Você acabou de adotar o Jira e, como um dos muitos usuários do Jira, vê que ele tem campos de controle de tempo e um básico Cronograma do Jira visualização por projeto. Você pergunta à sua equipe: “Isso é suficiente para gerenciarmos nossos projetos e analisarmos os dados de forma eficaz?” Você sabe que escolher a ferramenta certa garante um melhor gerenciamento de dados em toda a sua instância do Jira.
A armadilha do “bom o suficiente”: o que você não pode fazer usando o Jira
No início, o Jira parece um bom aplicativo de software de gerenciamento de projetos que oferece inúmeras melhorias de desempenho. Você finalmente tem um sistema para rastrear problemas, mover tarefas entre quadros e registrar o trabalho. Parece que você tem tudo sob controle. Mas muito rapidamente você bate em uma parede.
Você não pode ver todos os seus projetos em um único cronograma, o que torna impossível identificar sobreposições ou gerenciar recursos. Você não tem como saber quem está sobrecarregado e o gerenciamento de licenças não existe, o que dificulta o rastreamento dos dados. É possível registrar o tempo, mas não há um quadro de horários ou relatório centralizado que ofereça uma visão clara da capacidade da equipe.
Você pode dizer a si mesmo que o Jira é “bom o suficiente”. Mas se sua ferramenta ainda obriga você a usar as planilhas do Google apenas para fazer o trabalho real, vale a pena considerar algo que realmente cubra o panorama completo e ofereça um suporte melhor. É aqui que as ferramentas avançadas do Jira podem ajudar.
Uma comparação direta: ferramentas nativas do Jira versus recursos do Jira Apps
O Jira lida bem com o rastreamento de problemas, mas não foi criado para cobrir todo o fluxo de trabalho. É aqui que entram os aplicativos e plug-ins do Jira para o Jira, especialmente aqueles projetados para um data center.
O ActivityTimeline adiciona os três recursos essenciais que faltam ao Jira. Você recebe Planejamento de recursos entre projetos, gerenciamento de carga de trabalho e capacidade, planilhas de horas e relatórios avançados
1. Planejamento e agendamento de projetos
Você provavelmente está cansado de se perder constantemente em abas e pular entre painéis do Jira, querendo resolver esse problema.
Claro, os quadros padrão no Jira são ótimos para um trabalho focado. Mas eles são estritamente dedicados ao fluxo de trabalho de um único projeto. Se você é responsável por vários projetos, isso se torna uma luta. Você pode alternar constantemente entre vários painéis apenas para entender o que está acontecendo com as diferentes versões dos projetos. Esse sistema caótico torna quase impossível ver o panorama geral.
Com problemas como esses, você pode achar úteis algumas ferramentas do Jira, como ActivityTimeline. Ele tem um recurso exclusivo chamado”Painel do planejador”. Nesse único lugar, todos os seus projetos, equipes e tarefas são mostrados. Em vez de adivinhar, você tem uma visão clara do trabalho da sua equipe em todos os projetos.
O Planejador tem duas seções: um painel de problemas para sua lista de pendências e um painel de cronograma para agendamento. O sistema pode atualizar automaticamente os dados do Jira, basta arrastar e soltar as tarefas na linha do tempo do usuário. Isso se deve aos plug-ins do Jira que se integram perfeitamente ao seu fluxo de trabalho. Além disso, você pode passar instantaneamente de uma programação semanal para uma visualização trimestral ou anual para ver seu plano de longo prazo. Você pode até mesmo visualizar eventos de alto nível usando o Painel Milestones.
Você não é o único que luta contra o caos do planejamento. Medtronic, líder global em saúde, enfrentou exatamente esse problema. Anteriormente, eles confiavam no Excel para rastrear projetos, mas à medida que realizavam milhares de tarefas, esse método se tornou quase impossível de usar, muitas vezes exigindo correções de erros significativas. Ao mudar para o ActivityTimeline, eles substituíram o lento processo manual por um sistema móvel eficiente, o que reduziu significativamente o tempo gasto no planejamento e proporcionou visibilidade total da disponibilidade de recursos.
