Aujourd'hui, la frontière entre « travail à domicile » et « travail au bureau » est floue. Nous n'avons pas besoin d'outils de travail à distance qui permettent de suivre les heures passées sur une chaise. La collaboration à distance nécessite des outils qui permettent de suivre les résultats et de favoriser l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Quel que soit l'endroit où ils se trouvent, les employés doivent rester productifs à l'aide d'un logiciel de gestion des effectifs à distance.
Le meilleures applications pour le travail à distance doit associer harmonieusement une planification prospective à un suivi du temps rétrospectif. ActivityTimeline comble cette lacune en combinant Planificateur pour les travaux futurs et Feuilles de temps pour les performances passées.
Pourquoi le suivi du temps séparé est-il obsolète dans un lieu de travail hybride ?
La plupart des équipes distantes passent toujours de Jira à un logiciel de suivi du temps distinct chaque jour. Lorsque vous forcez votre équipe à quitter son environnement de planification juste pour enregistrer des heures, vous sabotez sa concentration. Cette friction empêche souvent les équipes d'utiliser des outils de productivité efficaces pour le travail à distance qui favorisent le travail en profondeur. Vous voulez que vos employés travaillent efficacement, mais ils gaspillent de l'énergie mentale à naviguer dans différents outils au lieu de suivre les tâches et de terminer les tâches en cours. Ce changement constant de contexte réduit discrètement la productivité et ralentit l'exécution des projets. Cette fragmentation est un problème courant dans de nombreux outils de collaboration pour les équipes distantes qui s'appuient sur des systèmes déconnectés et sur le fait que d'autres membres de l'équipe travaillent de manière asynchrone.
Un autre problème critique est la déconnexion massive des données. Vous ne pouvez tout simplement pas améliorer vos estimations futures si vos données « planifiées » se trouvent dans un système alors que vos résultats « réels » se trouvent dans un autre. Pour les entreprises de taille moyenne, cette séparation rend difficile le suivi précis des progrès et les enseignements tirés des travaux antérieurs. La seule façon de stimuler la productivité à long terme est de fournir aux responsables une vue d'ensemble. Vous devez savoir exactement où le temps passe et où vous pensiez qu'il irait, sans recoupement manuel ni conjectures.
Comme Susan Caïn a dit :
« Ce qui ressemble à du multitâche consiste en fait à alterner entre plusieurs tâches, ce qui réduit la productivité et augmente le nombre d'erreurs jusqu'à 50 %. »
Quels critères définissent les meilleurs outils pour gérer des équipes à distance ?
La productivité de vos équipes dépend du logiciel qu'elles utilisent et des fonctionnalités qu'offrent les outils d'équipe hybrides dans divers environnements hybrides. Les meilleures solutions de suivi éliminent les frictions, favorisent la reconnaissance des employés grâce à la transparence et s'adaptent aux besoins spécifiques de l'entreprise. Ceci est particulièrement important lors de l'évaluation d'outils d'équipe hybrides conçus pour les environnements de travail à distance.
- Les meilleurs outils fournissent interface unifiée et conviviale et gestion sécurisée des accès.
Savez-vous exactement à quoi s'engage votre équipe en ce moment ? Et si vous aviez une vision claire de tous les projets en cours et de la disponibilité des autres membres de l'équipe ? Cela mettrait immédiatement fin à la frustration liée à la recherche de mises à jour sur plusieurs applications. En outre, la centralisation de tout dans un seul espace de travail est vitale pour les outils de collaboration destinés aux équipes distantes. Cela crée une culture de transparence que les équipes apprécient réellement.
L'espace de travail personnel d'ActivityTimeline permet aux membres de l'équipe distante de planifier et d'enregistrer leur temps en un seul endroit. Il vous suffit de faire glisser une tâche pour la planifier et de cliquer une fois pour l'enregistrer. Cela permet à vos équipes hybrides de rester sur la même longueur d'onde et de garantir que l'avancement des projets est toujours visible.
- Pour travailler efficacement, les équipes ont besoin flexibilité.
