Déploiement d’ActivityTimeline en 30 Jours

Vos équipes sont submergées par les problèmes liés à Jira, les délais décalés et les feuilles de calcul de planification déconnectées.
À chaque sprint, le même schéma se répète : les charges de travail sont inégales, les délais passent doucement et personne ne peut vraiment expliquer pourquoi.

Ce n'est pas que votre équipe ne travaille pas d'arrache-pied, mais parce que votre système de planification a atteint ses limites.
À lui seul, Jira vous donne une visibilité sur les problèmes, mais pas sur les personnes, leur véritable capacité, leur disponibilité ou l'équilibre de la charge de travail en temps réel.

ActivityTimeline est la couche de visibilité manquante entre Tâches Jira et ce sont les humains qui les font réellement.

La plupart des entreprises ont du mal à installer un nouvel outil de planification et à inciter des centaines de personnes à utilisez-le. Ce playbook est donc conçu pour résoudre ce problème. Au cours des 30 prochains jours, vous ne vous contenterez pas de configurer ActivityTimeline sur le plan technique, mais vous obtiendrez une adoption complète par toutes les équipes.

À la fin de ce guide, même si vous êtes une grande entreprise, vous aurez :

• Un environnement de planification entièrement configuré et synchronisé avec JIRA.
• Responsables formés à la prévision et à la planification des capacités.
• Les employés gèrent leur charge de travail en toute confiance et durée d'enregistrement dans un seul endroit intuitif.

Allons-y.

Votre feuille de route sur 4 semaines

Semaine 1 : Configuration de base et technique (jours 1 à 7)

Objectif : Installez l'application, configurez les paramètres principaux, synchronisez-vous avec Jira et structurez vos utilisateurs et vos équipes. Cette semaine fondamentale garantit qu'ActivityTimeline est correctement intégrée et prête à être alignée sur votre configuration Jira existante.

Jour 1 et 2 : Installation et configuration initiale

Votre parcours commence par l'intégration d'ActivityTimeline directement dans votre instance Jira.

1. Installez l'application.
   Naviguez vers Applications → Découvrez d'autres applications dans votre instance Jira. Recherchez « ActivityTimeline » et cliquez sur « Essayer gratuitement » pour lancer l'installation.

2. Assistant de configuration initiale.
   Une fois installé, un assistant de configuration vous guidera à travers les choix initiaux cruciaux :
   • Sélectionnez des projets : Choisissez les projets Jira que vous souhaitez gérer dans ActivityTimeline. Vous pourrez toujours ajuster cela plus tard.
   • Fournisseur de suivi du temps : Décidez si ActivityTimeline sera votre principal fournisseur de suivi du temps. L'activation de cette option permet de créer des journaux de travail plus détaillés directement dans Jira, ce qui rationalise la saisie des données pour votre équipe.

Jours 3 et 4 : Configuration et gestion des utilisateurs

Une fois l'application installée, il est temps d'y ajouter les membres de votre équipe et de définir leurs rôles et leurs capacités.

1. Accédez aux paramètres utilisateur.
   Accédez à Configuration → Utilisateurs. Vous trouverez ici une liste complète de vos utilisateurs ainsi que des informations essentielles telles que les rôles, les autorisations et la capacité.

2. Définissez les compétences et les postes.
   Utilisez le Compétences et Postes onglets pour créer des attributs pertinents pour votre organisation (par exemple, « Développeur Frontend », « Scrum Master », « Java », « Conception UI/UX »). Ces éléments seront essentiels pour créer des équipes fonctionnelles ultérieurement.
3. Attribuez des compétences et des postes.
   Appliquez ces nouveaux attributs à vos utilisateurs. Vous pouvez le faire manuellement pour les utilisateurs individuels ou utiliser Mode groupé (actionnez le commutateur en haut à droite) pour modifier les informations de plusieurs utilisateurs simultanément, ce qui permet de gagner un temps considérable.
4. Conseil de pro : tirez parti des groupes Jira.
   Accédez au Groupes onglet. Ici, vous pouvez cliquer sur « Gérer » pour vos groupes Jira existants et attribuer des attributs tels que des rôles, des charges de travail par défaut et des programmes de vacances. Tous les membres actuels et futurs de ce groupe Jira hériteront automatiquement de ces paramètres, ce qui garantit la cohérence et réduit les frais administratifs.

