personal. Independientemente de la ubicación, los empleados deben mantenerse productivos mediante el uso de un software de gestión remota de la fuerza laboral.
El mejores aplicaciones para trabajo remoto debe combinar a la perfección la planificación prospectiva con el seguimiento temporal retrospectivo. ActivityTimeline cierra esta brecha al combinar un Planificador para trabajos futuros y Hojas de horas para obtener información sobre el rendimiento pasado.
¿Por qué es obsoleto el seguimiento del tiempo por separado en un lugar de trabajo híbrido?
La mayoría de los equipos remotos siguen alternando entre Jira y un software de seguimiento del tiempo diferente todos los días. Cuando obligas a tu equipo a abandonar su entorno de planificación solo para registrar horas, saboteas su capacidad de concentración. Esta fricción a menudo impide que los equipos utilicen herramientas eficaces de productividad del trabajo remoto que permitan trabajar en profundidad. Quieres que tus empleados trabajen de manera eficaz, pero desperdician energía mental buscando diferentes herramientas en lugar de hacer un seguimiento de las tareas y terminar las tareas en curso. Este cambio constante de contexto reduce silenciosamente la productividad y ralentiza la ejecución de los proyectos. Esta fragmentación es un problema común en muchas herramientas de colaboración para equipos remotos que dependen de sistemas desconectados y de que otros miembros del equipo trabajen de forma asincrónica.
Otro problema crítico es la desconexión masiva de datos. Simplemente no puede mejorar sus estimaciones futuras si sus datos «planificados» residen en un sistema y sus resultados «reales» en otro. Para las empresas medianas, esta separación dificulta monitorear el progreso con precisión y aprender del trabajo anterior. La única manera de aumentar la productividad a largo plazo es ofrecer a los gerentes una visión completa. Debe ver exactamente a dónde va el tiempo y a dónde pensaba que iría, sin necesidad de realizar comprobaciones cruzadas manuales ni conjeturas.
Como Susan Caín dijo:
«Lo que parece una multitarea es, en realidad, alternar entre varias tareas, lo que reduce la productividad y aumenta los errores hasta en un 50%».
¿Qué criterios definen las mejores herramientas para gestionar equipos remotos?
El hecho de que sus equipos sigan siendo productivos o no depende del software que utilicen y de las funciones que ofrecen las herramientas de equipo híbridas en diversos entornos híbridos. Las mejores soluciones de seguimiento eliminan las fricciones, favorecen el reconocimiento de los empleados mediante la transparencia y se adaptan a las necesidades empresariales específicas. Esto es especialmente importante a la hora de evaluar las herramientas de equipo híbridas diseñadas para entornos de trabajo remotos.
- Las mejores herramientas proporcionan una interfaz unificada y fácil de usar y gestión de acceso segura.
¿Sabe exactamente con qué se compromete su equipo en este momento? ¿Qué pasaría si tuvieras una visión clara de cada proyecto activo y de la disponibilidad de los demás miembros del equipo? Detendría de inmediato la frustración de buscar actualizaciones en varias aplicaciones. Además, centralizar todo en un solo espacio de trabajo es vital para las herramientas de colaboración de los equipos remotos. Crea una cultura de transparencia que los equipos realmente aprecian.
El espacio de trabajo personal de ActivityTimeline permite a los miembros remotos del equipo planificar y registrar el tiempo en un solo lugar. Solo tienes que arrastrar una tarea para planificarla y hacer clic una vez para registrarla. Esto mantiene a tus equipos híbridos en sintonía y garantiza que el progreso del proyecto esté siempre visible.
- Para trabajar con eficacia, los equipos necesitan flexibilidad.
Si bien los equipos ágiles utilizan Story Points para la complejidad, los gerentes aún necesitan datos basados en el tiempo para los presupuestos. Sin embargo, los gerentes y los equipos financieros siguen necesitando datos basados en el tiempo para controlar eficazmente los presupuestos y la capacidad. Las herramientas para gestionar equipos remotos deberían permitir que estas diferentes metodologías coexistan sin obligar a nadie a iniciar un proceso rígido.
