Vous venez d'adopter Jira et, en tant que l'un des nombreux utilisateurs de Jira, vous pouvez constater qu'il comporte des champs de suivi du temps et un Chronologie de Jira affichage par projet. Vous demandez à votre équipe : « Est-ce suffisant pour gérer nos projets et analyser les données de manière efficace ? » Vous savez que le choix du bon outil garantit une meilleure gestion des données au sein de votre instance Jira.
Le piège de l' « assez bon » : ce que vous ne pouvez pas faire avec Jira
À première vue, Jira semble être un bon logiciel de gestion de projet qui offre de nombreuses améliorations de performances. Vous disposez enfin d'un système permettant de suivre les problèmes, de déplacer les tâches d'un tableau à l'autre et d'enregistrer le travail. On dirait que tout est sous contrôle. Mais très vite, tu te heurtes à un mur.
Vous ne pouvez pas visualiser tous vos projets sur une seule chronologie, ce qui rend impossible la détection des chevauchements ou la gestion des ressources. Vous n'avez aucun moyen de savoir qui est surchargé et la gestion des congés est inexistante, ce qui rend le suivi des données difficile. L'enregistrement du temps est possible, mais il n'existe pas de feuille de temps ou de rapport centralisé pour vous donner une idée claire de la capacité de l'équipe.
Vous pourriez vous dire que Jira est « assez bonne ». Mais si votre outil vous oblige toujours à utiliser Google Sheets uniquement pour faire le vrai travail, il vaut la peine d'envisager un outil qui couvre réellement la situation dans son intégralité et offre un meilleur support. C'est là que les outils avancés de Jira peuvent vous aider.
Comparaison directe entre les fonctionnalités natives de Jira et celles de Jira Apps
Jira gère bien le suivi des problèmes, mais il n'a pas été conçu pour couvrir l'ensemble du flux de travail. C'est là qu'interviennent les applications et plugins Jira pour Jira, en particulier ceux conçus pour un centre de données.
ActivityTimeline ajoute les trois fonctionnalités critiques manquantes à Jira. Vous obtenez Planification des ressources interprojets, gestion de la charge de travail et des capacités, feuilles de temps et rapports avancés
1. Planification et ordonnancement de projets
Vous en avez probablement assez de vous perdre constamment dans les onglets et de sauter entre les tableaux Jira, dans le but de résoudre ce problème.
Bien sûr, les tableaux standard de Jira sont parfaits pour un travail ciblé. Mais ils sont strictement dédiés au flux de travail d'un seul projet. Si vous êtes en charge de plusieurs projets, cela devient difficile. Vous pouvez vous retrouver à passer constamment d'un tableau à l'autre juste pour comprendre ce qui se passe avec les différentes versions des projets. Ce système chaotique rend quasiment impossible toute vision d'ensemble.
Avec de tels problèmes, certains outils Jira, tels que ActivityTimeline, peuvent vous être utiles. Il possède une caractéristique unique appelée »Tableau de bord Planner». À cet endroit, tous vos projets, équipes et tâches sont affichés. Au lieu de deviner, vous obtenez une vision claire du travail de votre équipe sur tous les projets.
Le planificateur comporte deux sections : un panneau des problèmes pour votre arriéré et un panneau chronologique pour la planification. Le système peut mettre à jour automatiquement les données Jira, il vous suffit de glisser-déposer les tâches sur la chronologie de l'utilisateur. Cela est possible grâce aux plugins Jira qui s'intègrent parfaitement à votre flux de travail. Vous pouvez également effectuer un zoom arrière instantané pour passer d'un calendrier hebdomadaire à une vue trimestrielle ou annuelle pour voir votre plan à long terme. Vous pouvez même visualiser des événements de haut niveau à l'aide du panneau Milestones.
Vous n'êtes pas le seul à lutter contre le chaos de la planification. Medtronic, un leader mondial de la santé, a précisément été confronté à ce problème. Ils s'appuyaient auparavant sur Excel pour le suivi des projets, mais à mesure qu'ils effectuaient des milliers de tâches, cette méthode est devenue presque impossible à utiliser, nécessitant souvent des corrections de bogues importantes. En passant à ActivityTimeline, l'entreprise a remplacé son lent processus manuel par un système mobile efficace, ce qui a considérablement réduit le temps consacré à la planification et a fourni une visibilité complète sur la disponibilité des ressources.