Jours 5 et 6 : Création et structure de l'équipe

Une planification efficace repose sur des équipes bien définies. ActivityTimeline propose des options flexibles qui reflètent la structure de votre organisation.

1. Comprenez les types d'équipes.
   ActivityTimeline prend en charge quatre types d'équipes distincts :
   • Équipes classiques : Créé manuellement, offrant un contrôle total sur l'adhésion individuelle.
   • Équipes fonctionnelles : Généré automatiquement en fonction des compétences ou des postes attribués aux utilisateurs.
   • Équipes Jira-Synced : Extrait directement de projets ou de groupes Jira existants.
   • Équipes Tempo : Importé si vous utilisez également l'application Tempo dans Jira.

2. Créez votre première équipe classique.
   Pour la configuration initiale, nous vous recommandons de commencer par une équipe classique afin de vous familiariser avec le processus.
   • Naviguez jusqu'au Menu Équipes → Créer une nouvelle équipe → Équipe classique.
   • Donnez à votre équipe un nom significatif et attribuez-lui un Chef d'équipe. Le chef d'équipe aura un accès spécifique aux plans, aux feuilles de temps et aux informations des utilisateurs de l'équipe, ce qui lui permettra de gérer efficacement le travail de son équipe.
   • Associez l'équipe à des projets pertinents et intégrez des utilisateurs individuels à l'équipe.
   • Une fois créées, vos équipes apparaîtront instantanément dans les menus déroulants des modules Planificateur, Feuilles de temps et Rapports, ce qui facilitera le filtrage et l'analyse des données par équipe.

3. Mettez en place des programmes de vacances.
   Dans la section Équipes, profitez-en pour définir Programmes de vacances. Ces régimes spécifient les jours non ouvrables et les jours fériés pour des zones géographiques ou des régions spécifiques. Vous pouvez ensuite appliquer ces schémas à vos équipes ou groupes définis, afin de garantir des calculs de capacité précis.

Jour 7 : Intégration et synchronisation avec Jira

Un flux de données fluide entre ActivityTimeline et Jira est primordial. Cette étape garantit que tout reste synchronisé.

1. Connectez-vous à Jira Fields :
   • Accédez à Configuration → Intégrations Jira.
   • Par défaut, les champs « Date de début » et « Date d'échéance » de Jira sont déjà mappés. Passez en revue ces informations et si vous utilisez différents champs de date personnalisés pour la planification des tâches dans Jira, ajustez le mappage ici. Vous pouvez également supprimer des mappages si vous le souhaitez.
   • Pour les projets gérés par l'équipe Jira, sélectionnez « Réutiliser les champs de date de début ou d'échéance standard de Jira ».
   • Planification au niveau de l'équipe : Si vous prévoyez d'attribuer des tâches au niveau de l'équipe dans ActivityTimeline, l'application peut créer un L'équipe terrain à Jira. Ce champ sera directement lié au panneau de votre équipe dans ActivityTimeline.
   • Répartition des tâches : Pour activer la fonctionnalité de répartition des tâches entre plusieurs personnes assignées, mappez le Collaborateurs sur le terrain également.
   • Cliquez Mettre à jour pour enregistrer vos mappages, puis cliquez sur Problèmes d'actualisation pour extraire toutes vos données Jira existantes dans ActivityTimeline avec les nouvelles configurations.
2. Configurez Webhooks pour le nettoyage.
   Pour préserver l'intégrité de vos données ActivityTimeline et refléter les modifications en temps réel dans Jira :
   • Recherchez le message d'avertissement intégré à l'application concernant les webhooks.
   • Cliquez dessus pour ajouter automatiquement les webhooks nécessaires. Cette configuration garantit que lorsque des problèmes Jira ou des journaux de travail sont supprimés, ces modifications sont automatiquement reflétées dans ActivityTimeline, évitant ainsi la perte de données.

Semaine 2 : Programme pilote et formation des gestionnaires (jours 8 à 14)

Objectif : Configurez la logique de la charge de travail et formez un groupe pilote de responsables aux principales fonctionnalités de planification et de planification. Cette semaine vise à donner à vos principaux utilisateurs les moyens de commencer à tirer parti d'ActivityTimeline de manière efficace.