2. Gerenciamento da carga de trabalho
O Jira opera com base em uma suposição perigosa: a de que sua equipe tem capacidade infinita. Ele permanece silencioso se um desenvolvedor estiver se afogando em uma semana de 80 horas ou silenciosamente parado. O Jira ficará feliz em permitir que você atribua cinquenta horas de trabalho a uma semana de quarenta horas sem um único aviso. Ele simplesmente não vê capacidade. Essa falta de visibilidade mata silenciosamente a produtividade: alguns membros da equipe definitivamente se afogarão no trabalho, enquanto outros aguardarão as tarefas.
O que os plug-ins do Jira podem fazer? O ActivityTimeline preenche essa lacuna crítica com seu Indicador de carga de trabalho, que ajuda a gerenciar itens de trabalho. Em vez de gerar relatórios complexos para descobrir quem está ocupado, você recebe um sinal instantâneo codificado por cores para cada usuário:
- Verde: a carga de trabalho é equilibrada e ideal.
- Amarelo: o usuário está com carga insuficiente, o que significa que você pode atribuir mais trabalho com segurança.
- Vermelho: o usuário está sobrecarregado. Ao ver isso, você pode dividir algumas tarefas para evitar o esgotamento.
Essa visão em tempo real garante que seu planejamento seja baseado na disponibilidade real, evitando a armadilha de esgotamento que o quadro padrão do Jira geralmente esconde.
Mas o trabalho real não envolve apenas o total de horas. É sobre como essas horas são gastas. O ActivityTimeline resolve isso com inteligência algoritmos de cálculo. Basta escolher o modo e o sistema recalcula a programação em uma fração de segundo:
- O Modo de Equilíbrio é ideal para tarefas que precisam de atenção consistente. Por que dividir as horas de trabalho manualmente? Basta atribuir uma tarefa de 10 horas a uma janela de 5 dias e o sistema registra automaticamente 2 horas por dia.
- O prazo foi ontem? O Modo Líquido foi projetado para momentos em que uma tarefa precisa ser concluída o mais rápido possível. Quando você seleciona esse modo, o sistema preenche a capacidade máxima do usuário para hoje e automaticamente empurra as horas restantes para amanhã.
3. Gestão de licenças e férias
Você já pensou que Jira vive em um mundo de fantasia? Jira parece esquecer completamente que as pessoas adoecem, tiram férias ou aproveitam os feriados nacionais. É por isso que, para gerenciar a disponibilidade da sua equipe, você acaba confiando em planilhas Google separadas apenas para monitorar os dias de folga. Isso cria um ponto cego perigoso: você pode atribuir um prazo crítico a um desenvolvedor, apenas para descobrir mais tarde que ele está em uma praia na Espanha. O ActivityTimeline traz a realidade de volta ao seu planejamento, gerenciando o tempo livre por meio de eventos não relacionados ao trabalho, como “Férias”, “Licença médica”, “Dia de folga” diretamente em seu painel, especialmente para equipes que usam aplicativos do Jira Cloud.
Para aqueles que gerenciam equipes globais, um plug-in eficaz do Jira oferece Esquemas de férias. Você pode simplesmente estabelecer um esquema para uma região específica e aplicá-lo às equipes relevantes, garantindo a configuração de notificações para feriados públicos. Isso evitará a dor de cabeça de rastrear manualmente os dias de folga internacionais. Esse conjunto específico de recursos é vital para gerenciar a disponibilidade da equipe.
4. Rastreamento de horas e planilhas de horários
“Para onde foi o tempo?” No Jira nativo, talvez você nunca saiba. Claro, a plataforma permite que você “registre o trabalho” em um problema individual. Mas os dados estão espalhados por centenas de tickets separados, criando uma bagunça fragmentada. Não há um quadro de horários centralizado para analisar o panorama geral, nenhum processo de aprovação para verificar a precisão e nenhuma forma nativa de distinguir as tarefas administrativas “faturáveis” das “não faturáveis”.
