Acabas de adoptar Jira y, como uno de los muchos usuarios de Jira, verás que tiene campos de seguimiento del tiempo y un básico Cronología de Jira vista por proyecto. Le preguntas a tu equipo: «¿Es esto suficiente para que podamos gestionar nuestros proyectos y analizar los datos de forma eficaz?» Sabes que elegir la herramienta adecuada garantiza una mejor gestión de los datos en tu instancia de Jira.
La trampa de lo «suficientemente bueno»: lo que no puedes hacer con Jira
Al principio, Jira parece una buena aplicación de software de gestión de proyectos que ofrece numerosas mejoras de rendimiento. Por fin tienes un sistema para hacer un seguimiento de los problemas, transferir las tareas de un ámbito a otro y registrar el trabajo. Parece que lo tienes todo bajo control. Pero muy rápido chocas contra una pared.
No puedes ver todos tus proyectos en un solo cronograma, por lo que es imposible detectar superposiciones o administrar los recursos. No tienes forma de saber quién está sobrecargado y la gestión de licencias es inexistente, lo que dificulta el seguimiento de los datos. Es posible registrar el tiempo, pero no hay una hoja de tiempo ni un informe centralizados que te den una visión clara de la capacidad del equipo.
Puede que te digas a ti mismo que Jira es «lo suficientemente buena». Pero si tu herramienta sigue obligándote a usar las hojas de cálculo de Google solo para hacer el trabajo de verdad, vale la pena pensar en algo que realmente cubra todo el panorama y ofrezca un mejor soporte. Aquí es donde las herramientas avanzadas de Jira pueden ayudarte.
Una comparación directa entre las funciones nativas de Jira Tools y las de Jira Apps
Jira gestiona bien el seguimiento de los problemas, pero no se creó para cubrir todo el flujo de trabajo. Aquí es donde entran en juego las aplicaciones y complementos de Jira para Jira, especialmente los diseñados para un centro de datos.
ActivityTimeline añade las tres funciones fundamentales que le faltan a Jira. Obtienes Planificación de recursos entre proyectos, gestión de la carga de trabajo y la capacidad y hojas de tiempo e informes avanzados
1. Planificación y programación de proyectos
Probablemente estés harto de perderte constantemente en pestañas y saltar entre tableros de Jira, con ganas de solucionar este problema.
Claro, los tableros estándar de Jira son ideales para trabajar de forma concentrada. Pero están estrictamente dedicadas al flujo de trabajo de un solo proyecto. Si estás a cargo de varios proyectos, esto se convierte en una lucha. Es posible que te encuentres cambiando constantemente de un tablero a otro solo para entender lo que sucede con las diferentes versiones de los proyectos. Este sistema caótico hace que sea casi imposible ver el panorama general.
Con problemas como estos, puede que te resulten útiles algunas herramientas de Jira, como ActivityTimeline. Cuenta con una función única llamada»Panel de planificador». En ese único lugar se muestran todos tus proyectos, equipos y tareas. En lugar de hacer conjeturas, obtienes una visión clara del trabajo de tu equipo en todos los proyectos.
El planificador tiene dos secciones: un panel de problemas para el trabajo pendiente y un panel de cronograma para la programación. El sistema puede actualizar automáticamente los datos de Jira. Solo tienes que arrastrar y soltar las tareas en la cronología del usuario. Esto se debe a los complementos de Jira, que se integran perfectamente con tu flujo de trabajo. Además, puedes pasar de un calendario semanal a una vista trimestral o anual al instante para ver tu plan a largo plazo. Incluso puedes visualizar eventos de alto nivel con el panel de hitos.
No eres el único que lucha contra el caos de la planificación. Medtronic, líder mundial en el sector de la salud, se enfrentó exactamente a este problema. Antes utilizaban Excel para realizar el seguimiento de los proyectos, pero a medida que realizaban miles de tareas, ese método se hizo casi imposible de usar y, a menudo, requirió importantes correcciones de errores. Al cambiar a ActivityTimeline, sustituyeron su lento proceso manual por un sistema móvil eficiente, lo que redujo significativamente el tiempo dedicado a la planificación y proporcionó una visibilidad total de la disponibilidad de los recursos.