Jours 8 et 9 : Définition de la charge de travail et de la logique de planification

Une planification précise des capacités est la pierre angulaire d'ActivityTimeline. Cette étape permet de configurer la façon dont le système calcule et affiche les charges de travail.

1. Calcul de la charge Méthode :
   • Accédez à Configuration → Configuration générale.
   • Par défaut, ActivityTimeline utilise Estimation restante champ de Jira pour déterminer la charge de travail. Il s'agit d'une méthode courante et efficace.
   • Conversion des Story Points.
     Si votre équipe utilise principalement Points d'histoire à titre d'estimation, vous doit définissez un taux de conversion en heures. ActivityTimeline utilise les heures comme référence pour toutes les estimations. Vous pouvez définir ce taux de conversion globalement ou par projet. Pour ce faire, rendez-vous sur Projets → Gérer, sélectionnez votre projet, entrez le taux de conversion (par exemple, 1 Story Point = 8 heures), puis cliquez sur Mettre à jour.

2. Modes de répartition de l'effort : Une fois l'effort défini, vous pouvez choisir comment il est réparti sur les jours planifiés d'une tâche.
   • Mode d'équilibre : Ce mode répartit l'effort estimé de la tâche de manière égale sur tous les jours planifiés. Idéal pour les tâches nécessitant des progrès quotidiens constants.
   • Mode liquide : Ce mode charge chaque journée avec autant d'effort estimé que possible jusqu'à ce que l'estimation restante soit épuisée. Ceci est utile pour les tâches qui peuvent être chargées en amont ou exécutées rapidement.

3. Impact de l'enregistrement du temps sur la charge de travail :
   • Si votre équipe n'enregistre pas le temps, la charge de travail est répartie uniformément sur toute la durée de la tâche (y compris les derniers jours). Cela permet de maintenir la stabilité des plans pour les rapports sur les périodes passées et futures.
   • Si votre équipe enregistre le temps (paramètre par défaut et recommandé), la charge de travail n'est calculée qu'à partir d'aujourd'hui, l'effort passé étant directement dérivé des entrées de travail enregistrées. Cela fournit les calculs de charge de travail en temps réel les plus précis.

Jours 10 à 12 : Formation des managers : le module Planner

Le Planner est au cœur d'ActivityTimeline pour les managers. Cette formation se concentre sur ses fonctionnalités de base.

1. Présentation des modules.
   Commencez par décrire brièvement les quatre modules principaux : Planificateur (planification clé), Espace de travail (gestion individuelle des tâches), Feuilles de temps (informations sur l'utilisation du temps), et Rapports (prévisions et analyses). Soulignez que pour les gestionnaires, les quatre sont essentiels.
2. Deep Dive : le module Planner
   • Panneau des problèmes (côté gauche).
     Ce panneau reflète votre backlog Jira.
     • Par défaut, il affiche les problèmes modifiés au cours des 30 derniers jours.
     • Personnalisation : Montrez comment personnaliser facilement cette vue à l'aide de filtres et d'options de regroupement pour afficher exactement ce dont ils ont besoin (par exemple, les problèmes liés à un projet spécifique, les tâches non attribuées, les tâches avec une certaine priorité).
   • La chronologie (côté droit).
     Cela fournit une vue claire et transversale de tout ce qui est attribué aux utilisateurs.
     • Filtrage : Expliquez comment affiner la vue chronologique en activant l'option « Appliquer des filtres aux chronologies ». Faites remarquer qu'une icône de filtre rouge et une étoile à côté de l'onglet Filtres indiquent un filtre actif.
   • Action principale : attribuer des tâches.
     Montrez à quel point il est simple d'attribuer une tâche en la faisant glisser depuis le panneau des problèmes et en la déposant sur la chronologie de l'utilisateur. Expliquez que la tâche est planifiée instantanément dans ActivityTimeline et Jira pour les mêmes dates, afin de garantir que tout reste synchronisé.

