Esta guía es la vía rápida para dominar lo esencial, diseñada para obtener planificación de capacidad en funcionamiento sin atascarse en configuraciones complejas. Su objetivo principal como gerente es asignar los recursos de manera eficiente y mantener los proyectos en marcha. Lo guiaremos a través de los cuatro pasos clave para lograrlo con confianza.
Paso 1: Configure sus equipos y usuarios
La base de una gestión eficaz de los recursos comienza con un equipo bien estructurado. Navegue hasta el ActivityTimeline aplicación en tu Jira y dirígete a la página Configuración > Equipos para empezar.
- Crear equipos: Aquí tienes un par de opciones. La forma más sencilla de empezar es con un Equipo clásico, donde se seleccionan manualmente los miembros del equipo. Como alternativa, para un enfoque más dinámico, puede crear un Equipo funcional que agrupa automáticamente a las personas en función de sus habilidades o puestos. Es ideal para gestionar equipos multifuncionales o para organizar tu equipo por ubicación. ActivityTimeline también te permite importar equipos directamente desde los grupos de Jira o de Jira Teams si utilizas Jira Cloud.
- Asignar funciones y habilidades: En la sección Administración de usuarios, puede definir las especialidades de su equipo. Asignar a los usuarios funciones, puestos y habilidades permite una planificación más inteligente. Por ejemplo, puede asignar funciones como «Administrador» o «Planificador» para controlar los niveles de acceso. También puedes asignar campos personalizados de Jira para garantizar que todos los datos de usuario relevantes, como las fechas de inicio y finalización, se reflejen en ActivityTimeline.
Si tienes problemas con las tareas que no aparecen, un buen primer paso es comprobar si la conexión a Jira está configurada correctamente y pulsar el botón «Actualizar» de la vista Planificador para obtener una actualización instantánea.
{{rich-cta-3}}
Paso 2: Navega por el planificador
El módulo Planner es su eje central para la gestión diaria de las cargas de trabajo y la asignación de recursos. Aquí es donde pasará la mayor parte de su tiempo.
- Visualice la carga de trabajo de su equipo: El planificador ofrece una visión general completa de la carga de trabajo de su equipo. Puedes cambiar fácilmente entre diferentes equipos o incluso obtener una vista transversal de varios equipos.
- Asigne tareas con facilidad: Las tareas de tus proyectos de Jira aparecen en el panel de problemas de la izquierda. Solo tienes que arrastrar las cuestiones de este panel y colocarlas en la cronología de un miembro del equipo para asignarlas. Esta acción actualizará automáticamente la persona asignada a la tarea y las fechas en Jira.
- Aproveche los indicadores de la carga: El indicador de disponibilidad y carga de trabajo, que se muestra junto al nombre de cada miembro del equipo, proporciona información en tiempo real sobre la capacidad de los recursos. Los indicadores de colores (verde, amarillo o rojo) le indican rápidamente si un usuario está al límite de su capacidad, está infrautilizado o tiene reservas excesivas.
- Planifica más allá de los problemas de Jira: Puedes crear eventos personalizados, como reservas y marcadores de posición, para actividades que no sean asuntos formales de Jira, como las reuniones internas o la planificación provisional. Esto garantiza una imagen completa y precisa del tiempo de un empleado.
Para asignar una sola tarea a varios proyectos, tendrá que habilitar la división y asignarla a los distintos usuarios.
Paso 3: Supervisar el progreso con hojas de tiempo
El módulo Track es el lugar al que acudes para supervisar el progreso de tu equipo y garantizar la responsabilidad mediante hojas de horas.
- Revisar las entradas de tiempo: Aquí puede revisar las horas requeridas, las horas de carga de trabajo y la integridad de las hojas de tiempo para un período determinado.
- Elige tu punto de vista: ActivityTimeline ofrece tres vistas distintas para analizar los datos:
- Vista de progreso: Proporciona una instantánea de alto nivel de las horas registradas en comparación con las horas esperadas.
- Vista de línea de tiempo: Un desglose visual y codificado por colores de las entradas de tiempo que te ayuda a detectar patrones de registro excesivo o insuficiente.
- Vista detallada: Ofrece una visión detallada de los registros de trabajo individuales, incluidos el usuario, el proyecto y el tiempo empleado.
Para los gerentes que necesitan aprobar el tiempo, el módulo de hojas de tiempo facilita este proceso. Puede revisar las entradas, confirmar las horas de trabajo y aprobar las hojas de horas para impedir que se realicen más modificaciones.
Paso 4: Utilice los informes para obtener información estratégica
El Módulo de informes es su fuente de análisis de cargas de trabajo de alto nivel y planificación estratégica.
- Genere informes potentes: ActivityTimeline incluye una amplia gama de informes para ayudarle a pronosticar y evaluar el rendimiento.
- Previsión de utilización de recursos: Obtenga una idea clara de cómo se planea usar los recursos de su proyecto a lo largo del tiempo para identificar si su equipo está sobreasignado o subasignado.
- Informe planificado frente a informe real: Compare las estimaciones iniciales de las tareas con el tiempo real registrado para comprender las desviaciones del proyecto y mejorar la planificación futura.
- Dejar el informe: Un informe esencial para ver todos los tipos de licencias que ha tomado tu equipo, lo cual es fundamental para la planificación a largo plazo.
- Refina tus datos: Cada informe se puede personalizar seleccionando un plazo, un equipo y un proyecto. También puedes aplicar un filtro de Jira para profundizar en los datos específicos que necesitas analizar.
Este enfoque estructurado le brinda una visión general completa de las actividades y capacidades de su equipo, lo que le permite pasar de una gestión reactiva a un liderazgo proactivo y, en última instancia, impulsar la productividad del equipo y alcanzar los objetivos del proyecto.
{{rich-cta-5}}