2. Administración de cargas de trabajo
Jira parte de una suposición peligrosa: que tu equipo tiene una capacidad infinita. Permanece en silencio tanto si un desarrollador se está ahogando en una semana de 80 horas como si está inactivo sin hacer nada. Jira estará encantado de permitirte asignar cincuenta horas de trabajo a una semana de cuarenta horas sin previo aviso. Simplemente no ve la capacidad. Esta falta de visibilidad es un asesino silencioso de la productividad: algunos miembros del equipo definitivamente se ahogan en el trabajo, mientras que otros esperan a que se les asignen las tareas.
¿Qué pueden hacer los complementos de Jira? ActivityTimeline llena este vacío crítico con su indicador de carga de trabajo, que ayuda a gestionar los elementos de trabajo. En lugar de generar informes complejos para averiguar quién está ocupado, se recibe una señal instantánea codificada por colores para cada usuario:
- Verde: la carga de trabajo es equilibrada y óptima.
- Amarillo: el usuario está sobrecargado, lo que significa que puedes asignar más trabajo de forma segura.
- Rojo: el usuario está sobrecargado. Al verlo, puede dividir algunas tareas para evitar el agotamiento.
Esta información en tiempo real garantiza que tu planificación se base en la disponibilidad real, lo que evita la trampa del agotamiento que suele esconder un tablero de Jira estándar.
Pero el trabajo real no se basa solo en el total de horas. Se trata de cómo se gastan esas horas. ActivityTimeline resuelve esto con inteligencia algoritmos de cálculo. Simplemente elige el modo y el sistema recalcula la programación en una fracción de segundo:
- El modo Equilibrio es ideal para tareas que requieren una atención constante. ¿Por qué dividir las horas de trabajo manualmente? Simplemente asigne una tarea de 10 horas a un período de 5 días y el sistema registrará automáticamente 2 horas cada día.
- ¿Ayer venció la fecha límite? El modo líquido está diseñado para los momentos en los que es necesario terminar una tarea lo antes posible. Al seleccionar este modo, el sistema llena la capacidad máxima del usuario para hoy y traslada automáticamente las horas restantes para mañana.
3. Gestión de licencias y vacaciones
¿Has pensado alguna vez que Jira vive en un mundo de fantasía? Jira parece olvidar por completo que la gente se enferma, se va de vacaciones o disfruta de las fiestas nacionales. Por eso, para administrar la disponibilidad de tu equipo, terminas confiando en hojas de cálculo de Google independientes solo para registrar los días no laborables. Esto crea un peligroso punto ciego: puedes asignar una fecha límite crítica a un desarrollador y descubrir más tarde que está en una playa de España. ActivityTimeline devuelve la realidad a tu planificación al gestionar directamente en tu panel de control el tiempo libre para eventos no laborales, como «vacaciones», «licencia por enfermedad» o «día libre», especialmente en el caso de los equipos que utilizan aplicaciones de Jira Cloud.
Para quienes gestionan equipos globales, un eficaz plugin de Jira ofrece Esquemas de vacaciones. Simplemente puedes establecer un esquema para una región específica y aplicarlo a los equipos pertinentes, asegurándote de configurar las notificaciones para los días festivos. Así te ahorrarás el dolor de cabeza que supone hacer un seguimiento manual de los días libres internacionales. Este conjunto específico de funciones es vital para gestionar la disponibilidad del equipo.
4. Seguimiento del tiempo y hojas de tiempo
«¿A dónde se fue el tiempo?» En la Jira nativa, es posible que nunca lo sepas. Claro, la plataforma te permite «registrar el trabajo» sobre un tema individual. Sin embargo, los datos están dispersos en cientos de tickets distintos, lo que crea un lío fragmentado. No existe una hoja de horas centralizada para revisar el panorama general, no hay un proceso de aprobación para verificar la precisión ni una forma nativa de distinguir las tareas administrativas «facturables» de las «no facturables».