• Synchronisation bidirectionnelle.
  Soulignez cette caractéristique essentielle. La synchronisation fonctionne dans les deux sens : si un responsable met à jour les champs de dates, de personne assignée, d'estimation ou de suivi du temps dans Jira, ces modifications apparaîtront automatiquement dans ActivityTimeline. Par défaut, la synchronisation depuis Jira se produit toutes les 10 minutes, mais vous pouvez déclencher manuellement une synchronisation à tout moment en cliquant sur Bouton Actualiser.
• Création et gestion de tâches.
  • Créez de nouvelles tâches : Montrez aux responsables comment créer de nouvelles tâches directement dans ActivityTimeline en cliquant sur une cellule de la chronologie ou en utilisant le Nouvelle tâche bouton. Une fois créée, cliquez sur la tâche pour afficher les détails clés des mises à jour.
  • Modifier les tâches : Démontrez l'interface intuitive par glisser-déposer. Les tâches peuvent être redimensionnées pour modifier leur durée, déplacées vers une autre date ou confiées à un autre utilisateur pour les réaffecter.
  • Annuler/Déprogrammer : Pour supprimer une tâche de la chronologie, faites-la simplement glisser vers le coin inférieur gauche du tableau de planification.

• Répartition des tâches.
  Qu'en est-il des tâches nécessitant une collaboration ? Présentez le Split bouton. Cela permet à un responsable de répartir une seule tâche Jira entre plusieurs personnes assignées dans ActivityTimeline, en définissant la contribution spécifique de chaque personne (par exemple, en heures). Dans Jira, la tâche reste une entité unique, mais ActivityTimeline visualise les parties divisées pour une visibilité et une gestion précises de la charge de travail.

Jours 13 et 14 : Formation des gestionnaires : capacité et planification stratégique

Maintenant que vos responsables comprennent la planification des tâches, il est temps d'introduire une planification stratégique des capacités en utilisant les événements internes d'ActivityTimeline et les vues au niveau de l'équipe.

1. Événements internes et non professionnels.
   Expliquez que la planification ne concerne pas uniquement les tâches Jira. ActivityTimeline fournit des événements internes pour obtenir une image fidèle de la capacité des ressources.
   
   • Espace réservé : utilisez-le pour les scénarios de planification « hypothétiques ». Un responsable peut créer un espace réservé pour réserver du temps pour un projet potentiel sans modifier aucun problème avec Jira. Elle peut être autonome ou liée à un problème, puis convertie en une véritable tâche Jira.
   • Réservation : idéale pour bloquer la capacité d'une personne à effectuer des tâches répétitives ou à participer à des réunions (par exemple, « Team Sync », « Support Tasks »). Cela bloque un certain nombre d'heures par jour.
   • Événements non fonctionnels : ils sont essentiels pour la précision. Les événements tels que les jours de congé, les congés de maladie, les vacances et les jours fériés réduisent la disponibilité des utilisateurs.
   • Heures supplémentaires : à l'inverse, un événement lié aux heures supplémentaires augmente la disponibilité d'un utilisateur pendant une période donnée.
     

2. Mesures de charge de travail et de disponibilité.
   En tant qu'outil de planification des capacités, la valeur fondamentale d'ActivityTimeline réside dans ses calculs de charge de travail.
   • Soulignez le indicateur de charge de travail (souvent une barre ou un pourcentage codé par couleur) à côté de chaque utilisateur. Expliquez que cela montre leur charge de travail sur la base des estimations restantes, des estimations quotidiennes et de tous les événements planifiés.
   • Afficher le Disponibilité métrique, qui affiche le nombre d'heures qu'un utilisateur dispose encore d'heures gratuites.
   • Montrez comment personnaliser ces mesures (affichage en heures ou en pourcentages) et ajuster la chronologie (affichage par semaines, mois, voire années).