ActivityTimeline admite tanto la «Duración» (horas) como los «Story Points». Esto permite a los equipos de Agile y Waterfall trabajar de forma eficaz en una única instancia de Jira. Los gerentes pueden ver la carga de trabajo total en puntos y horas convirtiéndolos (por ejemplo, 1 Story Point = 8 horas). El sistema conserva los procesos de cada equipo al mostrar los puntos en las tarjetas de tareas ágiles y mostrar el tiempo en los informes generales.
El último requisito es precisión facturable.
La separación precisa entre las horas de trabajo facturables y no facturables es esencial para la previsión de ingresos y la confianza de los clientes. Sin esta claridad, las empresas corren el riesgo de perder dinero como resultado de errores humanos y de entradas olvidadas.
Cronograma de actividad aborda este desafío al proporcionar funciones que automatizan las tareas relacionadas con la captura de registros de trabajo. Los empleados individuales pueden registrar el trabajo facturable directamente en el punto de entrada o utilizar temporizadores con un solo clic para eliminar las conjeturas. Puedes definir hasta 100 categorías personalizadas para separar el trabajo de los clientes de las reuniones o el soporte internos. Este nivel de control suele faltar en muchas de las mejores aplicaciones para el trabajo remoto, que se centran únicamente en el seguimiento básico.
La función «Reserva» incluso captura el trabajo que no es de Jira y convierte esos planes en registros de trabajo reales. La sincronización con el calendario de Google garantiza que cada minuto facturable se registre con precisión y sin esfuerzo adicional. Esto garantiza que tus equipos híbridos se mantengan organizados mientras se contabilizan todas las tareas y están listas para una facturación precisa.
¿Qué dicen los equipos remotos e híbridos reales sobre la planificación de la capacidad?
Las principales organizaciones remotas e híbridas ya no tratan la capacidad de ingeniería como una función lineal de la plantilla y las horas. En cambio, han optado por sistemas complejos y descentralizados que priorizan la salud de los equipos, la eficiencia económica y la previsión predictiva. Analicemos sus enfoques para la planificación de la capacidad.
Spotify es un buen ejemplo de esta mentalidad. Han revolucionado el diseño organizacional al centrarse en»Autonomía alineada», donde los líderes establecen la misión y los escuadrones deciden cómo y cuándo terminar el trabajo. En lugar de utilizar el seguimiento temporal tradicional, utilizan un»Controles de estado del escuadrón«sistema de semáforos para levantar la moral. Este modelo cualitativo (verde, amarillo, rojo) monitorea tanto el estado técnico como el de los equipos, lo que permite a los líderes identificar los riesgos de manera temprana sin necesidad de microgestionarlos. Los paneles visuales de las herramientas de gestión de proyectos proporcionan visibilidad de los proyectos en tiempo real, lo que reduce la necesidad de actualizaciones de estado constantes.
Por cierto, en ActivityTimeline, puedes replicar esto usando Indicadores de carga de trabajo personalizados para reflejar la «salud» cualitativa, que permite a los equipos visualizar no solo las horas sino también las señales cualitativas, como el estado de la carga de trabajo o los niveles de riesgo.
Campamento basees»Ponte en forma«La metodología ofrece una visión única de la planificación de la capacidad. Se centran en»Apetito«en lugar de las estimaciones temporales tradicionales. En lugar de las estimaciones tradicionales, Campamento base establece límites fijos de seis semanas para evitar que los proyectos se prolonguen. Su modelo de trabajo híbrido incluye una pausa obligatoria de dos semanas para corregir errores después de cada ciclo. Para monitorear el progreso de manera efectiva, usan Gráficos de colinas, que visualizan la velocidad de ejecución y la incertidumbre. Este enfoque favorece el equilibrio entre la vida laboral y personal de los equipos distribuidos que trabajan en diferentes zonas horarias.
GitLab, como pionera totalmente remota, trata la planificación de la capacidad como una ciencia predictiva. Utilizan herramientas internas para hacer previsiones»Saturación«(el punto en el que un equipo estará plenamente utilizado) con una perspectiva de hasta 90 días en el futuro. Esto hace que la organización pase de la lucha reactiva contra incendios a la planificación predictiva en múltiples zonas horarias y la alinea con los objetivos de la empresa.