2. Gestion des charges de travail
Jira part d'une hypothèse dangereuse : les capacités de votre équipe sont infinies. Il reste silencieux, qu'un développeur soit en train de se noyer au cours d'une semaine de 80 heures ou qu'il reste inactif. Jira se fera un plaisir de vous permettre d'attribuer cinquante heures de travail à une semaine de quarante heures sans aucun avertissement. Il ne voit tout simplement pas la capacité. Ce manque de visibilité est un tueur silencieux de productivité : certains membres de l'équipe vont certainement se noyer dans le travail, tandis que d'autres attendront les missions.
Que peuvent faire les plugins Jira ? ActivityTimeline comble cette lacune critique grâce à indicateur de charge de travail, qui permet de gérer les éléments de travail. Au lieu de générer des rapports complexes pour savoir qui est occupé, vous obtenez un signal instantané codé par couleur pour chaque utilisateur :
- Vert : la charge de travail est équilibrée et optimale.
- Jaune : l'utilisateur est sous-chargé, ce qui signifie que vous pouvez lui attribuer plus de tâches en toute sécurité.
- Rouge : l'utilisateur est surchargé. En le voyant, vous pouvez diviser quelques tâches pour éviter l'épuisement professionnel.
Ces informations en temps réel garantissent que votre planification est basée sur la disponibilité réelle, évitant ainsi le piège de l'épuisement que cache souvent les tableaux Jira standard.
Mais le vrai travail ne se limite pas au nombre total d'heures. Il s'agit de la façon dont ces heures sont utilisées. ActivityTimeline résout ce problème avec smart algorithmes de calcul. Il vous suffit de choisir le mode et le système recalcule le planning en une fraction de seconde :
- Le mode Équilibre est idéal pour les tâches qui nécessitent une attention constante. Pourquoi fractionner les heures de travail manuellement ? Il suffit d'attribuer une tâche de 10 heures à une fenêtre de 5 jours et le système enregistre automatiquement 2 heures par jour.
- La date limite était-elle hier ? Le mode liquide est conçu pour les moments où une tâche doit être terminée le plus rapidement possible. Lorsque vous sélectionnez ce mode, le système atteint la capacité maximale de l'utilisateur pour aujourd'hui et reporte automatiquement les heures restantes à demain.
3. Gestion des congés et des vacances
Avez-vous déjà pensé que Jira vivait dans un monde imaginaire ? Jira semble complètement oublier que les gens tombent malades, prennent des vacances ou profitent des fêtes nationales. C'est pourquoi, pour gérer la disponibilité de votre équipe, vous finissez par vous fier à des Google Sheets distincts uniquement pour suivre les jours non ouvrables. Cela crée un angle mort dangereux : vous pourriez assigner une date limite critique à un développeur, pour découvrir plus tard qu'il se trouve sur une plage en Espagne. ActivityTimeline redonne de la réalité à votre planification en gérant les congés par le biais d'événements non liés au travail tels que « Vacances », « Congé maladie », « Jour de congé » directement sur votre tableau de bord, en particulier pour les équipes utilisant les applications Jira Cloud.
Pour ceux qui gèrent des équipes internationales, un plugin Jira efficace propose Programmes de vacances. Vous pouvez simplement établir un système pour une région spécifique et l'appliquer aux équipes concernées, en vous assurant de configurer les notifications pour les jours fériés. Cela vous évitera d'avoir à suivre manuellement les jours de congé internationaux. Cet ensemble spécifique de fonctionnalités est essentiel pour gérer la disponibilité des équipes.
4. Suivi du temps et feuilles de temps
« Où est passé le temps ? » Dans la langue native de Jira, vous ne le saurez peut-être jamais. Bien sûr, la plateforme vous permet de « consigner le travail » sur un problème individuel. Mais les données sont éparpillées sur des centaines de tickets distincts, ce qui crée un désordre fragmenté. Il n'existe pas de feuille de temps centralisée pour examiner la situation dans son ensemble, aucun processus d'approbation pour vérifier l'exactitude et aucun moyen natif de distinguer les tâches administratives « facturables » des tâches administratives « non facturables ».