ActivityTimeline actualiza Jira con una versión dedicada Realizar un seguimiento de las hojas de tiempo módulo que centraliza sus informes. Con esta aplicación en la nube de Jira y otras aplicaciones del mercado, no es necesario recopilar datos manualmente, sino que obtienes hojas de horas visuales interactivas que te permiten distinguir el trabajo «facturable» del «no facturable». Esto garantiza que tu facturación sea siempre exacta.
El sistema ofrece tres formas distintas de presentación de informes que se adaptan a sus necesidades:
- La vista de progreso ofrece un desglose visual de las horas registradas en comparación con las horas requeridas. Esto te ayuda a detectar al instante si un miembro del equipo se está retrasando.
- La vista de cronograma utiliza una visualización codificada por colores para mostrar si los equipos están registrando en exceso o de forma insuficiente
- Para un análisis más profundo, la vista detallada desglosa los registros de trabajo para ayudarte a diferenciar entre horas facturables y no facturables para una facturación precisa.
El sistema también asegura la integridad de sus datos mediante un flujo de trabajo de aprobación integrado. Los gerentes de proyecto pueden revisar y aprobar las hojas de tiempo con esta función. Tras su aprobación, estos registros quedan bloqueados para que no puedan editarse más. Incluso puedes usar el modo de aprobación masiva para gestionar varias hojas de horas a la vez. En última instancia, este módulo transforma los registros sin procesar en potentes informes de hojas de tiempo. ¿Necesita gestionar la nómina o presentar los datos a un cliente? Simplemente genere el informe exacto que necesita o exporte todo a Excel con un solo clic.
5. Reportando
Los informes nativos de Jira funcionan bien si solo necesitas una vista básica de lo que ya ha ocurrido. Pero cuando el objetivo es planificar con antelación y buscar una capacidad específica mediante un filtro, las herramientas estándar no son suficientes. Solo puedes adivinar qué tan ocupado estará tu equipo la semana o el mes siguiente, porque no ofrecen ningún pronóstico.
Para cambiarlo, algunas apps de Jira y complementos de informes de Jira, como ActivityTimeline, añaden informes que realmente miran al futuro, no solo al pasado. Puedes usar dos tipos de informes de previsión en ActivityTimeline para analizar mejor tus métricas:
- Previsión de utilización de recursos. Este informe proporciona una descripción general de la carga de trabajo esperada de un equipo para el futuro. En lugar de preguntar: «¿Quién estará disponible el mes que viene?» , lo ves al instante. Calcula la capacidad total disponible en comparación con la capacidad utilizada, lo que le permite detectar por adelantado la subutilización o la sobreutilización y ajustar los planes antes de que se incumplan los plazos.
- Informe planificado frente a informe real. Este informe muestra qué tan precisas son realmente sus estimaciones. Compara el tiempo planificado con el tiempo real registrado y destaca los casos en los que las tareas requirieron más o menos esfuerzo del esperado. Además, puedes generar un informe en varios niveles (problema, proyecto, épico o campo personalizado de Jira).
Para las organizaciones que se enfrentan a requisitos de cumplimiento, este nivel de informes detallados es esencial. Empresas como FractureCode Corporation descubrieron que ActivityTimeline era lo suficientemente flexible como para incorporar informes de tiempo sólidos directamente en su flujo de trabajo. Además, la empresa tuvo el placer de compartir comentarios activos sobre futuras mejoras, lo que demuestra que la herramienta evoluciona en función de las necesidades reales de los usuarios.
Conclusión
La Jira nativa es ideal para el seguimiento tareas. Pero si necesita agilizar su proceso para gestionar personas, tiempo y capacidad, necesita una herramienta de planificación de recursos dedicada. La funcionalidad estándar no es suficiente. ActivityTimeline completa Jira y la convierte en una verdadera solución de gestión de proyectos.
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