ActivityTimeline ayuda a los equipos a lograrlo a través de sus vistas de previsión de capacidad, que permiten a los gerentes predecir la «saturación humana» con meses de antelación e identificar el posible agotamiento antes de que ocurra.
Un ejemplo poderoso de estos principios en acción es FractureCode Corporation, que gestiona equipos globales en toda Europa. Antes de implementar una solución especializada, tenían problemas con el seguimiento incoherente y la falta de informes estructurados. Al adoptar ActivityTimeline, lograron una visibilidad total del tiempo dedicado a diversos equipos y clientes.
Del mismo modo, la oficina suiza de Medtronic transformó su flujo de trabajo al pasar de hojas de Excel propensas a errores a un sistema de nube centralizado. Este cambio se tradujo en una disminución significativa del número de empleados sobrecargados y mejoró su capacidad para cumplir con los plazos críticos gracias a una mayor visibilidad de la disponibilidad de los recursos.
¿Cómo simplifican las funciones clave de ActivityTimeline los flujos de trabajo híbridos?
La función principal de las herramientas de gestión remota de proyectos es facilitar la organización y la delegación del trabajo a una fuerza laboral distribuida.
ActivityTimeline agiliza los flujos de trabajo híbridos al centralizar los datos de Jira en un único entorno visual diseñado para un lugar de trabajo híbrido. Conecta la planificación de alto nivel con la ejecución diaria para ayudar a los equipos a trabajar de forma eficaz en varias ubicaciones. Varias funciones clave de ActivityTimeline ayudan a simplificar el trabajo híbrido:
- Hojas de horas basadas en la web proporcionan una visión clara de las horas de trabajo, lo que permite al personal separar las tareas facturables y mantener los registros actualizados. Además, para simplificar el registro de los usuarios, ActivityTimeline tiene un temporizador incorporado y opciones de autocompletar. Además, para fines contables, los gerentes pueden revisar, aprobar y bloquear estas entradas.
- indicadores de carga de trabajo mostrar la disponibilidad y capacidad de cada miembro del equipo. Estos indicadores muestran la carga de trabajo en horas, porcentajes o tareas mediante un sistema codificado por colores. El sistema no solo tiene en cuenta las tareas de Jira, sino también las vacaciones o las bajas por enfermedad.
- Informe planificado frente a informe real. Esta función compara las estimaciones iniciales con los registros de trabajo reales registrados para identificar las diferencias en el progreso del proyecto. Al visualizarlo a través de gráficos, los gerentes pueden ajustar las estimaciones futuras y aumentar la productividad para garantizar una planificación de proyectos más confiable.
- Conversión de Story Points a Hours. Con esta función, puedes convertir los puntos de la historia en horas de trabajo. Pero al principio, el gerente debe configurar un factor de conversión global. Esto garantiza una comprensión compartida de la carga de trabajo entre los equipos.
- Eventos personalizados. Los equipos pueden organizar tareas (actividades fuera de Jira), como reuniones o formaciones, mediante «reservas» y «marcadores de posición». Incluso puedes añadir los cumpleaños de los empleados en la agenda. Esto garantiza que se respeten los períodos no laborables durante la fase de planificación. Esto es esencial a la hora de coordinar los horarios en varias zonas horarias.
- Reprogramación masiva. Los gerentes de proyecto pueden modificar rápidamente el tiempo de varias tareas durante retrasos o cambios en las prioridades mediante el uso de esta función. Puedes cambiar grupos de tareas o reasignar el trabajo a los miembros del equipo disponibles en pocos pasos sin trabajo manual.