Alors que les équipes agiles utilisent Story Points pour résoudre leurs problèmes de complexité, les responsables ont toujours besoin de données temporelles pour établir leurs budgets. Cependant, les responsables et les équipes financières ont toujours besoin de données temporelles pour contrôler efficacement les budgets et les capacités. Les outils de gestion des équipes à distance devraient permettre à ces différentes méthodologies de coexister sans obliger personne à un processus rigide.
ActivityTimeline prend en charge à la fois la « Durée » (heures) et les « Story Points ». Cela permet aux équipes Agile et Waterfall de travailler efficacement au sein d'une seule instance Jira. Les responsables peuvent visualiser la charge de travail totale en points et en heures en les convertissant (par exemple, 1 story point = 8 heures). Le système conserve les processus de chaque équipe en affichant les points sur des cartes de tâches agiles, tout en affichant le temps dans les rapports généraux.
La dernière exigence est précision facturable.
Une séparation précise entre les heures de travail facturables et non facturables est essentielle pour la prévision des revenus et la confiance des clients. Sans cette clarté, les entreprises courent le risque de perdre de l'argent en raison d'erreurs humaines et de saisies oubliées.
ActivityTimeline répond à ce défi en fournissant des fonctionnalités qui automatisent les tâches liées à la capture des journaux de travail. Chaque employé peut enregistrer le travail facturable directement au point de saisie ou utiliser des minuteries en un clic pour éliminer les conjectures. Vous pouvez définir jusqu'à 100 catégories personnalisées pour séparer le travail des clients des réunions internes ou de l'assistance. Ce niveau de contrôle fait souvent défaut dans de nombreuses meilleures applications pour le travail à distance qui se concentrent uniquement sur le suivi de base.
La fonction « Réservation » capture même les tâches non liées à JIRA et convertit ces plans en véritables journaux de travail. La synchronisation avec le calendrier Google garantit un suivi précis de chaque minute facturable, sans effort supplémentaire. Cela garantit que vos équipes hybrides restent organisées pendant que chaque tâche est comptabilisée et prête à être facturée avec précision.
Que disent les véritables équipes hybrides et distantes à propos de la planification des capacités ?
Les principales organisations distantes et hybrides ne considèrent plus la capacité d'ingénierie comme une fonction linéaire des effectifs et des heures de travail. Ils ont plutôt opté pour des systèmes complexes et décentralisés qui donnent la priorité à la santé de l'équipe, à l'efficacité économique et aux prévisions prédictives. Explorons leurs approches en matière de planification des capacités.
Spotify est un exemple éloquent de cet état d'esprit. Ils ont révolutionné la conception organisationnelle en se concentrant sur »Autonomie alignée», où les dirigeants définissent la mission et les escouades décident comment et quand le travail est effectué. Plutôt que d'utiliser le suivi du temps traditionnel, ils utilisent un »Bilans de santé de l'équipe« un système de feux de signalisation pour remonter le moral. Ce modèle qualitatif (vert, jaune, rouge) surveille à la fois l'état technique et l'état de santé de l'équipe, permettant aux dirigeants d'identifier les risques rapidement sans microgestion. Les tableaux de bord visuels intégrés aux outils de gestion de projet fournissent une visibilité des projets en temps réel, ce qui réduit le besoin de mises à jour constantes de l'état.
D'ailleurs, dans ActivityTimeline, vous pouvez reproduire cela en utilisant Indicateurs de charge de travail personnalisés pour refléter la « santé » qualitative, ce qui permet aux équipes de visualiser non seulement les heures, mais également des signaux qualitatifs tels que l'état de la charge de travail ou les niveaux de risque.
Camp de base»Shape Up« La méthodologie offre une approche unique de la planification des capacités. Ils se concentrent sur »Appétit« au lieu des estimations temporelles traditionnelles. Au lieu des estimations traditionnelles, Camp de base fixe des limites fixes de six semaines pour éviter que les projets ne traînent en longueur. Leur modèle de travail hybride comprend un temps de récupération obligatoire de deux semaines pour corriger les bogues après chaque cycle. Pour suivre efficacement les progrès, ils utilisent Cartes des collines, qui visualisent la vitesse d'exécution et l'incertitude. Cette approche favorise l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les équipes distribuées travaillant dans différents fuseaux horaires.