3. Planification de l'équipe et des jalons.
   Passez de la planification individuelle à des vues au niveau de l'équipe et du projet.
   • Capacité de l'équipe : Montrez aux responsables comment cliquer Utilisateurs → Affichage de l'équipe avec les utilisateurs pour ouvrir le panneau d'équipe. Ils peuvent y examiner la charge de travail et la disponibilité de l'ensemble de l'équipe et même attribuer les problèmes Jira au niveau de l'équipe avant de programmer des personnes. Pour une perspective plus large, montrez Affichage des équipes, qui permet d'analyser plusieurs équipes simultanément, ce qui est idéal pour la planification interéquipes.
   • Étapes clés et sprints : Pour suivre les dates clés, demandez-leur d'activer le Panel Milestones (via l'icône du drapeau). Ce panneau met en évidence des éléments importants tels que les sprints, les versions et les délais.
     • Les responsables peuvent sélectionner les tableaux Jira qu'ils souhaitent afficher, et les sprints apparaîtront automatiquement en fonction de leurs dates de début et de fin.
     • Affichez l'icône de hiérarchie pour afficher toutes les tâches de sprint et leur statut.
     • Conseil de pro : Démontrez comment planifier des sprints directement dans ActivityTimeline en faisant glisser les tickets du backlog vers les sprints affichés sur le panneau des jalons, sans avoir à revenir à Jira.Enregistrer votre vue sous forme de tableau de bord : Après avoir configuré la vue idéale (période, filtres, regroupement, jalons), quelle est la prochaine étape ? Montrez aux responsables comment enregistrer cette vue en tant que Tableau de bord.

4. Enregistrer votre vue en tant que tableau de bord : après avoir configuré la vue idéale (période, filtres, regroupement, jalons), quelle est la prochaine étape ?
   
   • Montrez aux responsables comment enregistrer cette vue en tant que Tableau de bord.
   • Naviguez vers Configuration → Tableaux de bord → Configurer pour gérer ces vues enregistrées et les partager avec des collègues, en veillant à ce que tout le monde consulte le même plan cohérent.

Semaine 3 : Déploiement de l'équipe complète et intégration des employés (jours 15 à 21)

Objectif : Intégrez tous les utilisateurs finaux (employés) à la plateforme, en vous concentrant sur l'espace de travail, l'enregistrement du temps et la gestion des horaires personnels. Cette semaine est consacrée à l'adoption et à l'autonomisation des utilisateurs.

Jour 15 : Préparation du déploiement

1. Personnalisez les visuels pour plus de clarté.
   Avant d'inviter tout le monde, rendez l'outil le plus intuitif possible.
   • Accédez à Configuration → Problèmes → Personnalisation des problèmes.
   • Configurez des styles personnalisés : attribuez des couleurs, des polices ou des libellés spécifiques en fonction du projet, de l'état du problème ou de la priorité. Cette petite étape rend le calendrier de planification beaucoup plus visuel et permet à chacun de s'y retrouver plus facilement en un coup d'œil.

2. Annoncez le déploiement.
   Envoyez une communication claire à tous les utilisateurs. Expliquez ce qu'est ActivityTimeline, pourquoi l'entreprise l'adopte (par exemple, « pour améliorer l'équilibre de la charge de travail et simplifier le suivi du temps ») et à quoi ressemblera le programme de formation de la semaine.

Jours 16 à 18 : Formation des employés : espace de travail et congés

Concentrez cette formation sur Espace de travail module, qui sera la vue par défaut et le hub principal pour la plupart des employés.

1. Présentation de l'espace de travail.
   Expliquez que l'espace de travail est leur espace personnel pour gérer leur calendrier, leur arriéré et leurs journaux de travail pour tous leurs projets.
   • Mon emploi du temps : Cela montre ce qui est actuellement prévu pour eux. Montrez comment utiliser les flèches pour naviguer entre les périodes ou changer de vue (une semaine, plusieurs semaines ou un mois complet).
   • Panel thématique : Ce panneau affiche leur carnet de commandes personnel. Si les autorisations le permettent, montrez-leur comment ils peuvent même planifier leur propre calendrier en faisant glisser les tâches de leur backlog vers leur Mon emploi du temps chronologie.
   • Détails de la tâche : Cliquez sur une tâche pour afficher des informations clés telles que la date limite, le statut et l'estimation, qu'elle peut mettre à jour si les autorisations le permettent.