ActivityTimeline met à niveau Jira avec une solution dédiée Suivez les feuilles de temps module qui centralise vos rapports. Avec cette application cloud Jira et d'autres applications de la place de marché, il n'est pas nécessaire de collecter des données manuellement. Vous obtenez des feuilles de temps visuelles interactives qui vous permettent de distinguer le travail « facturable » du travail « non facturable ». Cela garantit que votre facturation est toujours exacte.
Le système propose trois formes distinctes de rapports, correspondant à vos besoins :
- L'affichage de la progression offre une ventilation visuelle des heures enregistrées par rapport aux heures requises. Cela vous permet de détecter instantanément si un membre de l'équipe est en retard.
- La vue chronologique utilise une visualisation par code couleur pour indiquer si les équipes sont surchargées ou sous-enregistrées
- Pour une analyse plus approfondie, la vue détaillée décompose les journaux de travail afin de vous aider à différencier les heures facturables des heures non facturables pour une facturation précise.
Le système garantit également l'intégrité de vos données grâce à un flux de travail d'approbation intégré. Les chefs de projet peuvent consulter et approuver les feuilles de temps grâce à cette fonctionnalité. Ces enregistrements ne peuvent pas être modifiés ultérieurement après approbation. Vous pouvez même utiliser le mode d'approbation groupée pour gérer plusieurs feuilles de temps à la fois. En fin de compte, ce module transforme les journaux bruts en de puissants rapports de feuille de temps. Devez-vous gérer la paie ou présenter des données à un client ? Il vous suffit de générer le rapport exact dont vous avez besoin ou de tout exporter vers Excel en un seul clic.
5. Rapports
Les rapports Jira natifs fonctionnent correctement si vous n'avez besoin que d'une vue de base de ce qui s'est déjà passé. Mais lorsque l'objectif est de planifier à l'avance et de rechercher une capacité spécifique à l'aide d'un filtre, les outils standard ne suffisent pas. Vous ne pouvez que deviner l'activité de votre équipe la semaine ou le mois suivant, car elle ne propose aucune prévision.
Pour changer cela, certaines applications Jira et certains plugins de création de rapports Jira, comme ActivityTimeline, ajoutent des rapports qui portent réellement sur le futur, et pas seulement sur le passé. Vous pouvez utiliser deux types de rapports de prévision dans ActivityTimeline pour mieux analyser vos indicateurs :
- Prévision de l'utilisation des ressources. Ce rapport donne un aperçu de la charge de travail attendue d'une équipe pour l'avenir. Au lieu de demander : « Qui est disponible le mois prochain ? » , vous le voyez instantanément. Il calcule la capacité totale disponible par rapport à la capacité utilisée, ce qui vous permet de détecter à l'avance la sous-utilisation ou la surutilisation et d'ajuster les plans avant que les délais ne soient dépassés.
- Rapport prévu et rapport réel. Ce rapport montre la précision réelle de vos estimations. Il compare le temps prévu au temps réel enregistré et met en évidence les tâches qui ont demandé plus ou moins d'efforts que prévu. Vous pouvez également générer un rapport à différents niveaux (problème, projet, epic ou champ personnalisé Jira).
Pour les organisations confrontées à des exigences de conformité, ce niveau de reporting détaillé est essentiel. Des entreprises comme FractureCode Corporation ont découvert qu'ActivityTimeline était suffisamment flexible pour intégrer des rapports temporels robustes directement dans leur flux de travail. En outre, l'entreprise a eu le plaisir de partager des commentaires actifs sur les améliorations futures, démontrant ainsi que l'outil évolue en fonction des besoins réels des utilisateurs.
Conclusion
Native Jira est idéal pour le suivi tâches. Mais si vous avez besoin de rationaliser votre processus pour gérer les personnes, le temps et les capacités, vous avez besoin d'un outil de planification des ressources dédié. Les fonctionnalités standard ne suffisent pas. ActivityTimeline complète Jira et en fait une véritable solution de gestion de projet.
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