GitLab, en tant que pionnier du tout à distance, considère la planification des capacités comme une science prédictive. Ils utilisent des outils internes pour faire des prévisions. »Saturation« (le moment où une équipe sera pleinement utilisée) dans les 90 jours à venir. Cela permet à l'organisation de passer d'une gestion réactive des incendies à une planification prédictive sur plusieurs fuseaux horaires et à l'aligner sur les objectifs de l'entreprise.
ActivityTimeline aide les équipes à atteindre cet objectif grâce à ses vues de prévision des capacités, qui permettent aux responsables de prévoir la « saturation humaine » des mois à l'avance et d'identifier l'épuisement potentiel avant qu'il ne se produise.
Un exemple éloquent de la mise en œuvre de ces principes est FractureCode Corporation, qui gère des équipes mondiales à travers l'Europe. Avant de mettre en œuvre une solution spécialisée, l'entreprise était confrontée à un suivi incohérent et à l'absence de rapports structurés. En adoptant ActivityTimeline, ils ont obtenu une visibilité complète sur le temps passé entre les différentes équipes et clients.
De même, le bureau suisse de Medtronic a transformé son flux de travail en abandonnant les feuilles Excel sujettes aux erreurs au profit d'un système cloud centralisé. Ce changement a entraîné une diminution significative du nombre d'employés surchargés et a amélioré leur capacité à respecter les délais critiques grâce à une meilleure visibilité de la disponibilité des ressources.
Comment les fonctionnalités clés d'ActivityTimeline rationalisent-elles les flux de travail hybrides ?
Le rôle principal des outils de gestion de projet à distance est de faciliter l'organisation et la délégation du travail à une main-d'œuvre distribuée.
ActivityTimeline rationalise les flux de travail hybrides en centralisant les données Jira dans un environnement visuel unique conçu pour un lieu de travail hybride. Il associe la planification de haut niveau à l'exécution quotidienne pour aider les équipes à travailler efficacement sur plusieurs sites. Plusieurs fonctionnalités clés d'ActivityTimeline contribuent à rationaliser le travail hybride :
- Feuilles de temps basées sur le Web fournir une vision claire des heures de travail, permettant au personnel de séparer les tâches facturables et de tenir les registres à jour. De plus, pour simplifier la journalisation pour les utilisateurs, ActivityTimeline dispose d'un minuteur intégré et d'options de remplissage automatique. Et à des fins comptables, les responsables peuvent revoir, approuver et verrouiller ces entrées.
- indicateurs de charge de travail montrer la disponibilité et la capacité de chaque membre de l'équipe. Ces indicateurs affichent la charge de travail en heures, en pourcentages ou en tâches, à l'aide d'un système de code couleur. Le système prend en compte non seulement les tâches de Jira, mais également les jours fériés ou les congés maladie.
- Rapport prévu et rapport réel. Cette fonctionnalité compare les estimations initiales avec les journaux de travail réels enregistrés afin d'identifier les différences dans l'avancement du projet. En le visualisant au moyen de graphiques, les responsables peuvent ajuster les estimations futures et augmenter la productivité afin de garantir une planification de projet plus fiable.
- Conversion des points d'histoire en heures. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez convertir les story points en heures de travail. Mais dans un premier temps, le responsable doit configurer un facteur de conversion global. Cela garantit une compréhension partagée de la charge de travail entre les équipes.
- Événements personnalisés. Les équipes peuvent organiser des tâches (activités extérieures à Jira), telles que des réunions ou des formations, via les « Réservations » et les « Espaces réservés ». Vous pouvez même ajouter les anniversaires des employés sur le planificateur. Cela garantit que les périodes non travaillées sont respectées pendant la phase de planification. Cela est essentiel lors de la coordination des horaires entre différents fuseaux horaires.
- Replanification groupée. Les chefs de projet peuvent modifier rapidement le calendrier de plusieurs tâches en cas de retard ou de changement de priorités à l'aide de cette fonctionnalité. Vous pouvez déplacer des groupes de tâches ou réattribuer le travail aux membres disponibles de l'équipe en quelques étapes, sans travail manuel.