Imagine un equipo que crece rápidamente en un lugar de trabajo híbrido. Actualmente están gestionando una versión de software de colaboración de alta prioridad. Algunos de ellos trabajan a distancia, mientras que otros trabajan en la oficina. El desarrollador principal se está agotando silenciosamente. Lamentablemente, el director del proyecto carece de la visibilidad necesaria para darse cuenta del problema. Los desarrolladores calculan sus tareas en Story Points. Sin embargo, el departamento de finanzas necesita un desglose de las horas de trabajo para presupuestar. De repente, un miembro clave del equipo se va de baja por enfermedad. Las tareas críticas ahora están atrapadas en la lista de tareas pendientes.
Una empresa puede resolver estas frustraciones centralizando su flujo de trabajo en ActivityTimeline. Para cerrar la brecha de comunicación, el gerente puede usar Story Points to Hours Conversion. Esta función traduce instantáneamente las estimaciones de complejidad en una carga de trabajo tangible para todos los departamentos. Cuando se produce una escasez de recursos, los indicadores de carga de trabajo se vuelven rojos en el cronograma visual. Esto muestra exactamente quién tiene una asignación excesiva y quién tiene la capacidad de ayudar.
Luego, el administrador puede usar la reprogramación masiva para transferir las tareas retrasadas a los miembros disponibles con solo unos pocos clics. Esto ahorra horas en comparación con mover los tickets de Jira de forma manual. Por último, un informe planificado y uno real ayuda al equipo a presentar al cliente una actualización basada en datos. Al visualizar la «pérdida de capacidad», la empresa puede ajustar las estimaciones futuras para lograr un cronograma más confiable.
La elección de las herramientas de administración remota adecuadas puede agilizar la comunicación, garantizar la responsabilidad y realizar un seguimiento eficaz de la productividad.
¿Cómo garantizamos la adopción por parte del equipo?
Si registrar el tiempo parece una tarea ardua, los empleados remotos simplemente no lo harán. La mayoría de los equipos técnicos sueñan con un proceso de seguimiento que no requiera más de un par de clics, y ActivityTimeline convierte ese sueño en un flujo de trabajo estándar.
La facilidad de uso es el primer impulsor de la adopción. La función «Sugerir horas» analiza automáticamente las tareas asignadas y los patrones anteriores para proponer entradas de tiempo a los trabajadores remotos. De esta forma, los miembros del equipo no tienen que preocuparse por la entrada manual de datos, convirtiendo lo que antes era una tarea repetitiva en unos pocos pasos sencillos.
La otra base de la adopción en equipo es la confianza y una experiencia positiva para los empleados. Una cultura empresarial sólida que prioriza la teleactividad, con frecuencia respaldada por los recursos humanos, se basa en la planificación de la capacidad y el equilibrio de la carga de trabajo, no en medidas invasivas como las capturas de pantalla. Este enfoque garantiza que los empleados individuales se sientan respaldados, ya que los datos se utilizan para evitar el agotamiento y garantizar una distribución justa de las tareas. Cuando las personas ven que el seguimiento es una herramienta para mantener su propio equilibrio y no una herramienta de espionaje, es mucho más probable que mantengan registros de trabajo precisos. Este cambio también contribuye a la formación de equipos y preserva el conocimiento de la empresa dentro del equipo.
Por último, mantener todo dentro del entorno familiar de Jira elimina la frustración de cambiar de una herramienta a otra. Los usuarios pueden registrar el tiempo directamente desde la página de edición de Jira o desde su espacio de trabajo personal exclusivo. Para aumentar aún más la lealtad, los gerentes pueden implementar un «período de gracia», que permite a los equipos híbridos disponer de unos días para completar sus horas de trabajo sin estrés.
Esta combinación de automatización y transparencia convierte a la herramienta en una parte natural y apreciada de la rutina diaria. La elección de las herramientas adecuadas ayuda a gestionar las cargas de trabajo, reforzar el compromiso de los empleados y fomentar la formación de equipos a largo plazo.
Conclusión
El trabajo híbrido moderno exige pasar del seguimiento de las «horas en una silla» a permitir el rendimiento real del equipo mediante la visibilidad y el equilibrio. Es fundamental seleccionar las herramientas adecuadas para gestionar equipos remotos. Ayuda a planificar mejor, evitar el agotamiento y mantener la productividad sin un control innecesario.
{{rich-cta-1}}