2. Planification des congés.
   Montrez à quel point il est facile de réserver un congé.
   
   • Ils peuvent cliquer sur une cellule vide dans leur chronologie ou utiliser le bouton Nouvelle tâche en haut de la page.
   • Ils sélectionnent simplement le type d'événement (par exemple, vacances, congé de maladie) et fixent les dates de début et de fin.
   • Soulignez qu'ils peuvent facilement faire glisser l'événement pour le déplacer ou cliquer dessus pour mettre à jour les détails ultérieurement.
3. Intégration de Google Agenda (facultatif mais recommandé).
   Pour un calendrier véritablement unifié, orientez les utilisateurs vers Mon compte → Intégration du calendrier.
   
   • Montrez-leur comment cliquer sur Importer depuis Google Agenda, approuver l'intégration et sélectionner les calendriers qu'ils souhaitent synchroniser.
   • Une fois connectés, leurs réunions et événements hors bureau apparaîtront automatiquement, en tenant compte de leurs calculs de charge de travail pour une planification plus précise.

Jours 19-21 : Formation des employés II : Enregistrement du temps et révision

Cette partie de la formation est cruciale pour l'exactitude des données et la production de rapports.

1. Comment enregistrer le temps (4 méthodes simples) : Montrez la flexibilité de l'enregistrement du temps.
   
   • Cliquez directement sur le graphique du jour où vous souhaitez enregistrer l'heure.
   • Enregistrez rapidement le temps passé aux tâches les plus récentes via la section Mes heures enregistrées.
   • Utilisez le bouton principal Log Work situé en haut de l'espace de travail.
   • Démarrez et arrêtez le minuteur pour un suivi en temps réel pendant qu'il fonctionne.
     

2. Détails du journal de travail.
   Lors de l'enregistrement du temps, les utilisateurs peuvent :
   
   • Sélectionnez une durée prédéfinie (par exemple, 1h, 2h) ou entrez une durée personnalisée.
   • Réglez la date ou l'heure d'enregistrement sur plusieurs jours.
   • Choisissez une catégorie (par exemple, facturable, non facturable), si elle est configurée.
   • Ajoutez une description du journal de travail.
   • Recherche des problèmes : pour trouver facilement le problème Jira approprié, indiquez les trois onglets de la boîte de dialogue : Récent (derniers problèmes consultés), Mes problèmes (tâches qui leur ont été assignées) et Tous (recherchez tous les problèmes accessibles).
3. . Révision du temps que vous avez enregistré :
   
   • Dans Workspace : les utilisateurs peuvent suivre leurs progrès à l'aide de graphiques visuels (graphique circulaire pour les données requises par rapport aux données enregistrées, et graphiques à barres pour les données journalières). Ils peuvent également consulter les entrées dans Mes heures enregistrées ou Détails de mon carnet de travail.
   • Dans Feuilles de temps : Présentez-leur le module Feuilles de temps pour qu'ils puissent procéder à une auto-évaluation. Expliquez les trois points de vue :
     
     • Affichage de la progression : affiche le temps enregistré par rapport à la capacité attendue.
     • Vue chronologique : répartition visuelle du temps enregistré quotidiennement.
     • Vue détaillée : tableau permettant de ventiler le temps par projet, problème ou épopée.
4. Comprendre les approbations des feuilles de temps.
   Si l'entreprise utilise le processus d'approbation des feuilles de temps, les travailleurs doivent soumettre leurs feuilles de temps. Une fois qu'un journal de travail est approuvé ou qu'une période de feuille de temps est clôturée, ils ne pourront pas modifier ou créer de nouvelles entrées pour cette période.

Semaine 4 : Rapports, gouvernance et optimisation (jours 22 à 30)

Objectif : Donnez aux responsables les moyens d'utiliser les données pour les prévisions et la prise de décisions. Établissez des rythmes de révision et affinez la configuration en fonction des premières semaines d'utilisation.

Jours 22 à 24 : Objectif du manager : maîtriser les feuilles de temps

Cette formation permet aux managers d'apprendre à revoir et à analyser le temps de leur équipe.

Plongée en profondeur : Module de feuilles de temps (Vue du gestionnaire).
Expliquez que ce module fournit une visibilité complète sur la façon dont l'équipe passe son temps.