O ActivityTimeline atualiza o Jira com um dedicado Acompanhe planilhas de horários módulo que centraliza seus relatórios. Com esse aplicativo de nuvem do Jira e outros aplicativos do Marketplace, não há necessidade de coletar dados manualmente. Você obtém planilhas de horas visuais interativas que permitem distinguir o trabalho “faturável” do “não faturável”. Isso garante que seu faturamento seja sempre preciso.
O sistema fornece três formas distintas de relatórios, atendendo às suas necessidades:
- A visualização de progresso oferece uma análise visual das horas registradas versus as horas necessárias. Isso ajuda você a identificar instantaneamente se um membro da equipe está ficando para trás.
- A visualização da linha do tempo usa uma visualização codificada por cores para mostrar se as equipes estão sobrecarregadas ou insuficientes
- Para uma análise mais aprofundada, a Visualização detalhada detalha os registros de trabalho para ajudar você a diferenciar entre horas faturáveis e não faturáveis para obter um faturamento preciso.
O sistema também protege a integridade de seus dados por meio de um fluxo de trabalho de aprovação integrado. Os gerentes de projeto podem revisar e aprovar planilhas de horas com esse recurso. Esses registros são bloqueados para novas edições após a aprovação. Você pode até mesmo usar o modo de aprovação em massa para lidar com várias planilhas de horas ao mesmo tempo. Por fim, esse módulo transforma registros brutos em poderosos relatórios de quadro de horários. Você precisa executar a folha de pagamento ou apresentar dados a um cliente? Basta gerar o relatório exato de que você precisa ou exportar tudo para o Excel com um único clique.
5. Relatórios
Os relatórios nativos do Jira funcionam bem se você precisar apenas de uma visão básica do que já aconteceu. Mas quando o objetivo é planejar com antecedência e buscar uma capacidade específica usando um filtro, as ferramentas padrão não são suficientes. Você só pode adivinhar o quão ocupada sua equipe estará na semana ou no mês seguinte, porque eles não oferecem nenhuma previsão.
Para mudar isso, alguns aplicativos e plug-ins de relatórios do Jira, como o ActivityTimeline, adicionam relatórios que realmente olham para o futuro, não apenas para o passado. Você pode usar dois tipos de relatórios de previsão no ActivityTimeline para analisar melhor suas métricas:
- Previsão de utilização de recursos. Este relatório fornece uma visão geral da carga de trabalho esperada de uma equipe para o futuro. Em vez de perguntar: “Quem estará disponível no próximo mês?” , você vê isso instantaneamente. Ele calcula o total disponível versus a capacidade utilizada, permitindo que você identifique a subutilização ou o excesso de utilização com antecedência e ajuste os planos antes que os prazos sejam perdidos.
- Relatório planejado versus relatório real. Esse relatório mostra o quão precisas suas estimativas realmente são. Ele compara o tempo planejado com o tempo real registrado e destaca onde as tarefas exigiram mais ou menos esforço do que o esperado. Além disso, você pode gerar um relatório em vários níveis (problema, projeto, épico ou campo personalizado do Jira).
Para organizações que enfrentam requisitos de conformidade, esse nível de relatórios detalhados é essencial. Empresas como Corporação FractureCode descobriram que o ActivityTimeline era flexível o suficiente para incorporar relatórios de tempo robustos diretamente em seu fluxo de trabalho. Além disso, a empresa teve o prazer de compartilhar feedback ativo sobre melhorias futuras, demonstrando que a ferramenta evolui com base nas necessidades reais do usuário.
Conclusão
O Native Jira é ótimo para rastreamento tarefas. Mas se você precisar simplificar seu processo de gerenciamento pessoas, tempo e capacidade, você precisa de uma ferramenta dedicada de planejamento de recursos. A funcionalidade padrão não é suficiente. O ActivityTimeline completa o Jira, transformando-o em uma verdadeira solução de gerenciamento de projetos.
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