Imaginez une équipe en pleine croissance dans un environnement de travail hybride. Ils gèrent actuellement une version hautement prioritaire du logiciel de collaboration. Certains d'entre eux travaillent à distance, tandis que d'autres travaillent au bureau. Le développeur principal est en train de s'épuiser silencieusement. Malheureusement, le chef de projet n'a pas la visibilité nécessaire pour constater le problème. Les développeurs évaluent leurs tâches dans Story Points. Cependant, le service des finances a besoin d'une ventilation des heures de travail pour établir un budget. Soudain, un membre clé de l'équipe part en congé de maladie. Les tâches critiques sont désormais bloquées dans l'arriéré.
Une entreprise peut résoudre ces frustrations en centralisant son flux de travail dans ActivityTimeline. Pour combler le fossé de communication, le responsable peut utiliser la conversion des Story Points en heures. Cette fonctionnalité traduit instantanément les estimations de complexité en une charge de travail tangible pour tous les services. En cas de pénurie de ressources, les indicateurs de charge de travail deviennent rouges sur la chronologie visuelle. Cela montre exactement qui est suraffecté et qui a la capacité d'aider.
Le responsable peut ensuite utiliser Bulk Reschedule pour transférer les tâches différées aux membres disponibles en quelques clics. Cela permet de gagner des heures par rapport au transfert manuel des tickets Jira. Enfin, un rapport planifié par rapport à un rapport réel aide l'équipe à présenter à son client une mise à jour basée sur les données. En visualisant la « dérive des capacités », l'entreprise peut ajuster ses estimations futures pour un calendrier plus fiable.
Le choix des bons outils de gestion à distance permet de rationaliser la communication, de garantir la responsabilisation et de suivre efficacement la productivité.
Comment garantir l'adoption par l'équipe ?
Si l'enregistrement du temps semble être une corvée, les employés à distance ne le feront tout simplement pas. La plupart des équipes techniques rêvent d'un processus de suivi ne nécessitant que quelques clics, et ActivityTimeline transforme ce rêve en un flux de travail standard.
La facilité d'utilisation est le premier facteur d'adoption. La fonction « Suggérer les heures » analyse automatiquement les tâches assignées et les habitudes passées pour proposer des entrées de temps aux télétravailleurs. Ainsi, les membres de l'équipe n'ont pas à se soucier de la saisie manuelle des données, transformant ce qui était autrefois une corvée répétitive en quelques étapes faciles.
L'autre fondement de l'adoption par l'équipe est la confiance et une expérience positive pour les employés. Une culture d'entreprise saine axée sur le télétravail, souvent soutenue par les ressources humaines, repose sur la planification des capacités et l'équilibre de la charge de travail, et non sur des mesures invasives telles que des captures d'écran. Cette approche garantit que chaque employé se sent soutenu, car les données sont utilisées pour prévenir l'épuisement professionnel et garantir une répartition équitable des tâches. Lorsque les gens voient que le suivi est un outil pour leur propre équilibre plutôt qu'un outil d'espionnage, ils sont beaucoup plus susceptibles de tenir des journaux de travail précis. Ce changement favorise également le renforcement de l'esprit d'équipe et préserve les connaissances de l'entreprise au sein de l'équipe.
Enfin, le fait de tout conserver dans l'environnement Jira familier élimine la frustration liée au passage d'un outil à l'autre. Les utilisateurs peuvent enregistrer leur temps directement depuis la page des problèmes de Jira ou depuis leur espace de travail personnel dédié. Pour améliorer encore la fidélité, les managers peuvent mettre en place une « période de grâce », donnant aux équipes hybrides quelques jours pour finaliser leurs heures de travail sans stress.
Cette combinaison d'automatisation et de transparence fait de cet outil un élément naturel et apprécié de la routine quotidienne. Le choix des bons outils permet de gérer les charges de travail, de renforcer l'engagement des employés et de favoriser la constitution d'équipes à long terme.
Conclusion
Le travail hybride moderne exige de passer du suivi des « heures passées sur une chaise » à la possibilité de résultats réels en équipe grâce à la visibilité et à l'équilibre. Il est essentiel de sélectionner les bons outils pour gérer les équipes à distance. Cela permet de mieux planifier, d'éviter l'épuisement professionnel et de rester productif sans contrôle inutile.
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