• Affichage de la progression : Passez en revue les quatre principaux modèles :
  • Progression de la feuille de temps : Suit le temps enregistré par rapport à la capacité de l'équipe.
  • Utilisation des ressources : Compare le temps prévu par rapport à la capacité disponible.
  • Prévu ou réel : Compare les heures enregistrées par rapport aux estimations initiales.
  • Approbation de la feuille de temps : (Si cette option est activée) Affiche l'état d'approbation de tous les journaux de travail.
• Affichage de la chronologie : Un puissant aperçu visuel de la conformité de l'ensemble de l'équipe en matière de journalisation, avec des indicateurs codés par couleur en cas de surenregistrement ou de sous-enregistrement.
• Vue détaillée : Il s'agit du rapport configurable ultime. Montrez aux responsables comment regrouper les données (par projet, épopée, utilisateur) et ajoutez des champs personnalisés Jira pour créer des rapports granulaires. Rappelez-leur que tous les rapports sont exportables vers Excel.

Jours 25 et 27 : Objectif du manager : prévisions à l'aide de rapports

Passez de l'analyse du passé (feuilles de temps) à la prévision de l'avenir (rapports).

1. Deep Dive : Module de rapports :
   • Prévision d'utilisation des ressources : Il s'agit du rapport clé pour les capacités futures. Montrez comment il affiche les charges de travail attendues, sous forme de résumé ou ventilées par projet. Les responsables peuvent consulter la capacité totale, la capacité utilisée et le taux d'utilisation pour identifier les futurs goulots d'étranglement.
   • Tableau des capacités de l'équipe : Un outil visuel en temps réel pour évaluer la charge de travail et la disponibilité au fil du temps.
   • Rapport d'avancement du projet : Montre les progrès réalisés dans l'ensemble des projets ou des épopées en fonction du suivi du temps ou de la résolution des problèmes liés aux enfants.
2. Intégration à Jira Dashboard :
   • Montrez aux responsables comment ajouter leurs rapports favoris à leurs favoris et les ajouter en tant que des gadgets pour leurs principaux tableaux de bord Jira. Cela permet d'intégrer des analyses de planification cruciales directement dans leur flux de travail quotidien Jira, de sorte qu'ils n'ont même pas besoin d'ouvrir l'application pour voir l'état général.

Jours 28 à 30 : Examen dans les 30 jours et prochaines étapes

1. Recueillez des commentaires : Le déploiement est terminé, mais le travail n'est pas terminé. Organisez une session de révision avec vos responsables pilotes et un petit groupe de discussion composé d'employés. Demandez : Qu'est-ce qui fonctionne ? Qu'est-ce qui prête à confusion ? Quelles fonctionnalités leur manquent-elles ?
2. Affiner la configuration :
   • Sur la base de commentaires et de données réelles, ajustez vos paramètres. Le taux de conversion de Story Point est-il correct ? Avez-vous besoin de créer un nouveau Équipes fonctionnelles (par exemple, « Tous les développeurs seniors ») en fonction des compétences que vous avez définies au cours de la semaine 1 ? C'est le moment de le faire.
3. Découvrez les fonctionnalités avancées :
   • Planifiez vos prochaines étapes. Maintenant que votre équipe est familiarisée avec les notions de base, vous pouvez explorer des fonctionnalités avancées telles que la mise en place d'un Processus d'approbation des feuilles de temps ou définissant strict Périodes de suivi du temps et des délais de grâce pour faire respecter les délais d'enregistrement.

Votre mise en œuvre n'est que le début

Toutes nos félicitations ! En seulement 30 jours, vous avez installé, configuré et déployé ActivityTimeline avec succès. Vous avez doté les responsables d'une visibilité inégalée sur les capacités de l'équipe et avez doté les employés d'un outil simple et unifié pour gérer leur travail et leur temps. L'essentiel est désormais de maintenir cette dynamique. Continuez à recueillir des commentaires, à affiner vos processus et à tirer parti des puissantes informations d'ActivityTimeline pour prendre des décisions de planification plus intelligentes et plus efficaces au quotidien.

Nous sommes certains que vous passerez de la gestion des tâches à la planification axée sur les données en quelques semaines seulement. C'est pourquoi vous pouvez utiliser ActivityTimeline gratuitement pendant les 30 premiers jours et constater à quel point il est facile de l'intégrer à vos flux de travail.

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